Comunicación interna de equipos en remoto: “lo que no se comunica, no existe”

equipos en remoto

Lo dijo Gabriel García Márquez. Lo que no se cuenta es como si nunca hubiera pasado. Y, la verdad, es que su mítica afirmación debería ser una de frase de cabecera para los equipos en remoto.

La comunicación es un asunto peliagudo cuando hay cientos o miles de kilómetros de distancia entre colaboradores que deberían trabajar como un todo.

La comunicación es una de las grandes barreras del digital

Y no, no es algo que tenga que ver con la tecnología. Hay suficientes herramientas que cubren esta función sin problemas (en la edición 4 de Objetivo Knowmada hablamos de ellas). El problema está más relacionado con los hábitos y la capacidad de gestión a distancia.

Si eres líder de un equipo en remoto, tienes que aprender una nueva forma de hacer las cosas. Tienes que tener un plan de comunicación interna pensado en remoto, que fortalezca las relaciones entre los colaboradores y a la vez permita que el trabajo fluya sin malentendidos o cuellos de botella.

Nuestra rutina de comunicación interna en remoto

Pero ¿qué tienes que hacer en concreto para comunicarte de forma efectiva con tu equipo?

Para ayudarte ayudarte a diseñar tu plan, vamos a compartir contigo lo que hacemos nosotros aquí, en La Transformateca.

Este modelo que vas a ver ha ido evolucionando con el paso del tiempo para adaptarlo cada vez más a todo el equipo y ganar eficiencia.

¡Así combatimos nosotros las barreras del digital!

#1 Chat

Para sustituir esas dudas rápidas de oficina que normalmente le preguntarías al compañero sin levantarte de la silla, utilizamos el chat.

Esta es una herramienta peligrosa y conviene que seáis disciplinados, tanto tú como tu equipo. Si se os va de las manos, podéis pasaros el día enganchados, así que lo mejor es que fijéis un tiempo máximo diario para esta actividad.

Otra opción, para asuntos que no corran tanta prisa o de los que quieras dejar constancia, es el correo electrónico, aunque solo conviene utilizarlo para cuestiones internas de forma puntual. Al fin y al cabo, es una vía de comunicación más pensada para el “exterior” (clientes, proveedores, etc.).

#2 Daily Stand Up

Los Daily Stand Up son pequeñas reuniones diarias, muy cortas, que vendrían a sustituir la máquina del café en una oficina.

En 10 o 15 minutos, el equipo se reúne para hablar un rato de otros temas que no están necesariamente relacionados con el trabajo. Es un encuentro perfecto para socializar y crear relaciones.

Además, el final de esta reunión es un buen momento para compartir novedades que hayan surgido de trabajo, si las hay, o hacer alguna petición a un compañero.

#3 Weekly Meetings

Una vez a la semana, conviene hacer una reunión algo más extensa para fijar los objetivos de cada miembro del equipo, priorizar las tareas más relevantes y resolver dudas.

En nuestro caso, dedicamos 2 horas a este encuentro, que hacemos cada lunes.

Además de lo anterior, aprovechamos el meeting para hablar de la carga de trabajo de cada colaborador, detectar posibles agobios, celebrar los logros, solucionar los problemas y comentar el estado de ánimo de cada uno.

Es una reunión perfecta para empezar la semana con foco y que cada uno sepa exactamente cuáles son sus prioridades.

Un negocio en remoto es un negocio que trabaja por objetivos.

#4 Monthly Meeting

Mensualmente, hacemos una reunión extensa (de aproximadamente 2 horas como la anterior) para comentar el cierre de mes: qué ha ido bien, qué ha ido mal, los ingresos, los gastos, etc.

Este meeting es fundamental si quieres que tu equipo se sienta implicado con la empresa. Cuanto más transparente seas y más información compartas, más partícipes se sentirán de tu proyecto. Y eso les permitirá dar lo mejor de ellos mismos.

#5 Team Meetings

A veces, verse las caras a través de una pantalla no es suficiente. Hace falta el contacto humano y suplir esas cañas afterwork de oficina que no son posibles en el trabajo en remoto.

Por eso, dos veces al año hacemos un encuentro semanal offline de todo el equipo. Es un momento que utilizamos para reflexionar sobre el negocio, cerrar nuestra planificación comercial y fijar objetivos. Pero no solo eso.

En los team meetings, también disfrutamos del tiempo juntos para hacer actividades de team building, como hacer turismo, ir a algún scape room o tomar algo.

Si puedes hacer algún meeting de este tipo con tu equipo, es más que recomendable. Ya verás como alimenta el buen rollo.

#6 Reuniones improvisadas

Como líder del equipo, en ciertos momentos vas a tener la necesidad de hablar con tus colaboradores de forma específica sobre cualquier tema, aunque no haya una reunión prevista en la agenda.

Prepara una presentación y convócalos. Lo importante es que comuniques.

Eso sí, cuidado con saltarte el planning a menudo porque trastocarás las rutinas de trabajo del equipo. No puedes hacer esto cada semana.

#7 Reuniones de proyecto

Además de las reuniones anteriores, es necesario hacer meetings temáticos entre los responsables de cada proyecto. Y, si sabes delegar, tú no deberías estar en todos ellos.

Aquí no hay una agenda determinada, sino que depende de las necesidades de cada momento. En general, conviene que estos meetings se fijen con antelación para que todo el mundo pueda organizarse su rutina diaria sin problema.

No obstante, de vez en cuando también surgirán reuniones improvisadas de este tipo. Por ejemplo, si estáis hablando por el chat sobre alguna duda y la conversación se alarga, es posible que sea más sencillo hacer un meeting rápido.

En resumen…

rutina comunicacion interna en remoto

¿Y no son demasiadas reuniones?

En realidad, no. Si te ha abrumado esta rutina de comunicación interna, tranquilidad.

Lo importante es que todos los encuentros sean eficaces. Y, para eso, nada mejor que seguir estos 4 consejos:

  • Define el orden del día antes de convocar el meeting para que todos los asistentes vayan preparados.
  • No te pases del tiempo fijado para la reunión.
  • Haz un acta o graba el encuentro para que todo lo que habléis quede registrado y no haya confusiones.
  • Sed puntuales.

Si comunicas, tu equipo en remoto funcionará mejor. 😉

PD. Si te interesa este tema, te recomiendo que le eches un vistazo a la edición 4 de Objetivo Knowmada, un monográfico sobre el trabajo en remoto. Puedes descargarlo gratis aquí.

Acerca del autor de esta entrada,

Franck Scipion

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