La gestión de equipos de trabajo es un aspecto fundamental en tu empresa.
Los negocios están formados por personas. Tus empleados son tu activo más valioso, por lo que aprender a gestionarlos marca la diferencia.
Las personas somos complejas y tenemos sentimientos, por lo que es necesario aprender a comprendernos y buscar la manera de que nos sintamos a gusto y demos lo máximo de nosotras mismas.
Voy a explicarte las claves y los factores a tener en cuenta para que la gestión de tu equipo de trabajo sea todo un éxito y tu negocio siga creciendo.
¿Qué es la gestión de equipos?
La gestión de equipos es la disciplina que emplea el jefe de equipo de una empresa para organizar los recursos humanos de una forma óptima y enfocarlos a un objetivo común.
Esta tarea requiere de una gran empatía, así como de un profundo conocimiento de las tareas a desarrollar.
Es una habilidad muy demandada en las empresas para cubrir el puesto de jefe de departamento o de proyecto, el conocido project manager.
Su misión es hacer que el trabajo colectivo sea superior a la suma de las individualidades.
Claves de la gestión de equipos remotos
Hay una serie de elementos claves a la hora de gestionar equipos.
Todas ellas pasan por lograr la implicación de los miembros de tu equipo, así como saber alinear sus virtudes y competencias con el trabajo a realizar.
Así que arremángate y aprende a ser un buen líder.
Estas son las claves para gestionar tu equipo:
- Da ejemplo: liderar es predicar con el ejemplo. Si trabajas y lo das todo, no tendrás que exigir a tus empleados que lo hagan. Saldrá de ellos.
- Muéstrate cercano: ponte al nivel del resto. Baja de tu pedestal y ofrécete a ayudarles y resolver sus dudas.
- Fomenta la creatividad: aplaude las propuestas de tus empleados, te gusten o no. Luego determina cuáles llevar a cabo y cuáles no. Esto hará que sigan haciéndolas y seguro que alguna vale la pena.
- Motiva a tu equipo: crea incentivos, reconoce su trabajo y haz reuniones de feedback de forma periódica con cada uno.
- Fórmalos: tus empleados deben estar a la última en su campo de especialización. La inversión en formación multiplicará su valor con la calidad de su trabajo.
Cómo gestionar equipos de trabajo en remoto
Estos son los pasos a seguir para gestionar tu equipo de trabajo con éxito:
1. Favorece la comunicación interna
El punto más crítico en cualquier organización siempre es la comunicación interna.
Puedes tener los mejores profesionales del mundo que si la comunicación entre ellos no es fluida te vas a encontrar con problemas de optimización del tiempo y trabajo duplicado.
Esto supone una pérdida importante para la empresa. A mayor comunicación, mayores beneficios.
2. Delega tareas
Y aquí no es suficiente con decir “Fulanito, hazme esta tarea y luego la reviso”.
Se trata de delegar, con todo lo que ello implica. Es decir, dejar las tareas en manos de otra persona y que sea ella la que lidere esa faceta.
Si te limitas a delegar solo la ejecución y estás revisando cada dos por tres, el cuello de botella serás tú.
Así que acostúmbrate a decir “Fulanito, lidera esta tarea”.
3. Documenta los procesos
Si quieres que los procesos internos de tu empresa funcionen independientemente de quién los ejecute, tienes que crear un manual de operaciones.
En él deben estar detallados todos los pasos a realizar para hacer una determinada tarea.
De esta forma, cuando alguien esté de vacaciones o abandone el barco, cualquier empleado será capaz de ejecutar la tarea con éxito.
Notion es la mejor herramienta para documentar procesos.
4. Define los objetivos particulares y globales
Empieza por los objetivos de la empresa, a nivel de equipo.
Una vez que tengas claro los objetivos globales, puedes determinar con mayor precisión los particulares, ya que no se limitan solo a cumplir unas métricas de cada puesto sino que deben contribuir a los resultados generales de la empresa.
Por tanto, tus empleados deben conocer los objetivos de la empresa (renuévalos cada año) y los suyos particulares. Así rendirán mejor y estarás más cerca de tus objetivos.
5. Fomenta la colaboración interna
Este punto está muy relacionado con la comunicación. Se trata de llevarla al siguiente nivel y hacer que sea un punto fuerte del negocio.
La ayuda entre los diferentes departamentos es clave para conseguir buenos resultados.
Para ello pueden ayudar mucho los siguientes elementos:
- Reuniones: poner en común los conocimientos y las ideas para resolver cuestiones concretas es una gran forma de aprovechar los recursos humanos de tu empresa.
- Herramientas colaborativas: las herramientas de comunicación interna, de gestión de proyecto y de documentación de procesos son indispensables.
- Cultura de empresa: tu identidad corporativa debe incluir un espíritu colaborativo entre todos los stakeholders, principalmente los empleados.
En resumen, facilita el trabajo y la colaboración de tus empleados y optimiza la metodología para minimizar pérdidas de tiempo.
6. Haz un seguimiento individualizado
Cada cierto tiempo, por ejemplo, cada trimestre o semestre, reúnete con tus empleados individualmente y deja que te cuenten su experiencia en la empresa y sus sensaciones.
Luego, dales tu punto de vista. Se trata de valorar su actitud y su aportación a la empresa. Ayuda puntuar su trabajo en las áreas en las que esté implicado.
Determina puntos de mejora y agradece su implicación.
7. Celebra las victorias
Desde la más pequeña hasta la más grande.
A veces solo celebramos grandes hitos y nos olvidamos de reconocer pequeñas victorias, que son las que nos llevan a alcanzar nuestras metas.
Fomenta esta cultura de celebrar y agradecer en tu negocio, y tu equipo estará con más ganas de conseguir los siguientes objetivos.
4 consejos para liderar equipos en remoto
El principal problema que hay en organizaciones que trabajan en remoto es la complejidad en la comunicación. El hecho de que no estemos juntos genera tensiones y distanciamiento.
Hay una pérdida de vida social con el modelo y entonces hay que tratar de compensar lo que es difícil de vida social de alguna forma.
Con lo cual, hemos implementado nosotros un modelo que se llama el Daily Standup.
1. Daily Standup
Es una reunión muy corta. Standup en inglés significa reunión de pie, porque la reunión tiene que ser muy, muy corta.
Tiene que convocar a todas las personas de tu organización entonces funciona mejor para grupos pequeños si realmente. Si se hace en organizaciones más grandes, la tienes que dividir en departamentos.
La idea es explicar un poco lo que han sido las victorias del día de ayer, lo que se va a hacer hoy y los problemas o las necesidades que tienes para llegar a los objetivos hoy.
De esta forma, todo el equipo se alinea hacia los mismos objetivos.
Cuando hace falta compartir una cosa de una persona a otra, basta con pedir el turno de palabra y hacerlo.
Esta es una rutina que ejecutamos todos los días a las 10:30. Normalmente a las 10:40 la reunión ya está terminada.
Nos permite vernos en una reunión de Zoom y tener un encuentro cotidiano en el que, por lo menos, nos vemos y nos saludamos.
El Daily Standup es una praxis que te ayuda a hacer tu trabajo de líder en organizaciones en remoto.
2. Trabajar por objetivos
La segunda necesidad tiene que ver con la forma de trabajo.
Como no puedes controlar lo que está haciendo la gente porque no estás con ellos, es fundamental ser capaz de trabajar por objetivos.
Aquí tu capacidad de planificar el trabajo es muy importante:
- Planning anual
- Reuniones trimestrales
- Objetivos mensuales
- Objetivo semanal
- Objetivo diario
Todo esto tiene que desencadenar en una serie de acciones de lunes a viernes, de tal forma que los objetivos se cumplen.
Así vas a implementar una forma de trabajo en el que permites a la gente trabajar por objetivos.
Tu papel es ser capaz de entender las metas semanales que puedes poner a cada uno y dejarles ejecutar este trabajo a su manera, en el tiempo que quieren, organizándose como quieren y centrándote en los resultados.
Puedes tener métricas no solamente cuantitativas para números y resultados, sino también cruzar estas métricas con otras más cualitativas que te van a permitir garantizar un nivel mínimo de calidad en lo que se ejecuta.
Para tener claros los objetivos y cumplirlos, ayudan mucho utilizar unas buenas herramientas para trabajar en remoto.
Trabajar por objetivos es una norma porque no tienes otra opción que marcar objetivos para cada uno de tus colaboradores.
Todas las personas que trabajan conmigo tienen sus propias métricas.
Ellos son los dueños de estas métricas. En caso de que tengamos un problema con la métrica, estas personas saben que son los responsables de los números que hemos marcado.
Asignar ciertas métricas a un puesto de trabajo, permite que la gente entienda mucho mejor tu forma de valorar su trabajo.
Además, les permite poner orden en sus prioridades y en sus acciones, de tal forma que se centren en las cosas más productivas para la organización.
Trabajar con objetivos, métricas por puestos de trabajo y cuadros de mando, forma parte de un tríptico importante para implementar si quieres tener un liderazgo justo en tu organización en remoto.
3. Meeting de feedback
Hacemos un meeting trimestral de feedback uno a uno entre el líder y cada uno de los empleados.
Obviamente, el tamaño de tu empresa va a impactar con quién haces estos meetings pero es fundamental tener estos meetings.
El propósito de estos meetings es abrir un canal bidireccional en el que tu colaborador puede opinar sobre tu papel, tu actuación en el último período.
También sirve para sacar temas desagradables o cosas que estás viendo y que quieres que se corrijan.
Estos meetings de feedback son una forma de sanar todos los conflictos no resueltos o las emociones mal encaradas que puede tener una persona.
Es fundamental tratar de hacer este trabajo al menos una vez por trimestre porque a la salida de estos meetings la energía puede haber cambiado por completo.
Las personas se sienten atendidas de verdad.
Durante estos meetings salen planes de acción, tanto para ti como líder, como para ellos.
En el próximo meeting podréis evaluar cómo han progresado las cosas.
Estos meetings directos contigo no son una pérdida de tiempo porque ahí te vas a enterar de muchas cosas que en otros entornos grupales no saldrían a la luz.
4. Encuentros presenciales
Y el cuarto elemento que te recomiendo implementar en tu organización en remoto son los encuentros presenciales.
Son sumamente útiles para formar un equipo de trabajo.
Hay dos encuentros que hacemos de forma regular:
Encuentro trimestral
Primero hay un encuentro trimestral de planificación en el que los líderes del proyecto cerramos el trimestre y planificamos el siguiente.
Estos encuentros de dos días se hacen en presencial porque hay que compartir un montón de documentos y hay que crear en conjunto. La planificación es un ejercicio creativo.
Hacerlos de forma presencial permite obtener, un plan mucho más sólido.
Team meetings
Hay un segundo encuentro presencial que te recomiendo organizar, sí o sí, son los team meetings.
Estos team meetings tienen como vocación de convocar a todo el equipo, normalmente de ir a un entorno más bien rural o tranquilo en el que puedes hacer:
- Por la mañana puedes tener una especie de plan de trabajo comunicando resultados, explicando cosas, presentando cambios en la organización, etc.
- Y por la tarde tienes tiempo para que la gente haga vida social porque el cariño es una de las fuerzas más poderosas del mundo y si bien hay muchas cosas que puedes hacer en virtual, hay también cosas que no se pueden substituir.
El hecho de estar juntos en una casa, de guisar una comida, de tener tiempo para hablar, para pasear en el monte o hacer una actividad tipo rafting va a fomentar el espíritu de equipo y te va a permitir pasar buenos momentos.
El placer en el trabajo es una de las cosas que hace que las personas se queden mucho más tiempo en tu organización.
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Aquí tienes las principales claves y estrategias para gestionar equipos de trabajo.
Seguramente, ya estés aplicando varias. Te animo a implementar las demás y a darles un tiempo para esperar a ver los resultados.
Busca adaptarlas a tu negocio y muestra a tus empleados las ventajas de hacerlo.
Si quieres crear un negocio que funcione sin que tú estés presente a todas horas, apúntate a esta masterclass.
