Keap, la herramienta de CRM, ventas y automatización del marketing de pequeños negocios

Keap Infusionsoft
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Tu negocio es como un pulpo de muchos brazos. Tienes que gestionar leads, hacer seguimiento de las acciones que llevas a cabo para que se transformen en clientes, enviarles mensajes, controlar las ventas de cada cliente, resolver y gestionar incidencias… muchas tareas y varias a la vez, ¿verdad?

Por si fuera poco, en muchas de estas tareas se cruzan las labores de diferentes perfiles y los miembros de tu equipo tienen que conocerlas para poder llevar una gestión efectiva de productos, servicios y clientes y ofrecer un servicio exquisito.

Esta analogía del pulpo me viene muy bien para hacer una metáfora sobre la herramienta de la que te voy a hablar en este artículo.

Porque Keap, que es su nombre, se parece a eso, a un pulpo que con sus tentáculos es capaz de realizar diferentes acciones a la vez, y todas coordinadas.

Las tareas relacionadas con la gestión de clientes y tu relación con ellos quedan resueltas en una sola herramienta con Keap.

Imprescindible si ya manejas una base de datos considerable; es la solución para que administres tu negocio online de manera eficiente.

Comenzamos con el tutorial de Keap, antaño Infusionsoft.

Qué es Keap Infusionsoft

Keap es una herramienta que te ofrece una solución todo en uno y te proporciona formas de automatizar tus necesidades de marketing y ventas. Te permite, además, personalizar las campañas e incluso integrarlas con herramientas de terceros.

Antes conocido con el nombre de Infusionsoft, ahora se denomina Keap, porque la familia de productos que ofrecen ha crecido. Y se dirigen precisamente a negocios que necesitan una solución escalable que dé respuesta a sus diferentes necesidades en cada estadio de crecimiento.

Cómo usar Infusionsoft by Keap

Keap te ayuda en tu negocio en cuatro aspectos:

Hacer crecer tu lista de contactos

Te permite crear landing pages que atraigan nuevos contactos de forma automática, para que esas visitas se conviertan en clientes potenciales.

Hacer seguimiento exhaustivo para aumentar el RATIO de conversión de leads

Poder realizar segmentaciones específicas para enviar mensajes concretos a las personas adecuadas.

Además, cuenta con la posibilidad extra de personalizarlos; automatizar los envíos para agilizar los procesos y hacer que resulten más eficientes; etiquetar de forma automática potenciales nuevos clientes y enviarles mensajes basados en acciones de respuesta del cliente. 

Proceso de ventas ágil y automatizado

Asignar tareas de forma automática, hacer seguimiento de leads en cualquier canal y automatizar procesos internos es posible con Keap.

Keap te facilita integrar toda la cadena de ventas de tu negocio digital de forma automatizada, sea con ventas individuales o recurrentes.

Además, se pueden integrar herramientas externas de venta, como PayPal o Stripe.

Funcionalidades de Keap

Veamos con detalle todas las funcionalidades de Keap.

CRM, gestión de clientes eficaz

Keap recoge todos los aspectos relativos a los clientes en un único lugar: actividades, ventas y comunicaciones.

El software se encarga del seguimiento, actualiza los registros y gestiona los cobros.

Integrado con la aplicación de correo electrónico, Keap es capaz de actualizar los registros de los contactos de acuerdo con los mensajes enviados y recibidos.

Además, también es capaz de enviar mensajes personalizados, automatizando respuestas y creando plantillas de mensajes.

El historial de todas las comunicaciones con el cliente queda guardado, así como sus datos unificados: 

  • Datos de información y contacto
  • Archivos compartidos
  • Historiales: reuniones, documentos, pagos, correos electrónicos…
  • Tareas de seguimiento
  • Etiquetas 

Hacer email marketing

El email marketing sigue siendo una de las herramientas más potentes para hacer acciones de marketing. Si a la potencia de los correos que llegan al buzón le añadimos recursos que nos permiten personalizar los mensajes y canalizar los leads, se convierte en algo infalible.

Keap ofrece estos recursos para hacer email marketing:

  • Plantillas de mensajes: una amplia biblioteca de correos prediseñados.
  • Segmentación: permite subdividir las listas de correos.
  • Informes: control de la efectividad de los mensajes y campañas por medio de informes visuales y claros.

Mensajes

Gestión rápida y eficiente de mensajes, para que el flujo comunicativo entre tu negocio y los posibles clientes no pare.

Keap ofrece otras formas de enviar notificaciones para acciones concretas, como mensajes de texto.

keap-mensajes - La Transformateca

Automatización de las tareas de marketing

Las acciones de los clientes dispararán los correos electrónicos automatizados en los procesos. No hace falta realizar ningún seguimiento manual de clientes porque la herramienta se encarga de ello.

Además, las versiones Pro todavía van más allá y permiten mover constantemente los clientes potenciales al siguiente paso en su proceso de ventas, creando un proceso de ventas repetible con correos electrónicos automáticos. 

Keap ofrece la visualización de los procesos de una forma interactiva. Así, es posible hacer seguimiento y seguir el rastro de cada acción y actividad.

El panel personalizable organiza sus clientes potenciales y los rastrea, junto con los clientes existentes, a lo largo de su proceso de ventas.

Cuando un cliente potencial se mueva en la herramienta de una etapa de ventas a la siguiente, se actualizarán también todas las secuencias de correo electrónico.

keap-gestionar-facturas

Gestión de citas

Keap sitúa el proceso de enviar una propuesta a un nuevo cliente y la venta y pago a golpe de apenas dos clics. La propuesta se crea y envía de forma automática y el cliente la acepta simplemente haciendo clic.

De la misma forma, convertir el presupuesto en factura es un proceso automático.

La gestión de citas resulta más efectiva puesto que se envía un enlace al cliente, que puede consultar directamente la disponibilidad y reservar la cita.

El sistema de gestión evita también que se pierdan citas en el proceso por la no asistencia, ya que se encarga de enviar las notificaciones y recordatorios de forma automática.

CRM y automatización para realizar un seguimiento de su horario – Keap

Facturar y gestionar pagos

Enviar una factura y trazar el seguimiento es fácil gracias a Keap

Por un lado, el cliente podrá pagar con solo pinchar en un botón. Por otro, configurar si se trata de pagos únicos o recurrentes resulta sencillo. La herramienta se encarga de reclamar los pagos de manera periódica con notificaciones automáticas.

Y, además, Keap se integra con PayPal, Stripe y WePay.

keap-facturas-cobros - La Transformateca

Integraciones con otras herramientas

Keap se puede conectar a varias aplicaciones de terceros que estés ya usando en tu negocio.

La lista es extensa.

keap-integraciones

Informes

Los datos ofrecen recursos para poder tomar decisiones. Keap los aporta de manera clara y visual para que puedas entender dónde enfocarte en tu negocio:

  • De marketing: conversiones, apertura de correos, formularios, clics, rendimiento de campañas, acciones de los contactos…
  • De ventas: ingresos por una fuente principal, intereses de contacto, productos y otros criterios, historial de actividad y ventas generadas por cada miembro del equipo, …
  • De pedidos y facturación: integra aplicaciones de contabilidad, además de ofrecer informes sobre ventas, cuentas por cobrar, pagos, créditos e ingresos por suscripción; ingresos por producto o factura; valor de por vida del cliente; pedidos, tarjetas de crédito fallidas y facturas impagadas.
  • Informes administrativos: inicios de sesión de usuarios, clientes potenciales agregados, contactos agregados y actualizaciones…
keap-informes

Crear cuenta en Keap

Una cuenta de correo electrónico y una contraseña bastan para que puedas crear una cuenta en Keap.

Una vez creada, te pide una serie de datos para configurarla.

  • Nombre de la empresa
  • Sector
  • Dirección postal
  • Sitio web
keap-configuracion-cuenta

Configurar la cuenta en Keap

Lo primero que te indica es que importes tus contactos.

Lo puedes hacer a mano o desde herramientas externas, como Excel, HubSpot, MailChimp, Google Contacts, etc..

keap-importar-contactos

Cuando configuras tu cuenta puedes realizar otras dos acciones:

CONFIGURAR EL CALENDARIO DE CITAS

Sincronizar tu calendario para la gestión de reserva de citas: lo puedes conectar con Google Calendar u Outlook.

keap-conectar-calendario

Puedes configurar tus citas:

  • Ponerles un nombre.
  • Definir si las sesiones serán presenciales, telefónicas u online.
  • En caso de que sean online, editar el enlace de la herramienta de reuniones online.
  • Configurar los datos de la cita: duración, tramos…
keap-configurar-citas

Te ofrece el enlace de tu calendario para que lo puedas compartir vía email, copiarlo e incluso insertarlo en tu sitio web.

Cuando terminas de editar los datos te ofrece una vista de tu página de reserva de citas.

keap-reserva-citas

CREAR TUS SERVICIOS Y PRESUPUESTOS

Puedes configurar el presupuesto adaptando tu logo, datos, servicios, etc.

keap-presupuesto

Panel de control de Keap

El menú de opciones de Keap aparece en vertical en la parte izquierda de la pantalla.

La opción Home es el punto de inicio, la vista general sobre todos los datos: 

keap-panel

CONTACTOS

Te aparece tu lista de contactos importada y tienes la opción de añadir más nuevos contactos.

Desde este punto también puedes enviarles correos electrónicos.

keap-contacto
keap-contacto-email

TAREAS

Gestiona tu calendario de forma unificada. Puedes crear eventos, configurar notificaciones, etc.

keap-tareas

EQUIPO

Te ofrece una vista completa de la agenda y actividades de todos los miembros del equipo: citas, tareas, crear nuevos eventos e invitar… Puedes, además, navegar por el calendario.

keap-equipo

DINERO

En este apartado quedan recogidos todos los datos referidos a pagos, organizados por clientes. Además, queda reflejado de forma visual si se trata de pagos recibidos o pendientes de cobro.

La sección está organizada por facturas, citas y pagos recurrentes (esta última para la versión Pro).

Puedes incluso crear las facturas desde este punto.

keap-dinero

TRANSMISIONES

Desde esta sección puedes crear campañas completas de correo electrónico, de una forma rápida y fácil.

Solo tienes que completar las pestañas con tu propio contenido, por medio del proceso por pasos en el que se establece:

  • Crea tu contenido del correo electrónico mediante un sencillo editor.
  • Define tu audiencia: puedes elegir listas de contactos o etiquetas; o editar los correos electrónicos a mano.
  • Momento de envío: puedes enviar la campaña nada más crearla o programarla a futuro.
keap-transmisiones - La Transformateca

FLUJO

Administra tus clientes potenciales y clientes a lo largo de su proceso de ventas en una sola vista.

Te ofrece la posibilidad de configurar el flujo en base a tres formatos:

  • Ventas: para hacer un seguimiento de estado de procesos.
  • Proyecto: para gestionar el desarrollo de proyectos.
  • A medida: puedes crear el flujo a tu gusto.  
keap-flujo

CAMPAÑAS

Esta opción Pro te permite dejar de lado las tareas manuales y crear una automatización personalizada diseñada para hacer el trabajo por ti.

Un sencillo proceso por pasos en el que creas tus campañas en cadena.

  • Configurar los mensajes de cadena y de promoción.
  • Ver los pasos del recorrido de una campaña de manera gráfica.
  • Crear landing pages en base a plantillas que ofrece Keap. Cuando un usuario llega a ellas, inicia los disparadores de la cadena de mensajes.
  • Editar la secuencia de mensajes.
  • Personalizar marcadores de textos en los mensajes en secuencia para personalizarlos.
  • Publicar.
keap-campañas

Además, te ofrece informes de resultados de las mismas.

INFORMES

La extensa lista de opciones y segmentos que puedes elegir para crear un informe hace que puedas acceder a prácticamente todos los datos que genera tu negocio, hasta el más mínimo detalle.

keap-informes

Keap App para smartphone

Keap ha lanzado las aplicaciones para smartphone en diferentes sistemas operativos:

Descargar Keap para iOS

Descargar Keap para Android

keap-app

Precios y planes de Keap

Keap te ofrece tres modalidades de cuenta. Todas ellas son gratis los 2 primeros meses.

Keap Grow: Incluye 500 contactos y 1 usuario. Su precio es de 24$ al mes.

Para nuevas empresas y nuevos negocios: ser más eficiente, responder rápidamente a las necesidades del cliente y alojar toda la actividad de su cliente en un solo lugar con una herramienta fácil de usar.

  • Gestión de contactos
  • Segmentación de contacto (etiquetas)
  • Búsquedas guardadas, filtros y listas de contactos
  • Tareas
  • Formularios web: básico
  • Citas
  • Equipo

Keap Pro: Incluye 500 contactos y 1 usuario. El precio se sitúa en 45$ al mes.

Para empresas establecidas y basadas en servicios con necesidades personalizadas: crear procesos de ventas repetibles y campañas de marketing para hacer avanzar tu negocio.

  • Gestión de contactos
  • Segmentación de contacto (etiquetas)
  • Búsquedas guardadas, filtros y listas de contactos
  • Tareas
  • Formularios web
  • Páginas de destino
  • Citas
  • Equipo

Infusionsoft: Incluye 500 contactos y 1 usuario. Su precio asciende a 60$ al mes.

Para los equipos que necesitan una solución CRM robusta: impulsar su crecimiento con marketing avanzado y automatización de ventas, campañas personalizables e integración de aplicaciones.

  • Gestión de contactos
  • Segmentación de contacto (etiquetas)
  • Búsquedas guardadas, filtros y listas de contactos
  • Tareas
  • Formularios web
  • Páginas de destino
  • Registros de la empresa
  • Valoración de prospectos
  • Panel personalizable
  • Citas

Demos en vivo de Keap

Todavía hay más con Keap.

Su amplia oferta de recursos gratuitos te permite familiarizarte, aprender a usar la herramienta y aprovechar todos los trucos que ofrece: blog, guías, comunidad de usuarios, centro de ayuda

Pero, además de todo esto, Keap también ofrece demostraciones en vivo, para que veas la herramienta en marcha:

Y, si todo esto todavía te parece poco, desarrolla eventos en vivo, en los que sus técnicos especialistas analizan casos reales y muestran la herramienta en profundidad. Hay eventos de manera continuada y sistemática; solo tienes que acceder y seleccionar la cita en la que quieres participar.

Keap es una fantástica herramienta para escalar tu negocio. Para ello, tendrás que tener un sistema de valor que transforme la vida de tus clientes.

Si quieres aprender cómo hacerlo, apúntate a esta masterclass.

Acerca del autor de esta entrada,

Franck Scipion

Acerca del autor de esta entrada,

Franck Scipion

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