¿Cómo usar Slack para coordinar el trabajo en equipo? El tutorial definitivo…

Hoy te voy a hablar de una super herramienta, que integra varias en una. Se trata de Slack, una potente aplicación que facilita sobremanera la comunicación interna en la empresa.

¿Sabes que en mi equipo apenas enviamos correos electrónicos entre nosotros? ¿No me crees? Pues sigue leyendo porque te voy a mostrar cómo nos organizamos gracias este software.

Aquí tienes el tutorial definitivo para dar tus primeros pasos con Slack.

¿Qué es Slack?

Slack es el recurso más indicado para equipos que trabajan a distancia. Facilita la comunicación constante entre sus miembros y el acceso a las herramientas. Todo en un sólo lugar, siempre disponible y en cualquier situación.

No importa dónde o cómo se conecten los miembros del equipo. La productividad no se detendrá porque todo estará agrupado en un mismo espacio.

¿Cómo se puede conseguir? Te lo explico y te voy a ayudar a configurar una cuenta y ponerte en marcha ya mismo.

Qué es Slack

Para qué sirve Slack

Para empezar, te diré que Slack ofrece cuatro grandes ventajas, que nosotros en el equipo exprimimos al máximo:

Centralizar la comunicación

La comunicación y la información entre los miembros del grupo está centralizada y se puede organizar.

Slack es una herramienta de mensajería en tiempo real, pero que ofrece un valor añadido: las conversaciones se pueden agrupar por temáticas, para que no se pierda nada.

Se acabó el estar buscando correos electrónicos para saber cuándo se envió aquel documento; o quién del equipo envió un mensaje sobre un tema concreto.

La propia organización de las conversaciones en Slack se agrupa en temas, denominados canales. Así, cada conversación sobre un tema estará recogida en su canal correspondiente.

Fácil y eficiente.

Acceso inmediato al contenido y documentos

El descargar documentos en equipos locales pasó a la historia. Con Slack el contenido y los documentos están en un mismo lugar y se pueden buscar de manera rápida y fácil.

Además, Slack tiene varias versiones:

  • Navegador web
  • Aplicaciones de escritorio: Mac, Windows, Linux
  • Aplicaciones para móviles: iOs, Android

Integración de herramientas

Por si fuera poco, en Slack se pueden integrar herramientas de terceros, como Drive, Office 365 y muchas más.

Esto significa que tienes una herramienta que integra otros servicios, con lo que no tendrás que estar saltando entre aplicaciones.

Ahorro de tiempo

La consecuencia directa de todo esto es el ahorro de tiempo que se consigue.

Primero, porque todo está a mano y organizado.

Y segundo, porque gracias a Slack es más fácil focalizar en lo que de verdad importa en cada momento: las conversaciones se agrupan por temas y así se puede prestar atención a lo necesario en cada ocasión.

Se ahorra tiempo y se gana en productividad.

Funciones de Slack

Crear canales

La potencia de Slack reside en que es una herramienta para la comunicación a tiempo real, pero ofreciendo la ventaja de que las conversaciones o temas quedan organizados de tal manera que no se pierda nada.

Esta forma de organizar conversaciones se denominan canales en Slack. Podemos decir que los canales de Slack son algo así como los temas de conversaciones o las áreas de tu actividad, proyectos, etc.

Es una forma de tener bien organizados las tareas, conversaciones y proyectos.

Por lo tanto, el criterio para tomar la decisión de crear un canal vendrá determinado por la necesidad de agrupar los contenidos sobre un tema específico. Puedes crear un canal por proyectos, por equipos, por clientes, etc.

Mensajes

Podrás comunicarte también por medio de mensajes privados con personas concretas que estén en el equipo. Una funcionalidad muy útil para preguntarle algo a un empleado o pedirle algo urgente.

Compartir archivos

Los documentos que se suban a la plataforma quedarán recogidos y accesibles para las personas miembros del equipo con las que se haya compartido.

Hacer búsquedas

Slack tiene un potente buscador, que encontrarás siempre en la parte superior. Podrás buscar mensajes, canales, personas y/o archivos según los términos que edites.

Planes y precios de Slack

Slack ofrece cuatro planes diferentes:

  • Versión gratuita. Cuenta con 10000 mensajes consultables, 10 aplicaciones e integraciones, videollamadas individuales y autenticación de dos factores, permite a tu equipo acceder a las funciones básicas de Slack.
  • Estándar. 6,25 € por persona al mes, con facturación anual. Para las pequeñas y medianas empresas.
  • Plus. 11,75 € por persona al mes, con facturación anual. Para las empresas de un tamaño un poco mayor o que buscan herramientas de administración avanzadas.
  • Enterprise Grid. Presupuesto a medida. Para las grandes empresas o las que están en sectores altamente regulados.

Primeros pasos con Slack

Empecemos por crear una cuenta y dar los primeros pasos en Slack.

Prepárate porque la forma en la que gestionas tus proyectos va a cambiar.

Crear una cuenta

Para crear una cuenta en Slack, tan solo debes seguir los siguientes pasos:

1. Te pregunta si tu equipo está o no en Slack.

En caso afirmativo, solo tendrás que poner el nombre de tu empresa.

Slack, nombre de empresa

Si contestas que no, porque eres nuevo/a en la aplicación, será suficiente introducir un correo electrónico.

Slack, correo electrónico

Te llegará un mensaje de confirmación con un código.  Lo añades y listo.

Slack código de confirmación

2. Crea tu proyecto.

Slack proyecto

3. Invitar a contactos o miembros de equipo. Este paso lo puedes hacer más tarde también.

Slack invitar contactos

Y ya está. Acabas de crear un perfil en Slack, asociado a un primer proyecto.

Así se verá tu perfil.

Slack perfil

Ya puedes empezar a trabajar. A partir de este momento son muchas las opciones que tienes.

Puedes añadir en cualquier momento a nuevos miembros del equipo.

En la parte de la izquierda tendrás accesibles en todo momento los diferentes recursos: tu perfil, los canales y sus conversaciones, los miembros agregados, las aplicaciones, …

Empezaremos por crear canales, para que las conversaciones puedan ir ordenadas.

Crear un canal

Veamos cómo se crea un canal.

¿Recuerdas que has iniciado tu actividad en Slack dando nombre a un proyecto? Pues eso que has hecho ha sido crear tu primer canal.

Gracias a los canales podrás tener organizada y registrada en todo momento, accesible para todos los miembros de tu equipo, la comunicación sobre tus proyectos, áreas de trabajo, clientes, etc.

¿Cuál es el criterio para decidir crear una canal? La necesidad de tener agrupado el contenido sobre él.

Además, en cada canal darás acceso a miembros concretos de tu equipo y, así, cada uno estará implicado en las áreas que le incumben.

Por ejemplo, las personas que tengan acceso al canal “sitio web” serán diferentes a las que accedan a “contabilidad”.

¿Empiezas a entender el poder de Slack?

Avancemos un poco más, ¿cómo añadir un nuevo canal?

Slack crear un canal

Es tan sencillo como hacer clic en el símbolo + y elegir la opción de crear un nuevo canal.

Le das un nombre.

Le puedes añadir una descripción, para que los miembros entiendan de qué va.

Slack crear un canal

Y puedes hacer que ese canal sea abierto para todas las personas que tienen acceso a la cuenta.

O cerrado, caso en el que les tendrás que invitar. Los canales creados como cerrados no se podrán convertir en abiertos; tenlo en cuenta.

Agrega miembros al canal, las personas que tendrán acceso a ese espacio.

Slack invitar gente al canal

Listo. Ya has creado un nuevo canal.

Comunícate con tu equipo

Ya tienes lo básico para arrancar en Slack: miembros con quien comunicarte y temas organizados sobre los que conversar.

Ahora se trata de escribir los mensajes en la caja habilitada para ello.

Tienes además diferentes recursos de ayuda:

  • Nombrar a miembros en las conversaciones, poniendo delante el símbolo @
  • Añadir estilos y emoticonos en el contenido.
  • Adjuntar archivos.
  • Añadir accesos directos a las acciones y aplicaciones que más utilices.

Slack canales

¡Empieza a escribir mensajes a tu equipo!

Añadir aplicaciones

Como ya te he dicho, la potencia de Slack es todavía mayor si le añades aplicaciones.

Tendrás acceso a un amplio directorio de aplicaciones externas, con las que podrás desarrollar un sinfín de acciones, como:

  • Conectar herramientas del día a día: calendario, correo electrónico, …
  • Sistema de gestión de archivos
  • Gestión de tareas
  • Aplicaciones de voz y vídeo
  • Herramientas de productividad
  • Redes sociales
  •  …

Slack aplicaciones

Pincha en la opción Aplicaciones y verás todas las posibilidades que ofrece.

Sólo tienes que elegir una, pinchar el botón e iniciar la sesión en ella para que se te agregue a la cuenta de Slack.

Slack Google Drive

Las búsquedas

En Slack no se pierde nada.

Tienes un buscador, siempre activo en la parte de arriba, que encontrará todo lo que en la cuenta exista bajo el término que busques.

Slack buscar conversaciones

La comunicación con mi equipo es efectiva gracias a Slack

Como ves, Slack es una solución perfecta para equipos como el mío, descentralizado y autónomo.

En mi equipo no trabajamos con correos electrónicos; funcionamos con Slack. Compartimos documentos e información a través de esta herramienta.

Todos los miembros del equipo tenemos la información accesible en cualquier momento. Así, durante nuestra jornada de trabajo, podemos focalizar y centrarnos en nuestras tareas y evitar interrupciones por la llegada constante de correos; o buscando la información que compartimos en determinado momento.

Llevamos el foco hasta el último término con este método de trabajo. Un método que nos funciona: todos trabajamos con este sistema.

Recuerda, para conseguir los objetivos que te hayas marcado con tu negocio digital tienes que aplicar sistemas. Estos sistemas te permitirán cumplir con las tareas que te hayas marcado, siguiendo una planificación.

Y para planificarte y ser más efectivo te tienes que hacer con herramientas como estas, que te ahorran tiempo y dinero.

Empieza a organizar la comunicación de forma efectiva con tu equipo.

Acerca del autor de esta entrada,

Franck Scipion

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Franck Scipion

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