Claves para tener una rutina de comunicación interna efectiva

Comunicación interna
¡Puntúa este artículo!
(Votos: 5 Promedio: 4.2)

Lo dijo Gabriel García Márquez. Lo que no se cuenta es como si nunca hubiera pasado.

Y, la verdad, es que su mítica afirmación debería ser una de frase de cabecera para los equipos en remoto.

La comunicación es un asunto peliagudo cuando hay cientos o miles de kilómetros de distancia entre colaboradores que deberían trabajar como un todo.

La comunicación es una de las grandes barreras del mundo digital.

Y no, no es algo que tenga que ver con la tecnología. Hay suficientes herramientas que cubren esta función sin problemas. El problema está más relacionado con los hábitos y la capacidad de gestión a distancia.

Si eres líder de un equipo en remoto, tienes que aprender una nueva forma de hacer las cosas.

Deberías tener un plan de comunicación interna pensado en remoto, que fortalezca las relaciones entre los colaboradores y a la vez permita que el trabajo fluya sin malentendidos ni cuellos de botella.

¿Qué es la comunicación interna?

La comunicación interna hace referencia al segmento de la comunicación que va enfocada a los colaboradores de una empresa.

Así, el objetivo de la comunicación interna es la transmisión y distribución de la información relevante y estratégica en un entorno corporativo.

Se trata de que los profesionales que forman parte de la empresa tengan información de primera mano, datos que les ayuden a alinearse con la misión y objetivos de la marca.

El compromiso que toda empresa desea por parte de sus empleados y colaboradores no será posible si no se transmiten de forma adecuada cuáles son los objetivos, valores, aspiraciones, etc.

No podemos pretender hacer una buena comunicación al exterior y que el mercado nos perciba de una determinada forma, si no somos capaces de transmitirlo e integrarlo a nivel interno.

Por lo tanto, una buena comunicación interna se basa en una relación con los profesionales de la compañía transparente, constante, comprensiva y sencilla.

Tipos de comunicación interna

La comunicación interna se puede dar de diferentes formas:

  • Descendente, la que se produce entre los líderes y profesionales a su cargo de la organización. De los puestos más altos en jerarquía, a los más bajos.
  • Horizontal, la generada entre empleados de mismo nivel en el orden jerárquico, entre iguales. Puede ser entre colegas de un mismo equipo o directivos del mismo nivel jerárquico, pero de departamentos o secciones diferentes.
  • Ascendente, la que va de los niveles inferiores en la jerarquía, a los superiores. En este caso, son los trabajadores de un nivel más bajo los que se comunican hacia las esferas más altas de la compañía. Es la que se produce para aportar ideas o sugerencias, transmitir quejas, hacer solicitudes formales o también para hacer propuestas sobre decisiones estratégicas que incumben a las relaciones profesionales.

Objetivos de la comunicación interna

Una buena comunicación interna es la base para que también las acciones comunicativas que genere una empresa hacia sus públicos consigan cumplir los objetivos.

Una marca que no cuida la comunicación interna difícilmente podrá, sobre todo cuando hablamos de grandes entornos, conseguir calar entre su público.

El primer eslabón de la cadena de comunicación empresa-cliente, los trabajadores de la empresa, puede que no tengan integrado el mensaje de la marca.

Así que cuando hablamos de objetivos de la comunicación interna los podemos relacionar directamente con las ventajas que obtiene una empresa que hace una buena comunicación con respecto a sus empleados.

Veamos cuáles son estos objetivos.

  • Generar una identidad corporativa y cultura de empresa. La comunicación interna sirve para reforzar el sentimiento de pertenencia a la empresa o marca e impulsar el trabajo en equipo. Se trata de buscar el compromiso de forma positiva.
  • Organizar, gestionar y mejorar el intercambio de información entre áreas o departamentos. Busca la cohesión entre departamentos. Aumentar la colaboración entre ellos. Y que los mensajes y la información se canalicen de forma correcta, evitando chismes, comentarios infundados, etc.
  • Promover el conocimiento de la gerencia y de los trabajadores. Un aspecto importante es que la gerencia conozca a sus trabajadores, que conecte con su equipo para poder motivarlos y ayudarlos. Y de la misma forma, cuando los trabajadores conocen quién y cómo les dirige, se sentirán más identificados con la marca y alineados con los objetivos de la misma.
  • Mejorar el clima de la organización y promover la participación interna. Fomentar espacios de contacto social, diálogo y debate para conocerse mejor propicia que los trabajadores se impliquen y estén dispuestos a aportar ideas y soluciones.
  • Aumento de la productividad interna. Cuando los trabajadores se sienten implicados y cohesionados con los objetivos de la empresa, los sienten como propios y es más factible que se impliquen para conseguirlos.
  • Reducir la rotación. Las empresas en las que los empleados y colaboradores se sienten informados y, como ya te he dicho, reconocidos y motivados, tienen menos rotación de personal. Porque los trabajadores que están a gusto no buscan alternativas, ya que no tienen razones para dejar la empresa.
  • Facilitar la integración de nuevos empleados. Las empresas que desarrollan una buena comunicación interna desarrollan también herramientas y recursos para la acogida de nuevos empleados. Buscan que estos se sientan integrados desde el primer día. Además, el resto de trabajadores y colaboradores de la empresa también propiciarán la integración de nuevos miembros.

Nuestras herramientas de comunicación interna

Pero, ¿qué tienes que hacer para comunicarte de forma efectiva con tu equipo?

Para ayudarte a diseñar tu plan, vamos a compartir contigo lo que hacemos nosotros aquí, en La Transformateca.

Este modelo que vas a ver ha ido evolucionando con el paso del tiempo para adaptarlo cada vez más a todo el equipo y ganar eficiencia.

¡Así combatimos nosotros las barreras del digital!

1. Chat

Para sustituir esas dudas rápidas de oficina que normalmente le preguntarías al compañero sin levantarte de la silla, utilizamos el chat.

Esta es una herramienta peligrosa y conviene que seáis disciplinados, tanto tú como tu equipo. Si se os va de las manos, podéis pasaros el día enganchados, así que lo mejor es que fijéis un tiempo máximo diario para esta actividad.

Otra opción, para asuntos que no corran tanta prisa o de los que quieras dejar constancia, es el correo electrónico, aunque sólo conviene utilizarlo para cuestiones internas de forma puntual.

Utilizamos Slack. Al fin y al cabo, es una vía de comunicación más pensada para el “exterior” (clientes, proveedores, etc.).

2. Daily Stand Up

Los Daily Stand Up son pequeñas reuniones diarias, muy cortas, que vendrían a sustituir la máquina del café en una oficina.

En 10 o 15 minutos, el equipo se reúne para hablar un rato de otros temas que no están necesariamente relacionados con el trabajo. Es un encuentro perfecto para socializar y crear relaciones.

Además, el final de esta reunión es un buen momento para compartir novedades que hayan surgido de trabajo, si las hay, o hacer alguna petición a un compañero.

3. Weekly Meetings

Una vez a la semana, conviene hacer una reunión algo más extensa para fijar los objetivos de cada miembro del equipo, priorizar las tareas más relevantes y resolver dudas.

En nuestro caso, dedicamos 2 horas a este encuentro, que hacemos cada lunes.

Además de lo anterior, aprovechamos el meeting para hablar de la carga de trabajo de cada colaborador, detectar posibles agobios, celebrar los logros, solucionar los problemas y comentar el estado de ánimo de cada uno.

Es una reunión perfecta para empezar la semana con foco y que cada uno sepa exactamente cuáles son sus prioridades.

Un negocio en remoto es un negocio que trabaja por objetivos.

4. Monthly Meeting

Mensualmente, hacemos una reunión extensa (de aproximadamente 2 horas como la anterior) para comentar el cierre de mes: qué ha ido bien, qué ha ido mal, los ingresos, los gastos, etc.

Este meeting es fundamental si quieres que tu equipo se sienta implicado con la empresa. Cuanto más transparente seas y más información compartas, más partícipes se sentirán de tu proyecto.

Y eso les permitirá dar lo mejor de ellos mismos.

5. Team Meetings

A veces, verse las caras a través de una pantalla no es suficiente. Hace falta el contacto humano y suplir esas cañas afterwork de oficina que no son posibles en el trabajo en remoto.

Por eso, dos veces al año hacemos un encuentro semanal offline de todo el equipo. Es un momento que utilizamos para reflexionar sobre el negocio, cerrar nuestra planificación comercial y fijar objetivos. Pero no solo eso.

En los team meetings, también disfrutamos del tiempo juntos para hacer actividades de team building, como hacer turismo, ir a algún escape room o ir a cenar.

Si puedes hacer algún meeting de este tipo con tu equipo, es más que recomendable.

Ya verás como alimenta el buen rollo.

6. Reuniones improvisadas

Como líder del equipo, en ciertos momentos vas a tener la necesidad de hablar con tus colaboradores de forma específica sobre cualquier tema, aunque no haya una reunión prevista en la agenda.

Prepara una presentación y convócalos. Lo importante es que comuniques.

Eso sí, cuidado con saltarte el planning a menudo porque trastocarás las rutinas de trabajo del equipo. No puedes hacer esto cada semana.

7. Reuniones de proyecto

Además de las reuniones anteriores, es necesario hacer meetings temáticos entre los responsables de cada proyecto.

Si sabes delegar, tú no deberías estar en todos ellos.

Aquí no hay una agenda determinada, sino que depende de las necesidades de cada momento. En general, conviene que estos meetings se fijen con antelación para que todo el mundo pueda organizarse su rutina diaria sin problema.

De vez en cuando, surgirán reuniones improvisadas de este tipo.

Por ejemplo, si estáis hablando por el chat sobre alguna duda y la conversación se alarga, es posible que sea más sencillo hacer un meeting rápido.

rutina comunicacion interna en remoto

¿Y no son demasiadas reuniones?

En realidad, no. Si te ha abrumado esta rutina de comunicación interna, tranquilidad.

Lo importante es que las reuniones sean productivas. Y, para eso, nada mejor que seguir estos 4 consejos:

  • Define el orden del día antes de convocar el meeting para que todos los asistentes vayan preparados.
  • No te pases del tiempo fijado para la reunión.
  • Haz un acta o graba el encuentro para que todo lo que habléis quede registrado y no haya confusiones.
  • Sed puntuales.

Invertir en la comunicación interna es fundamental para el buen funcionamiento de cualquier empresa.

¿Sabías que una mala comunicación interna puede generar hasta un 15% de pérdidas?

Como ves, es un aspecto que no puedes descuidar.

Cuando tu comunicación interna, tu empresa funcionará mejor y podrás atender más clientes.

Si quieres aprender a captar clientes de forma recurrente, haz clic aquí.

 

Acerca del autor de esta entrada,

Franck Scipion

Acerca del autor de esta entrada,

Franck Scipion

Haz mucho más
con menos

Descubre cómo automatizar tu negocio para vender más mientras trabajas menos, reduciendo tu estrés a un nivel homeopático. Usa el poder del 1…

Haz mucho más
con menos

Descubre cómo automatizar tu negocio para vender más mientras trabajas menos, reduciendo tu estrés a un nivel homeopático. Usa el poder del 1…

¿ERES COACH O CONSULTOR Y TIENES PROBLEMAS PARA CAPTAR CLIENTES?

Descubre el sistema premium de Clientes Bajo Demanda:

Convierte tus conocimientos en un negocio de 6 cifras

Genera un flujo de clientes previsible mes a mes

Empieza a elegir a tus clientes

Deja de vendes horas y haz escalar tu negocio