¿Cómo enfocar un plan de gestión de riesgos empresariales?
Se trata de tener una visión estratégica de tu negocio, algo fundamental para ti como emprendedor, ya que es necesario que desarrolles la capacidad para tomar decisiones. Porque no hacerlo podría tener consecuencias negativas.
Te voy a explicar el método que yo aplico en mis negocios para hacer una planificación estratégica a tres años vista.
Se trata de trabajar con varios escenarios y de poder entender exactamente lo que está pasando cuando tienes que tomar una decisión importante en tu negocio.
¿Qué es un plan de gestión de riesgos?
El plan de gestión de riesgos es el proceso de definir cómo realizar las actividades de gestión de riesgos en un proyecto.
Los riesgos y las oportunidades son uno de los grandes aspectos a analizar en todo plan de proyecto. Mediante la planificación, y posterior gestión, de los riesgos conseguimos incrementar las posibilidades de éxito del proyecto, al reducir el impacto de los riesgos negativos y potenciar los positivos.
Así, se basa en proyectar nuestro negocio a un tiempo vista y analizar las diferentes situaciones que podrían surgir.
Cómo crear y medir 5 escenarios a 3 años vista
La mejor manera de crear un plan de gestión de riesgos empresarial es hacer un ejercicio en el que debes proyectar y analizar la evolución de tu negocio en un horizonte temporal de tres años.
En este tiempo podrían darse escenarios diversos, desde uno positivo y en crecimiento, hasta la peor de las situaciones para tu negocio.
Por eso, se trata de plantear estos diferentes escenarios y analizar las diferentes opciones que existen para tomar decisiones.
El ejercicio que te planteo discurre en cinco escenarios: el ideal, el bueno, el neutro, el malo y el escenario desastroso.
Y en cada uno de estos escenarios deberás trabajar con dos criterios y dos métricas muy sencillas para poder medir el éxito de cada uno de ellos y saber cómo de bien o de mal lo estás haciendo:
- Los ingresos, es decir, los euros anuales que va a generar tu negocio.
- El “Full Time Equivalent” o tiempo trabajado, medido en días trabajados a tiempo completo al año
Escenarios de ingresos
El rango de variación de ingresos podría variar en cada uno de estos escenarios, entre los 30.000 € al año, pongamos, en la peor de las situaciones y 300.000 € al año en el escenario ideal.
En los rangos intermedios podríamos fijar los escenarios bueno, neutro y malo en 200.000 €, 100.000 € y 60.000 € al año, respectivamente.
Debes saber que el sueldo medio en España en el año 2021 es de algo más de 24.000 euros (24.395,98 euros para ser exactos).
Lo cual quiere decir que hasta en el escenario desastroso, con 30.000 € brutos al año, estarías ganando más que el 50% de la población activa de España.
Escenarios de tiempo trabajado
Si por ejemplo estás ganando 30.000 euros trabajando 300 días al año, tendríamos un problema serio. Porque ni siquiera podrías disfrutar de los 52 fines de semana que hay al año.
Vamos a ir estimando los días trabajados a tiempo completo, considerando ochos horas al día.
En el escenario ideal serían 100 días al año, en el bueno 150, en el neutro 200, en el malo 250 y en el escenario desastroso, 300 días al año.
El estándar en España es alrededor de 210 días trabajados al año.
Con estos dos criterios básicamente puedes saber lo bien o lo mal que estás desarrollando la planificación que has hecho.
La proyección a corto y a largo plazo
Este método nos ofrece cinco proyecciones diferentes, con cinco curvas de evolución diferentes.
No obstante, debes tener en cuenta de que las proyecciones van cambiando a largo plazo. En el corto plazo apenas habrá diferencias entre unas curvas y otras.
La razón es que a nivel empresarial los cambios son lentos y hace falta tiempo para que cuajen.
Por eso, a tres meses vista las curvas serán similares y los cinco escenarios, por tanto, parecidos. Y será en las proyecciones a largo plazo cuando se aprecian las diferencias.
Así que cuando diseñes una estrategia, te recomiendo que te mantengas firme una media de tres años.
Por otro lado, también deberás desarrollar tu capacidad de atención y detección de problemas y para tomar decisiones de forma ágil, sin postergarlas.
Cuando tengas problemas o percibas malas sensaciones debes tomar decisiones rápido. No hacerlo traerá consecuencias negativas y te costará mucho más tiempo, dinero y esfuerzo dar la vuelta a la situación.
Si te encuentras en el peor de los escenarios y no tomas decisiones rápido, conseguir salir y avanzar al malo para pasar al neutro, bueno e ideal te costará mucho más. Por eso no debes dejarte caer nunca al peor de estos escenarios, porque pondrás en peligro tu negocio.
Como ves, no tomar decisiones tiene consecuencias. Dejarse llevar y esperar, no reaccionar a tiempo, puede ser peligroso.
Cómo elaborar un plan de riesgos
Este ejercicio te sirve para planear y proyectar los diferentes escenarios en los que se pueda encontrar tu negocio a un tiempo vista.
Tu plan de riesgos debe medir para poder analizar los resultados y tomar decisiones en consecuencia, antes de que sea tarde.
Veamos cómo hacerlo por pasos.
1. Haz un análisis cualitativo de los riesgos
Valora los aspectos cualitativos de los riesgos. ¿Qué te supone a ti y a tu negocio cada uno de los escenarios?
Obviamente no deseas estar en un escenario desastroso o malo. Nadie quiere eso.
Pero pasar de un escenario bueno a uno ideal también condiciona otros muchos aspectos de tu negocio. Entre otros, deberás tener en cuenta que seguramente deberás contar con colaboradores que te ayuden en el día a día.
Y esto implica que deberás aprender a gestionar el talento.
De la misma manera, deberás analizar cómo es tu modelo de negocio.
Si pretendes diversificar tu oferta para pasar de un escenario a otro o cómo esto podría condicionar tu producción: cambio de espacio, la oportunidad de escalar tu negocio, etc.
Así que estudia todos estos factores.
2. Analiza los riesgos cuantitativamente
Números, debes hacer números. Cuantifica los diferentes aspectos de cada uno de los escenarios. Como hemos visto, proyecta y recoge cifras para cada escenario, cuantificando los ingresos y los gastos.
Cuenta los importes de los ingresos previstos, pero también cuantifica las inversiones que deberás realizar. Y, por supuesto, los gastos que prevés en este momento.
Tener esas cifras te va a permitir contar con unos índices de control para que seas capaz de identificar en cuál de todos los escenarios estás.
3. Elabora un plan de respuesta
Bien, ahora que ya tienes un mapa completo de cada uno de los escenarios, deberás crear también un plan para dar respuesta a cada una de las situaciones planteadas. Este plan debe recoger dos aspectos: los planes de contingencia ante los riesgos, por un lado; y, por otro, los disparadores que requieren la activación de esas medidas.
Este plan debe recoger unas estrategias básicas:
- Medidas para evitar riesgos que puedan poner en peligro tu negocio.
- Acciones que reducirán el impacto del riesgo.
- Acciones que incluyan la aceptación de ciertos riesgos implícitos, que se prevé que no se podrán evitar.
- También es necesario relacionar las acciones encaminadas a potenciar e incrementar el impacto de una determinada oportunidad que pudiera surgir.
Conclusiones sobre el plan de gestión de riesgos
La aplicación de este ejercicio que considero súper sano en cualquier negocio deja una serie de conclusiones que debes tener en cuenta.
1. EL COSTE DE NO HACER NADA ES COMPLETAMENTE INASUMIBLE
Hemos visto que el impacto no se verá a corto plazo, pero sí es un impacto muy muy grande a medio o largo plazo.
Así que ojo con esto de decir: «no pasa nada, hoy estoy bien, no va a haber ningún cambio».
Es cierto que, si lo miras a un mes o dos meses vista, después de no haber tomado la decisión, no vas a ver absolutamente nada.
Pero ya te he alertado de la necesidad de actuar. Recuerda que no hacer nada es peligroso para tu negocio.
2. NO TOMAR DECISIONES NO IMPLICA MANTENERSE EN EL ESCENARIO NEUTRO
Muchas personas creen que en un escenario neutro no hacer nada es mantenerse. Pero esto no es cierto. Lo más probable es que las cosas vayan a peor.
Porque que tú no hagas nada no significa que tu competencia no lo esté haciendo. Y en un mercado en continuo movimiento, podría suponer que en un plazo de tiempo más o menos corto, te tomará la delantera.
Así que es un riesgo para ti.
3. HAY QUE TOMAR LAS DECISIONES PRONTO
Es mejor decidir pronto porque al principio los cinco escenarios son muy parecidos.
Es fácil, es factible pasar de un escenario malo a un escenario ideal al principio.
Si tardas tres años antes de tomar tu decisión, el esfuerzo que vas a tener que hacer es mucho más grande, lo cual va a requerir de ti hacerlo de forma escalonada y multiplicar las acciones correctoras para volver a encauzar tu proyecto.
4. HAY MOMENTOS PARA INVERTIR Y APRENDER
Hay momentos para invertir y aprender cosas nuevas. Y tu negocio exige que sigas invirtiendo en ti, aprendiendo cosas. Incluso deberías contar con la ayuda externa de un mentor, quien te enfocará para poder colocar tu proyecto en la mejor dinámica posible.
Si llevas años sin hacerlo, por favor, vuelve a prestar atención a lo que es la inversión en ti mismo, en tus habilidades, en tus hábitos, en tus competencias, en tu bienestar, porque al fin y al cabo, eres tú el motor número uno de tu negocio.
5. PREPÁRATE PARA ALCANZAR EN ESCENARIO IDEAL EN LA MITAD DE TIEMPO
Hasta ahora hemos hablado de riesgos y escenarios porque siempre es bueno prepararse para lo peor cuando haces una planificación estratégica.
Pero también existe un súper escenario que consiste en que puedas conseguir los resultados del escenario ideal antes de lo previsto.
Obviamente está muy bien prepararte para lo peor, pero también es fundamental que te proyectes en un escenario en el que las cosas van muy bien.
En el que las decisiones que tomes tengan también un impacto positivo en tu negocio a muy corto plazo, acelerando mucho el crecimiento.
Decisiones como, por ejemplo, invertir en un training, cambiar la estrategia de tu negocio o afinar tu target.
Al fin y al cabo, si aciertas en tus decisiones, es probable que también puedas acertar con la estrategia que vas a elegir y también con la implementación de esta estrategia.
6. CÓMO REDUCIR RIESGOS Y ACELERAR LA EVOLUCIÓN DE TU NEGOCIO
Si sientes que necesitas algo de apoyo para ir más rápido o para no tomar ningún riesgo en este camino, o si quieres hacerlo acompañado de otros compañeros porque es más divertido y aprendes más de esta forma, te animo a contemplar la posibilidad de integrar un mentor en tu proyecto empresarial.
Porque todos los casos de éxito que conozco de emprendedores digitales creciendo con números exponenciales están acompañados por mentores que están acelerando sus proyectos.
No dudes en contemplar esta posibilidad.
He tenido la suerte en los últimos años de acompañar a decenas de las figuras visibles hoy en el mundo digital.
Así que te animo a ir pensando si realmente no es el momento para ti de incorporar un mentor a tu proyecto empresarial.
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