Cómo realizar reuniones productivas de trabajo

Cómo realizar reuniones productivas de trabajo
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A veces conseguir que las citas con el equipo de trabajo resulten reuniones productivas de trabajo es harto complicado. Las razones pueden ser variadas.

Hay incluso economistas y tecnólogos especializados que son contrarios a las reuniones. Hacer reuniones de trabajo es imprescindible para cualquier empresa.

Más allá de los recursos de comunicación que utilicemos, de vez en cuando es necesario reunir al equipo para tratar los temas de mayor interés.

Pero es igualmente indispensable que esas reuniones sean productivas, que tengan un objetivo compartido por todos los asistentes y que se cumpla al finalizarlas.

En esta ocasión te voy a dar las claves para conseguir que las reuniones de trabajo resulten productivas y no un tiempo perdido.

¿Por qué no hacemos reuniones productivas?

En el entorno empresarial nadie duda de que las reuniones son necesarias. Pero me atrevería a afirmar que la mayoría de las empresas sufren de lo que yo denomino reunionitis acusada.

Una obsesión desmedida por juntarse para hacer reuniones, pero la mayoría de las veces de una forma desordenada y sin un objetivo claro. 

La falta de un procedimiento establecido para la convocatoria de reuniones deriva en que estas no son efectivas y resultan una pérdida de tiempo.

¿Por qué? Estas son algunas de las razones:

  • No tener un objetivo definido y compartido con todas las personas implicadas que deben asistir a esa reunión. Es necesario marcar una razón para desarrollar la reunión.
  • Falta de preparación de los contenidos y materiales. Si se convoca una reunión debe de haber una razón clara y los temas a tratar deben de anticiparse a las personas indicadas, para que todas estén al mismo nivel de conocimiento, preparen sus intervenciones y respuestas, etc.
  • No anticipar de antemano los recursos necesarios para que la reunión se desarrolle de forma fluida: una sala preparada con el mobiliario necesario, buena conexión a internet en el caso de los meetings digitales, proyector, sonido e iluminación, etc.
  • Convocar a las personas indicadas. A las reuniones deben asistir las personas justas, las que de verdad estén directamente implicadas en los temas a tratar y tengan algo que aportar y poder de toma de decisiones.
  • No establecer un tiempo específico para el desarrollo de la reunión. Es necesario que se acote el tiempo de la cita para que resulte efectiva.

Como ves, las reuniones productivas tienen un gran componente de anticipación y previsión.

Ni se convocan a salto de mata, por impulsos, de no ser que surja una urgencia; ni son un momento para charlar de fútbol, política o de los hobbies de cada uno.

Es necesario seguir un orden y establecer un procedimiento. 

Veamos cómo hacerlo paso a paso.

Puntos a tratar en una reunión

Como ya he dicho, todas las personas convocadas tienen la necesidad y obligación de conocer de antemano de qué se va a hablar en esa reunión.

Sea una cita recurrente o una convocatoria específica para tratar un tema concreto, es importante que todos los asistentes estén alineados con el objeto y objetivo de la misma.

Así se evitan malentendidos, distracciones, falta de respuestas y que alguna de las personas no atienda porque se haya perdido en el tema.

Un aspecto importante para conseguir que la reunión de trabajo sea productiva es mantener una estructura de desarrollo que ayude a fijar ese orden al que me refiero.

Y en esa estructura se pueden diferenciar tres partes:

1. Situación actual

Una vez que las personas convocadas conocen el tema a tratar, conviene hacer un repaso de la situación actual. 

Se trata de poner a todos los asistentes en el mismo nivel de conocimiento sobre el tema y de fijar un punto de partida compartido entre todos.

En este punto la reunión debe comenzar con el análisis de la situación.

En el caso de que los implicados tengan diferentes perspectivas porque sus funciones y tareas son diferentes o pertenecen a departamentos diversos, puede hacerse una ronda rápida de intervención de todos, para que cada uno exponga su situación.

2. Objetivo a alcanzar

El objetivo que tiene la reunión debe ser transmitido por el convocante y compartido con todos los convocados. Así, todas las personas tendrán en mente para qué es la cita y qué se espera de la misma. 

Tanto a nivel global, como individual: cada participante conocerá qué es lo que tiene que preparar y aportar para conseguir ese objetivo.

De esta forma se evita caer en conversaciones banales, en discusiones sobre temas que no van alineados con el objetivo deseado y, en definitiva, perder el tiempo.

Si todas las personas que deben asistir a la reunión tienen claro qué hay que conseguir al terminar, serán capaces de aportar desde su perspectiva particular.

3. Estrategia a seguir

Es importante también tener muy claro cuál es la estrategia a seguir en cada reunión, que el procedimiento sea compartido por todas las personas.

Si todas tienen que llevar sus materiales preparados y compartir con el resto contenidos o documentación, si solo habrá un orador y el resto se tiene que limitar a escuchar y recoger las indicaciones a seguir, si se trata de un foro de toma de decisiones donde es crucial la aportación de cada persona…

Así mismo, es recomendable también definir de antemano el formato de la reunión. Puede tratarse de una revisión general en la que cada asistente deba aportar, o una presentación sobre un tema concreto en la solo haya un único orador.

Conocer estos detalles de antemano ayuda a que las personas convocadas focalicen en el objetivo de la convocatoria. 

7 consejos para hacer reuniones productivas

Analizo los diferentes aspectos a tener en cuenta para conseguir que las reuniones resulten productivas y te ofrezco una serie de consejos que te ayudarán a cumplir este objetivo.

1. Conocer el objetivo de la reunión

Me permito ser insistente porque es crucial que todas las personas convocadas a la reunión conozcan el objetivo de la misma.

Las expectativas con respecto a la cita deben ser compartidas, para que no se convierta en una conversación entre amigos y una pérdida de tiempo.

2. Llevar preparados los puntos del día

Seguir un orden de los temas a tratar es importante para cerrar temas de forma concisa y concreta y no mezclar asuntos diferentes. De esta manera es más sencillo también controlar el tiempo.

Tratar todos los asuntos por orden y analizando cada uno de ellos en su justa medida, dándoles un inicio y un fin.

3. Marcar un tiempo límite

Las reuniones deben tener previamente marcado un tiempo de inicio, por supuesto, pero también un tiempo de finalización. No se trata de juntarse a hablar y dedicar horas y horas a debatir temas.

Acotar el tiempo es necesario por varias razones:

  • Efectividad: una reunión sin un tiempo límite de finalización termina siendo un caos porque los asistentes pueden enredarse en debates eternos que no hacen sino confundir y no se toman decisiones concretas.
  • Foco y atención: si el tiempo es limitado las personas asistentes se esforzarán en prestar atención para resolver las cuestiones cuanto antes. Y se evitará que resulte una cita tediosa en la que se termina desconectando.
  • Cansancio mental: las reuniones excesivamente largas no resultan efectivas porque el cansancio mental se va apoderando de los asistentes. Si se prevé que la cita se va a alargar, es preferible hacer descansos o convocar nuevas reuniones para tratar temas específicos.
  • Conciliación de agendas de trabajo: los miembros del equipo seguramente tendrán otras reuniones a las que asistir y tareas que realizar. La organización de la jornada de trabajo es clave para conseguir ser productivos.

4. Centrarse en la reunión

Está bien saludarse al inicio de la reunión y romper el hielo con conversaciones más banales. E incluso interesarse por la situación personal de los demás miembros del equipo.

Pero no se debe perder el foco y dejar que esos temas que siempre surgen, como el fútbol, la política o los asuntos personales se conviertan en el tema de reunión y se conviertan en ladrones del tiempo.

La reunión debe ir dirigida y enfocada a cortar este tipo de actuaciones y alguien se debe encargar de encauzar el asunto.

5. Dejar que hablen los participantes

En la mayoría de las reuniones todos los asistentes deberían poder opinar. A no ser que se haya establecido un formato de otro tipo de antemano.

Los participantes podrán aportar su visión personal, cada uno desde su perspectiva y enriquecer el tema.

Además, cuando la participación es alta, el ritmo cambia y la reunión se vuelve mucho más productiva y dinámica.

6. Enumerar las tareas a realizar y asignar un responsable

Como ya te he mencionado antes, la reunión resultará más efectiva y productiva si cada participante aporta información y contenidos desde su perspectiva.

Y una vez tratados los temas, es importante también marcar unos objetivos y tareas específicas y definir exactamente quién será el responsable de cada tarea en concreto. Y establecer plazos de ejecución.

Es recomendable comprobar que todos los asistentes hayan entendido la información de la misma manera. Una buena forma de reafirmar la comprensión es lanzar preguntas, ya que exige una mayor atención.

7. Elaborar un plan de acción (por escrito, con responsable por tarea y fechas)

Al finalizar la reunión, hacer un repaso de los temas tratados, las tareas asignadas y quién es el responsable de cada una de ellas, además de revisar las fechas acordadas.

Esto se convierte en un plan de acción, fruto de lo trabajado durante la cita, y se debe recoger por escrito.

Así todos los implicados tendrán claras las decisiones tomadas y los siguientes pasos.

Reflexiona si las reuniones con tu equipo discurren de esta manera o son algo más parecido a una conversación en la hora de la comida.

En tu mano está la eficiencia y la productividad también en este terreno.

¿Has pensado alguna vez cuánto tiempo de tu agenda consumen tus reuniones? Ya tienes otra razón más para intentar que sean aprovechadas al máximo.

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Acerca del autor de esta entrada,

Franck Scipion

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