¿Cómo aprender a delegar funciones, tareas y responsabilidades?
Si te quejas de que estás trabajando demasiado, si tienes problemas para dormir por la noche porque siempre estás pensando en el trabajo, créeme, tienes un problema con la delegación de tareas.
La solución pasa no por hacer tú más cosas, sino por empezar a hacer menos.
Para hacer esto tienes que contratar a personas que te ayuden en tu empresa.
Te voy a explicar cómo aprender a delegar tareas, de tal forma que el esfuerzo conjunto, tuyo y de tus colaboradores, vaya creciendo y llevando tu negocio al siguiente nivel.
¿Qué es delegar y por qué tienes que hacerlo?
Si ya tienes equipo, que tenga que justificar por qué hay que delegar, te va a parecer bastante raro.
Sin embargo, hay muchos negocios muy pequeños, microempresas, negocios unipersonales en los que el dueño está preso en una trampa, a veces de forma inconsciente, y está haciendo absolutamente toda las tareas y funciones que hay en su negocio.
Incluso algunas personas de 50 o 55 años, tienen problemas de salud muy graves, como infartos, porque trabajan demasiado desde hace demasiado tiempo.
Tener un pico de trabajo nos pasa a todos y puede ser asumible, pero si esto se transforma en tu rutina de tu día a día, llega un momento en el que el cuerpo ya no da más de sí, y el aviso puede ser definitivo.
Delegar es la respuesta a estos problemas de superactividad.
Obviamente nos plantea una serie de retos como el hecho de tener a colaboradores en nuestra organización.
Muchos emprendedores no están por la labor de trabajar con recursos humanos porque tienen un miedo tremendo a estar perdiendo el tiempo con cosas que no les ayuden.
Es fundamental aceptar que cada hora que tú puedes recuperar para hacer cosas donde realmente destacas es una hora que deberías delegar a recursos más básicos.
Si haces un cálculo del coste económico entre el valor de una hora de tu tiempo versus el coste que tiene una hora de este recurso en el mercado, verás que es así.
Por ejemplo, tareas administrativas que tienen que ver con la contabilidad o el soporte a clientes.
Si tú haces estas tareas, de alguna forma estás mermando la rentabilidad de tu organización y, además, estás destrozando tus niveles de energía si estás con algo que no te gusta.
Delegar es la respuesta cuando quieres hacer más con menos.
Aquí se plantean una serie de preguntas que tienes que resolver para empezar a hacerlo bien.
¿Qué tareas delegar en una empresa?
Una de las preguntas que más a menudo me plantea la gente es ¿con qué criterios podemos trabajar para decidir qué tareas delegar en nuestra organización?
Hay tres elementos distintos.
Tus capacidades
Primero hay un tema que tiene que ver con tus capacidades.
Si tienes que realizar una serie de tareas en tu organización que no sabes hacer, vas a tener que acudir a un colaborador para que esta persona aporte estas competencias dentro de tu organización.
La energía
Segundo elemento importante es la energía. Si tú eres capaz de hacer una serie de tareas, pero cada vez que las haces te enfadas, gritas o te encuentras realmente muy mal a nivel anímico, es una señal.
Estas tareas no deberías hacerlas porque no te gustan y bajan tu energía.
Recuperar tiempo
Y hay un tercer caso en el que deberías contemplar delegar una tarea, es cuando básicamente te va a permitir recuperar tiempo.
Son tareas que en este caso sabes hacer; no te molestan estas tareas, pero necesitas recuperar tiempo para centrarte más en la venta o en la estrategia.
El tercer elemento es: ¿Cuánto tiempo vas a recuperar contratando a estas personas?
Entonces, hay tres elementos fundamentales:
- capacidades
- tiempo que vas a recuperar
- tu nivel de energía
Estos son los tres factores que tienes que contemplar para ir identificando cómo empezar a delegar en tu empresa.
¿Qué delegar primero?
Esta es una pregunta también bastante común, y aquí tenemos que diferenciar los dos tipos de actividades que tenemos dentro de una empresa.
Tenemos proyectos; un proyecto tiene fecha de inicio y fecha de fin.
Y tenemos rutinas; las rutinas son cosas que ejecutas una y otra vez, a lo mejor todas las semanas o todos los días.
Estas son dos tipos de actividades distintas que vas a tener que gestionar en tu organización.
Por ejemplo, cuando piensas en crear una página web, seguramente no tienes competencias para diseñar tú mismo la web de tu empresa.
Por falta de capacidad propia, vas a tener que contratar un diseñador web para poder realizar tu página web. Esta es una actividad de tipo proyecto.
En cambio, podemos plantear la gestión operativa de la facturación y el contacto con la gestoría que presenta los documentos a la Administración Pública.
Esta actividad la podrías hacer porque es una tarea administrativa básica; no te molesta del todo hacer esto, pero es más conveniente en este caso tener un asistente virtual que te permita hacer este trabajo.
Tú puedes recuperar de 10 a 15 horas al mes haciendo otras cosas en tu proyecto. En este caso, lo que has hecho es externalizar una tarea rutinaria que te permite recuperar tiempo.
La mayoría de la gente lo que hace es empezar a delegar proyectos porque se entiende mejor que un proyecto, como es puntual, lo tenemos que contratar a un externo.
La gente normalmente trabaja correctamente externalizando proyectos, pero tienen muchos problemas en externalizar rutinas.
Y cuando empiezan con esta externalización de rutinas, externalizan una cosa pequeña que tiene un impacto pequeño en su negocio.
Vuelvo al ejemplo que te he dado antes, cuando te he dicho que buscamos primero un asistente virtual para ayudarnos a responder correos, llevar la gestión de nuestra agenda y hacer de enlace entre el sistema de facturación interno y la gestoría que presenta las cuentas.
Entonces, no digo que estas tareas no aportan, pero sería mucho más interesante -según los tres criterios que te he presentado antes- buscar ayuda en las cosas que más tiempo te están consumiendo.
Si estás a la cabeza de un negocio, hay dos tareas donde normalmente se concentra el uso de tu tiempo: la venta y la entrega.
Es ahí donde realmente deberías poner el foco, en tratar de analizar lo que está pasando en busca de poner recursos en estas tareas importantes para el negocio, de tal forma que el colaborador que venga a ayudarte, no solamente lo haga para cosas conexas a tu actividad sino que viene a ayudarte a hacer mejor el core de tu actividad.
La mayoría de la gente, cuando piensa en delegar, no se siente preparada para realmente delegar donde sería necesario delegar para que ellos perciban de forma tangible un cambio en su día a día.
Si contratas un asistente virtual, esta persona no te va a ayudar en la venta y tampoco te va a ayudar en la entrega de lo que vendes. Con lo cual, habrás sistematizado muy pocas horas al mes, pero tu sensación de estar agobiado la vas a seguir teniendo porque no lo has solucionado.
¿Cuándo tenemos que empezar a delegar?
Creo que es una pregunta muy relevante porque veo a algunos emprendedores cometer errores. Para mí, el momento de delegar es cuando el sistema está definido y cuando los procesos están definidos.
Si piensas en el caso de un emprendedor, por ejemplo, que tiene problemas para vender y piensa en estandarizar sus mensajes de venta contratando un copy o a un closer de ventas por teléfono, lo que está haciendo este emprendedor es tener una expectativa inconsciente.
El problema que tiene es mucho más profundo porque ni él sabe cómo resolver este problema y cree que contratando un recurso fuera, esta persona va a ser capaz de resolverle el problema que tiene su negocio.
Si tú estás creando un negocio, te tienes que centrar en hacer despegar este negocio, en entender cuáles son los mensajes de venta, entender cuáles son los canales para poder acercarte a tus clientes y saber cómo convertir estos prospectos en clientes.
Este trabajo te corresponde a ti, pero una vez que has esbozado un sistema, llega el momento en el que puedes empezar a delegar ciertas tareas porque ya eres capaz de escribir un modus operandi, un manual de procedimientos que esta persona va a tener que ejecutar o todos los días o todas las semanas.
Vas a ser capaz de estimar -aunque mal- una cantidad de horas a la semana necesarias para que esta persona te ayude y puedas medir, siendo mucho más justo con esta persona, los resultados de su trabajo.
Tú mismo habrás vivido este proceso y sabrás realmente lo que cuesta en tiempo, llegar a las metas que has planteado.
El momento en el que tienes que empezar a delegar es cuando has arreglado la base de tu negocio, el sistema de atracción y el sistema de entrega.
A partir del momento en el que estos dos sistemas están definidos y funcionando, ya puedes poner a colaboradores en tu negocio a que vengan a hacer funcionar mejor el sistema que has diseñado y así hacer escalar las ventas.
Problemas relacionados con aprender a delegar
Hay grandes problemas que veo en la mente de los emprendedores cuando están pensando en delegar parte de sus funciones o responsabilidades a terceros.
“Yo lo hago mejor”
Primero, el pensamiento nefasto de: «Mira, esto lo hago yo más rápido y mejor».
Es completamente cierto que tú puedes arreglar este tema mejor que nadie y más rápido que nadie, pero no se trata de esto, se trata de que tú tengas un negocio que sea capaz de, captar más clientes y entregar a más clientes sin que tú estés trabajando cada vez más.
Muchos emprendedores asumen un volumen, una carga de trabajo cada vez mayor.
Trabajan 60 horas a la semana de forma consistente durante años, pero no terminan de tener un sistema que funciona sin su presencia, y eso es exactamente lo que te corresponde hacer cuando estás a la cabeza de un negocio.
Deja de visualizarte en este papel del bombero apagafuegos. A menudo eres tú mismo el que genera estos fuegos para poder apagarlos y aparecer como el salvador en tu negocio.
Trata mejor de definir sistemas que otros pueden operar.
Esto pasa por definir servicios más sencillos para que la gente realmente sea capaz de operar estos servicios.
Estos pensamientos de «Yo lo hago mejor» tienes que reformularlos, valorando el hecho de estar acompañando, porque entre todos vais a poder elevar a tu proyecto a un nivel mucho más alto.
Supervisar todo el rato
El segundo error habitual es caer en el micromanagement, es decir, supervisar sin parar.
Has contratado a alguien pero estás todo el rato explicándole cómo tiene que hacer su trabajo. A veces esta persona es un redactor web que tiene 15 años de experiencia en redacción web y tú le explicas cómo tiene que trabajar.
Si contratas a alguien es porque esta persona está capacitada para hacer el trabajo que le has encargado.
Tú puedes tener muy claro que, por ejemplo, eres tú quien va a producir estos contenidos, pero en este caso, produce contenidos en bruto y deja que esta persona luego, en base a estos contenidos, refleje tus ideas en posts, emails o actualizaciones en redes sociales.
Deja a las personas que contrates que hagan su trabajo. Seguramente sabrán más de esos temas que tú mismo.
No contar con un sistema de medición
El tercer problema es: «Okay, he externalizado este tema y ya no hay ningún sistema, ni control ni de medición». Es la crónica de una catástrofe anunciada.
Si haces esto y te desentiendes completamente de la relación con esta persona, es probable que las cosas van a empezar a derivar en la desmotivación de esta persona. Si no trabajas la relación, va a caer en picado.
Cada vez que decides integrar nuevas personas en tu proyecto, lo primero que tienes que hacer es invertir tiempo para formar estas personas y dejarles un tiempo razonable para que puedan entender cómo funciona tu actividad y empezar a aportar.
Esto no es lo que hacen tantos bares o cafeterías, que contratan a un chaval a las 11:30 para empezar el servicio a las 12:00. No funciona así.
Tú lo que quieres es que las personas vengan a aportar tiempo, cariño y valor en tu proyecto, y que lo hagan en un tiempo razonable para que haya consistencia en los resultados.
Con lo cual, invierte de tu tiempo en ayudar a estas personas y siempre estate disponible para responder a las dudas de estas personas cuando se planteen dudas y problemas.
Estos son los principales problemas que suelen cometer los emprendedores cuando empiezan a delegar.
Ahora vamos a ver un poco lo que es el proceso que tenemos que seguir para delegar ciertas tareas.
Cómo aprender a delegar mejor
Hay un último error que suelen cometer las personas que no tienen costumbre de delegar trabajo es buscar el recurso Shiva, como digo yo. El recurso que lo hace todo.
Empezamos a trabajar con el recurso, a buscar un trabajador que tenía que hacer una cosa muy muy concreta y esta persona lo hace bien. Como hace bien este trabajo, lo que hacemos cada vez lo cargamos de más tareas.
Y empezamos a sacarle de lo que es su zona natural de actuación y, entonces, la alejamos de su talento. Y obviamente esta persona, poco a poco, lo que está haciendo es perder el foco y empieza a cometer errores.
De nuevo, tienes que entender que siempre es mejor buscar varios recursos especializados, de tal forma que vas a garantizar que esos recursos estén más enfocados en hacer tareas que son siempre es la misma.
Es difícil tener aquí recursos estandarizados que estén haciendo muchas cosas distintas.
Esto suele pasar en la gente que empieza a hacer el diseño web y luego empieza a ayudar en temas de redes sociales y luego a escribir.
Al final nada funciona porque hemos sacado un diseñador web muy bueno de su zona de excelencia.
Ojo con buscar el recurso único.
Desde tu perspectiva, como emprendedor, es mucho mejor, porque te dices: «No, pero así solo voy a tener que gestionar una relación».
Sin embargo, no es un planteamiento sano y es mejor contratar cuatro o cinco personas, cada uno con tareas bien especificadas, de tal forma que sean capaces de producir más.
3 pasos para aprender a delegar
Ahora vamos a ver un poco lo que es el proceso que te recomiendo seguir para empezar a delegar, de forma mucho más eficaz, dentro de tu organización si no tienes costumbre de segregación de funciones y responsabilidades.
1. Empieza con un proyecto pequeño
Mi recomendación es que empieces con un proyecto pequeño.
Es como todo en la vida, ‘baby steps’ dicen los americanos, tenemos que empezar a andar antes de correr, con lo cual empieza con una tarea.
Yo centraría este proyecto pequeño dentro de lo que son las dos macroactivividades que tenemos, es decir: atraer/vender y entregar. ¿De acuerdo?
De tal forma que estas personas, te van a quitar preocupación y tiempo porque realmente vienen a hacer cosas que tú estás haciendo en estos momentos.
Empieza con una cosa muy pequeña y muy especializada.
2. Forma a tus trabajadores y colaboradores
El segundo elemento clave es que cuando esta persona se integra en tu proyecto la formes.
Nosotros tenemos un proceso de onboarding de nuevos colaboradores que dura dos semanas.
A veces, van a tener que descubrir lo que hacen otros compañeros y no tiene nada que ver con la función que van a desenvolver dentro del proyecto, pero forma parte del proceso de explicarles quién es quién y quién hace qué en el proyecto.
De esta forma, ellos van a ser mucho más conscientes de cómo pueden aportar a la organización.
La formación es clave y esto presupone que tú hayas documentado tu método de trabajo a través de un manual de operaciones. Si no, tendrás una persona que todo el rato te va a tener que preguntar a ti que cómo tiene que trabajar.
Vemos que hay un paso previo a la contratación de recursos, que es la documentación del proceso que estas personas vienen a ejecutar en tu organización.
Es fundamental que saques tiempo para extraer las ideas que tienes en la mente, y las plasmes en un documento que estas personas lo puedan ir revisando.
Te recomiendo que uses Notion.
También tendrás que determinar los puntos de control. Por ejemplo, un mitin semanal que organizas con los demás compañeros o un encuentro semanal único con esta persona.
Le presentarás las grandes métricas que tú vas a medir para poder valorar si esta persona está haciendo su trabajo en función de los objetivos que has planteado.
Tendrás que explicar cuáles son las necesidades de reporting que tiene esta persona, de tal forma que tú estés informado en cada momento de lo que está haciendo.
3. Deja que se expresen
Este es para mí el aspecto fundamental.
Deberías marcar objetivos, pero el «cómo» no te corresponde. De la misma forma si quieres que las cosas fluyan con la gente, deberías tratar de no imponer tus fechas, sino dejar que estas personas hagan una estimación de cuánto tiempo necesitan para realizar ciertas tareas y que ellos mismos te digan cuándo van a ser capaz de entregar las cosas que estás pidiendo.
En cualquier caso, cuanto más organizas un plan de trabajo como una rutina, mejor te va a ir.
Si trabajas en proyectos perpetuos que enlazas uno tras otro, vas a entrar en una dinámica más compleja de planificación de tiempo, estimaciones y seguimiento de proyectos.
En cambio, si operas siempre el mismo sistema, en que por ejemplo has contratado una persona para gestionar tus compañías de correos y que esta persona tiene que escribir tres veces a la semana un email monotemático y una newsletter cada semana, pues, son cuatro entregables.
A partir de este volumen de trabajo puedes pedir un nivel de calidad en tasas de apertura y clics o generación de citas. De esta forma, ves cómo en seguida cuando has diseñado un sistema que repites una y otra vez, te es mucho más fácil poder hacer el seguimiento del trabajo de estas personas.
Estas son las conclusiones sobre cómo aprender a delegar y las ventajas para tu negocio.
Primero, te va a permitir no estar solo en tu negocio. Cuando compartes las cosas con la gente, tanto las cosas buenas como las cosas malas, es mejor estar acompañado.
En segundo lugar, el hecho de tener colaboradores te permite centrarte en tu gran talento y tener más tiempo en la zona donde estás produciendo más valor para el negocio.
Además, tendrás más tiempo libre.
Entiende cuál es tu gran talento y cuáles son las cosas que tienes que soltar. De esta forma, generarás un mayor impacto en el negocio que se cuantificará en más ventas.
Cuando estás creando un proyecto donde hay varias personas, estás preparando un viaje mucho más largo, puedes ir mucho más lejos y tener un impacto mucho mayor en el universo.
Lo más importante es que lo puedes tener sin machacar tu propia vida, tu propio tiempo y tu propia energía.
Obviamente, aquí hay un desafío a nivel de mindset muy importante y te animo cuanto antes a dejar de pensar que eres tú el único recurso válido para atender a tus clientes.
Deja de visualizar una identidad de un campeón para empezar a visualizar la identidad de un mister, de un coach, de un entrenador que está gestionando un equipo de recursos que está haciendo el trabajo de conseguir los resultados que quieres para tus clientes.
Si quieres aprender a delegar y crear sistemas, apúntate a esta masterclass.
