En este artículo te voy a hablar de documentar los procesos de tu empresa, que son tan importantes para facilitar el trabajo, ahorrar tiempo y escalar tu negocio.
Si eres un emprendedor implicado y comprometido con tu negocio, serás firme contigo mismo y con tu equipo, sobre la necesidad de planificación y organización.
No puedes caer en el caos. El caos significa que pierdes el control; sin control perderás también un tiempo valioso; y, en consecuencia, serás menos productivo.
Por lo tanto, lidiar con el caos es muy importante. Y para controlarlo no hay nada como crear protocolos y procesos.
Detalla todo lo referente a tu empresa, para que todo el equipo lo tenga claro. Cada miembro sepa exactamente lo que tiene que hacer y cómo, paso por paso.
Te voy a hablar de la herramienta ideal para documentar procesos: Notion.
Herramientas para documentar procesos
En cualquier empresa es importante documentar procesos, máxime si es una organización donde se aplica el teletrabajo.
Este proceso de documentación es fundamental para crear un manual de operaciones.
Hay 3 herramientas para documentar procesos que destacan sobre las demás:
- Notion: la mejor herramienta para documentar procesos.
- Google Sites: una herramienta para crear tu sitio web que cuenta con numerosas aplicaciones.
- Lucidchart: un software de diagramación visual que te permite documentar procesos de forma muy visual.
De las 3 herramientas, Notion es la única creada específicamente para documentar procesos.
Qué es Notion
Notion es una completa aplicación para la documentación de procesos que reúne numerosos recursos, con el objetivo de mejorar la productividad de profesionales y equipos.
Con Notion puedes sincronizar archivos en la nube, importar archivos de diferente formato, redactar documentos, crear hojas de cálculo, organizar tareas, gestionar proyectos, crear bases de datos, conectar con aplicaciones de terceros…
Una infinidad de acciones en un sólo lugar.
Y ese es su claim precisamente, All-in-one workspace, Espacio de trabajo todo en uno.
Veamos paso a paso cómo funciona Notion.
Crear una cuenta en Notion
Puedes crear tu cuenta en Notion con tu correo electrónico y una contraseña; o también mediante tu usuario de Google.
Es sumamente sencillo y, en apenas dos clics, podrás empezar a trabajar con Notion.
Cómo usar Notion, tutorial paso a paso
Cuando creas la cuenta ya tienes una página en Notion.
Lo primero que te propone la herramienta es crear nuevas subpáginas.
Esta es una forma de mantenerlo todo organizado.
Crear páginas en Notion
Para crear una nueva página tan sólo tienes que pinchar en ella y darle un nombre.
Crear bloques en Notion
Dentro de las páginas, puedes configurar éstas y añadir la funcionalidad que desees.
Para hacerlo, cuando pasas por la parte izquierda del título de la página, te aparece un signo +, que al pinchar en él te ofrece las opciones de bloques posibles, como crear un encabezado, incluir una lista de tareas, una nueva página, etc.
Si estás habituado a trabajar en WordPress no te costará nada hacerte a este sistema, puesto que es muy similar al editor de Guttenberg.
En cada página podrás combinar los bloques como quieras.
Así, crearás la página a medida de tus necesidades. Y editarla siempre que desees.
Aquí puedes ver un ejemplo. Tiene diferentes recursos y funcionalidades, como titulares, listas, tablero de tareas y calendario.
Pero además, Notion permite incluir más recursos en los elementos de contenido y asignar responsables, nombrar usuarios, poner fechas etc.
Para hacerlo sólo tienes que colocarte encima del elemento en cuestión y pinchar en los tres puntos que aparecerán a la derecha al pasar por encima. Se te desplegará una lista con opciones para eliminar, duplicar, copiar el enlace, renombrar o mover de ubicación.
Y también se despliegan más posibilidades de edición, como asignarlo, registrar su estatus, etc.
Si pinchas en el elemento se te abrirá igualmente y te ofrecerá más opciones de edición.
Utilizar plantillas de Notion
Si prefieres comenzar a trabajar en Notion con una ayuda extra, puedes hacer uso de las plantillas que la propia herramienta ofrece.
El catálogo de plantillas en Notion es muy extenso. Está categorizado por necesidades: diseño, marketing, productividad, educación, recursos humanos y un largo etcétera.
Sólo tienes que elegir la categoría en el menú de la derecha y se desplegarán las diferentes plantillas que puedes descargar.
Para elegir una concreta, pincha en “Use this template” y la cargarás en tu espacio de Notion. Una vez cargada podrás editarla según tus necesidades concretas.
Planes y precios de Notion
Como ya viene siendo habitual en este tipo de aplicaciones, Notion ofrece una cuenta gratuita y varios planes diferentes para adaptarse a las necesidades de profesionales y equipos según sus necesidades.
En todos los planes, incluido el gratuito, están incluidos los recursos básicos de uso (invitar a usuarios, crear bloques, subir archivos) y también funcionalidades, como operar con la aplicación bajo diferentes sistemas, usar plantillas, crear bases de datos y exportación.
La diferencia entre los planes radica en los recursos que ofrece en áreas de administración y seguridad; y en el servicio de soporte.
Como ves, para empezar, e incluso si trabajas en equipo, puedes probar la aplicación con la cuenta gratuita.
Respecto a los precios:
- Gratuita
- Personal: 4$/mes
- Team: para equipo: 8$/mes/miembro
- Enterprise: opción empresarial, con presupuesto a medida
Aplicaciones de Notion en diferentes versiones
Notion cuenta con aplicaciones para versiones de escritorio, smartphones y también ofrece extensiones para navegadores.
Descargar Notion para Mac y Windows
Notion está disponible para los dos prinicplaes sistemas operativos de escritorio.
Aplicaciones para smartphone
Extensiones de navegador
Extensión de Notion para Google Chrome
Extensión de Notion para Firefox
Web clipper
Notion también ofrece extensiones para diferentes navegadores, con las que es posible guardar y organizar capturas de sitios web.
Una vez instalada la extensión, sólo tienes que pinchar en el icono mientras la página que quieres guardar este abierta y darle un nombre.
Los elementos guardados son editables.
Este es un recurso perfecto para cuando tengas que crear manuales, procedimientos, unidades de conocimiento etc.
A estos clips de sitios web puedes añadirles etiquetas, notas, asignarlos e incluso convertirlos en tareas.
Notion, espacio unificado de herramientas
Si te estás planteando usar Notion como una solución para gestionar tu equipo y proyectos de tu negocio online, puede servirte este esquema en el que te resumo sus funcionalidades.
También te cuento a qué aplicaciones puede sustituir Notion en tu neogocio.
Notas y documentos
Puede sustituir a Microsoft Windows, Google Docs y Evernote.
Base de conocimiento
Las herramientas que ofrece Notion pueden perfectamente servirte para crear Wikis, manuales, etc. Y evitarías trabajar en repositorios como Confluence o GitHubWiki, por ejemplo.
Gestión de tareas y proyectos
Notion cuenta con calendario, lista de tareas, vistas de cumplimiento y panel Kanban.
Por lo tanto, gestionar las tareas de todo el equipo es posible con esta multi-herramienta y sustituye a aplicaciones como Trello, Asana o Jira.
Hojas de cálculo y Bases de Datos
También para estas funciones es útil Notion. Crear flujos de trabajo se hace sencillo con esta aplicación y sustituye a Google Sheets o Airtable.
Trabajo en remoto
Notion favorece el trabajo en remoto entre miembros de equipos porque facilita mucho la gestión de las diversas necesidades y recursos.
Como ya hemos visto, con Notion es posible compartir y colaborar en modo sincronizado; crear en equipo; trabajar con los mismos documentos; y gestionar los proyectos.
Productividad personal
Notion también resulta una buena opción para la productividad personal y utilizarlo como un gran gestor todo en uno.
Gracias a Notion, a la que puedes incluso conectar aplicaciones externas de tu día día, te resultará más fácil mantener todo organizado y focalizar.
Ventajas de usar Notion
Mi equipo y yo trabajamos con Notion con todas las aplicaciones que ya te he contado.
Para mi tiene cuatro ventajas claras:
Mejora de la gestión del tiempo
La creación de documentación se convierte en un proceso rápido y ágil. Recursos como el poder asignar plazos y responsables favorecen la gestión, porque cada uno de nosotros sabe en todo momento qué tarea tiene que acometer.
Mayor productividad
Como consecuencia de una mejora en la gestión del tiempo, somos más productivos. Todo el equipo sabe dónde está la documentación, conoce las tareas que sus compañeros tienen asignadas, en qué punto está cada proceso, etc.
Unidad documental compartida
Hay un lugar para archivar y tener a mano toda la documentación que el equipo ha producido: procesos, protocolos, manuales, procedimientos…
Trabajamos con autonomía porque todos los miembros accedemos cuando necesitamos a el documento concreto, sin perder tiempo en la gestión o peticiones a otros compañeros.
Sincronización
Podemos acceder a Notion desde cualquier lugar y momento; y desde cualquier dispositivo.
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Hasta aquí el tutorial sobre Notion, esta magnífica herramienta para documentar los procesos de tu empresa.
Si quieres que captar clientes premium sea tan sencillo como consultar tus procesos en Notion, apúntate a esta masterclass gratuita.
