Si estás familiarizado con las metodologías agile como y sus aplicaciones como Scrum te interesa conocer qué es el Sprint Planning y cómo se enfoca.
La metodología Scrum está enfocada a ayudar a equipos, personas y organizaciones a generar soluciones adaptables para problemas complejos. Se dirige a equipos multidisciplinares, que se enfrentan a proyectos complejos.
El Sprint es el corazón de Scrum, un intervalo de tiempo de máximo de tres meses, que comienza con el sprint Planning y finaliza con la Sprint Retrospective.
En este período de tiempo el equipo debe abordar las tareas planificadas.
En esta ocasión me voy a centrar en uno de los eventos del Scrum, el Sprint Planning, y te voy a dar las pautas para que lo apliques en tu negocio.
¿Qué es un Sprint Planning?
El Sprint Planning o planificación del Sprint son reuniones de equipo que sirven para determinar qué tareas se realizarán y se entregarán en el próximo Sprint. Este plan resultante es creado por el trabajo colaborativo de todo el Equipo Scrum.
La reunión de planificación del Sprint sigue un flujo y tiene un límite de tiempo de hasta ocho horas para un Sprint de tres meses.
Durante un sprint en Scrum se desarrolla el incremento de un producto, potencialmente entregable.
En esta metodología participan varios roles diferentes:
- Scrum Master: el coordinador o facilitador, que asegura que el evento se lleve a cabo y que los asistentes comprendan su propósito.
- Product Owner: ordena el trabajo de un problema complejo en una parte del proceso denominada Product Backlog.
- Equipo Scrum: desarrolla el proyecto marcado en el Sprint, que tiene como objetivo el incremento de valor
Etapas de un Sprint Planning
El objetivo es la cuestión más importante cuando se plantea un Sprint. El Product Owner propone cómo el producto podría incrementar su valor y utilidad en el Sprint actual.
Todo el equipo Scrum colabora para definir un objetivo al Sprint, que comunica por qué el Sprint es valioso para las partes interesadas. El objetivo del Sprint debe finalizar antes que la planificación del Sprint.
El Sprint Planning responde a dos cuestiones:
- ¿Qué se puede entregar en el Incremento resultante del próximo Sprint?
A través de una conversación con el Product Owner, los desarrolladores seleccionan elementos de la lista de trabajos pendientes del producto para incluirlos en el Sprint actual. El Equipo Scrum puede refinar estos elementos durante este proceso, lo que aumenta la comprensión y la confianza.
Seleccionar cuánto se puede completar dentro de un Sprint puede ser un desafío.
Se toma en cuenta el Product Backlog, el último incremento desarrollado, la capacidad del equipo de desarrollo y el rendimiento en el Sprint anterior.
Todos los ítems que se seleccionen del Product Backlog son decisión exclusiva del Equipo de desarrollo.
- ¿Cómo se logrará el trabajo necesario para lograr el Incremento?
Los desarrolladores planifican el trabajo necesario para crear un Incremento que cumpla con la definición de lo que se considerará terminado.
Esto se hace a menudo descomponiendo los elementos de la Lista de Producto en elementos de trabajo más pequeños de un día o menos. Los desarrolladores son los responsables de la determinación de estos conceptos.
El objetivo del Sprint, los elementos del Backlog de productos seleccionados para el Sprint, más el plan para entregarlos, se denominan juntos Backlog del Sprint.
Cómo hacer un Sprint Planning
Como ya te he dicho, en el Sprint Planning participa todo el equipo involucrado. Esta cita sirve para inspeccionar el Backlog del Producto (Product Backlog) y que el equipo de desarrollo seleccione los Product Backlog Items en los que va a trabajar durante el siguiente Sprint.
Estos Product Backlog Items son los que compondrán el Sprint Backlog.
Durante esta reunión, el Product Owner presenta el Product Backlog actualizado que el equipo de desarrollo se encarga de estimar, además de intentar clarificar aquellos ítems que crea necesarios.
La razón del Sprint Planning es conseguir alineamiento entre negocio y desarrollo de producto en relación con las prioridades.
El siguiente evento en el Sprint Planning es realizar la denominada Daily Scrum, una reunión diaria de 15 minutos en la que participa exclusivamente el equipo de desarrolladores.
Ejemplo de un Sprint Planning
Todo lo explicado te tiene que servir como noción para quedarte con la estrategia que desarrolla esta tecnología y saber cómo aplicarla a otros ámbitos, que no tienen por qué ser únicamente de desarrollo de producto.
Como ya has visto, el Sprint Planning fija unos objetivos concretos, los desmenuza en tareas y se divide el trabajo. Tareas en las que ha de enfocarse cada miembro del equipo y trabajar por el bien común en el tiempo asignado.
Así, céntrate en estas cuatro premisas:
- Las personas y las interacciones son la prioridad siempre, incluso por encima de los procesos y las herramientas.
- Que el producto funcione perfectamente es más importante que una documentación extensa al respecto.
- Colaborar con el cliente siempre será preferible a establecer una negociación contractual.
- El proceso de trabajo siempre debe responder ante el cambio, y nunca envararse en un plan estricto.
¿Y cómo aplicarlo en el día a día de tu negocio?
Vamos a ver cómo puedes ejecutar un Sprint Planning en tu negocio para, por ejemplo, establecer este tipo de metodología ágil en tu departamento de creación de contenidos.
Recuerda que el objetivo es desarrollar un servicio de calidad que responda a unas necesidades que cambian continuamente, entregando valor en cada sprint o semana de trabajo.
Una característica muy importante de las metodologías ágiles es el tener equipos multidisciplinares que trabajen codo con codo, con una responsabilidad compartida y un objetivo común.
Por lo que, seguiremos teniendo perfiles de expertos que serán responsables de su trabajo, sin embargo, necesitarán el aporte del resto del equipo para la consecución de los objetivos comunes.
En este caso concreto tendrás a redactores, especialistas en SEO y Community Manager, por ejemplo.
Y debes lograr que todos trabajen alineados y en colaboración.
Para poder aplicar la metodología Scrum deberás asignar dos nuevos roles:
- Scrum Master: un líder al servicio del equipo. Es el encargado de eliminar impedimentos y de ayudar a ser más productivo. Será la persona que coordinará a los demás perfiles.
- Product Owner: debe ser la persona que mayor conocimiento de negocio tenga. Será el encargado de maximizar el valor del trabajo entregado y del retorno de inversión. En este caso, lo adecuado sería que tú te encargaras de asumir estas funciones.
Bien, en la organización de tu departamento de contenidos los Sprint serán cada uno de los proyectos de líneas de contenidos que deberás desarrollar.
Y llegamos al Sprint Planning. En este ejemplo planearemos todas las líneas de contenido a desarrollar y estableceremos los temas concretos para cada una de esas líneas. Todo con un plazo en mente.
Al finalizar la sesión de Sprint Planning, todos los miembros del equipo, los diferentes perfiles, tendrán una lista de tareas a realizar, encajadas con las que tienen que desarrollarse en colaboración y en cadena con el resto de perfiles.
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