¿Tienes la impresión de pasar todo el santo día haciendo siete mil cosas pero al final del día apenas has avanzado? Si esta es la sensación recurrente que tienes día tras día tienes un problema con la gestión eficaz del tiempo.
Es algo bastante habitual en cualquier persona, especialmente hoy en día, donde estamos expuestos a miles de estímulos diarios.
Te voy a explicar cómo empezar a tomar consciencia de dónde se te va el tiempo para que actúes de forma más estratégica y te centres en las actividades de mayor impacto para tu negocio.
Gestión eficaz del tiempo con la auditoría del tiempo
A ver muy a menudo lo primero que hago con mis clientes de mentoring es una auditoría de tiempo.
¿Por qué hacemos esto? Es un ejercicio súper revelador que nos permite entender mejor lo que es la actividad principal que están haciendo en estos momentos.
Te cuento un poco primero lo que es el proceso de auditar tu tiempo, porque si nunca lo has hecho te recomiendo hacerlo durante siete días.
Lo siento, no podemos hacerlo más corto si queremos tener una muestra representativa de dónde se te va el tiempo.
Tenemos que tener siete días consecutivos, una semana completa, porque la auditoría no solamente la vamos a plantear en el seno profesional sino que quiero que audites toda tu vida: el trabajo y también tu vida personal para entender como puedes hacer una gestión eficaz del tiempo.
Apunta cada 30 minutos la tarea principal
7 días es la muestra mínima que necesitamos para poder hacer este trabajo. Lo único que tienes que hacer es ponerte en el móvil una alarma recurrente cada 30 minutos.
Cuando pase esa media hora, apunta lo que has hecho durante ese tiempo.
No hace falta ser tampoco demasiado detallista. Por cada bloque de 30 minutos, apunta la tarea principal que has hecho durante este tiempo.
Puede ser desayunar, limpiar la casa, preparar la comida, trabajar, responder al teléfono, tener una llamada de venta, etc.
Con este ejercicio te darás cuenta de cuánto tiempo desperdicias viendo la televisión o haciendo otras cosas que no te aportan nada.
Conocerás con exactitud a qué hora te vas a acostar. Este es un problema habitual. Quizás tu noches son demasiado cortas, no recuperas del todo y por eso a la mañana siguiente te sientes sin energía.
El primer ejercicio es de apuntar lo que es la conexión de estos bloques de estos bloques de 30 minutos durante estos siete días.
Para apuntar esto basta con un un cuaderno. Pones el nombre del día y los bloques que se han gastado y la tarea principal.
Agrupa las tareas
Una vez que tienes los siete días lo que vamos a hacer es un trabajo de agrupar. Vas a ver que obviamente la vida es bastante rutinaria y estás repitiendo las mismas tareas, tanto en tu esfera personal, como en tu negocio.
Vamos a categorizar los grandes grupos y vamos a hacer un ranking.
Una vez que tenemos estas categorías vamos a sumar todas las horas que hemos gastado en la semana haciendo estas tareas.
Ya te anticipo que la categoría número uno, siempre es así, es dormir. Tiene que ser así porque es fundamental que seas capaz de recuperar cada noche para abordar el día siguiente de la mejor forma posible.
Vas a ver un montón de categorías cuestionables que te están consumiendo un montón de tiempo, como mirar la televisión o estar en redes sociales mirando vídeos de gatitos, o leer cosas en Internet.
Así descubrirás dónde gastas tu tiempo actualmente. A esta realidad actual le vamos a proyectar lo que deberíamos hacer.
Una vez que tenemos claro lo que queremos construir, debemos saber cómo podemos aportar una mayor contribución para llegar a nuestras metas.
Los problemas llegan cuando las personas están haciendo cosas que no impactan realmente la concepción de las metas que tienen en mente, y de ahí nace mucha frustración.
Cómo optimizar el tiempo en el trabajo
Verás que estás consumiendo mucho tiempo para cada una de estas categorías, si esto realmente contribuye de forma positiva o negativa a lo que es la consecución de tus metas.
Hay muchas personas que ven 3 o 4 horas de televisión al día. Explícame cómo esto contribuye a la consecución de tus metas. Tienes que hacer una gestión eficaz del tiempo
Ahora vamos a poner el foco en el ámbito profesional, y a tratar de responder a la pregunta: ¿por qué tengo la sensación de hacer tantas cosas y nunca terminar nada?
Las tareas que haces no están explotando, no están provocando una tendencia alcista, ni mucho menos exponencial, en tu negocio. Las cosas más o menos funcionan y a veces ni siquiera eso.
Estás pasando demasiado tiempo en tareas que no aportan nada.
He clasificado el tipo de actividad que puedes tener en cuatro bloques distintos, en los que vemos cuáles son los tipos de tareas:
- Las tareas de hasta 10€ la hora
- Las tareas a 100 euros/hora
- Tareas a 1.000 euros por hora
- Tareas a 10.000€ la hora
Veamos a fondo cada una de ellas.
Tareas a 10€/hora
Como tareas a 10€/hora, tenemos todas las tareas que tienen que ver con los trámites administrativos, con contactar a puerta fría y hablar con gente no cualificada
Así también, con leer cosas en Internet, arreglar tu web, preparar informes, perderte en las redes sociales, limpiar, ordenar y hacer gestiones básicas en la casa.
Obviamente, son tareas que aportan poco y deberías plantearte contratar a alguien para hacer estas tareas por ti. Así recuperarías tiempo para hacer cosas que tengan un mayor impacto para la consecución de tus objetivos profesionales.
En esta columna, se encuentran también hacer reuniones sin agenda.
Si pasas más del 50% de tu tiempo haciendo estas tareas, estás perdiendo el tiempo.
Tareas a 100€/hora
En el bloque de las tareas a 100 euros la hora está resolver un problema para un cliente, cualificar a tus prospectos, hacer emailing a prospectos o clientes y optimizar tus páginas de venta.
Asimismo, crear contenidos, gestionar la publicidad online, hacer seguimiento de clientes, externalizar tareas sencillas y hacer outreach en redes sociales.
Si estás mayoritariamente en esta columna, podemos decir que estás ocupado, pero el impacto que estás creando para llegar a tus metas no es suficiente.
Tareas a 1.000€/hora
Tenemos luego la columna de las tareas a 1.000 euros la hora.
Y aquí tenemos tareas de planificación, prioridades, llevar un diario de decisiones y victorias para ser mucho más consciente de las cosas que funcionan en tu negocio.
Hacer llamadas de ventas con un prospecto cualificado, crear y reforzar tu embudo de venta, crear anuncios y campañas; hacer upsells a clientes en uno a uno y estandarizar tareas complejas
Por último, todas las tareas que tienen que ver con el copywriting; guiones de venta, páginas de ventas, webinars, vídeo de valor, etcétera.
Tareas a 10.000€/hora
Ahora estramos en las tareas de alto valor: las tareas a 10.000 euros la hora.
Son todas la que tienen que ver con la visión, la misión y los valores de la empresa; con transmitir con claridad de tu actividad, mejorar tu propuesta única de valor.
Esto repercute en trabajar tu diferenciación en el mercado, crear nuevas ofertas, reposicionarte en el mercado, negociar acuerdos estratégicos y hacer ventas premium en grupal.
Además, se encuentran tareas de crecimiento como contratar a colaboradores, hablar en público y expandir tu negocio.
Si estás pasando la mayoría de tu tiempo en esta columna, realmente estás enfocado en generar impacto que tienes en mente y en llevar tus ideas al mayor número de personas.
La zona de excelencia
Ahora que entiendes un poco las distintas categorías de tareas que tenemos, quiero que hagas un repaso basado en el ejercicio de auditoría del tiempo que hemos hecho antes.
Un ejercicio para tratar de determinar en los últimos 7 días, a nivel profesional, dónde te has centrado.
Es fundamental que seas capaz de distinguir si en estos momentos estás pasando más de la mitad de tu tiempo en tareas a 10 euros, a 100 euros, a 1.000 euros o a 10.0000 euros.
Así tomarás conciencia de tu realidad. Y, obviamente, tendrías que tomar medidas.
¿Para hacer qué?
Una gestión eficaz del tiempo te permite centrarte en tu zona de excelencia.
¿Qué es la zona de excelencia?
Es donde tú puedes aportar una contribución mayor a lo que es tu proyecto y realmente producir el impacto mayor para todos tus seguidores, un impacto mayor en el mercado.
¿Cómo se consigue esto?
Obviamente, pensando en crear un equipo alrededor tuyo que te permita externalizar todas estas tareas de menudeo que estás haciendo y en las que te estás desgastando.
Seguramente, sientes que estas tareas no te gustan. A veces te enfadas, te quejas; a menudo no tienes ganas y procrastinas estas tareas.
Todo esto son señales que te está enviando tu mente para hacerte tomar conciencia de que no estás centrado en tu zona de excelencia.
Hasta que lo hagas es posible que te desgastes mucho, es posible que tengas la impresión de hacer un montón de cosas, pero tu proyecto no va a dar el salto de calidad que quieres realmente alcanzar con tus metas.
Tendrás que ir pensando ya en plural y crear un equipo que te va a ayudar a hacer mejor tu trabajo y a dejar de perder el tiempo haciendo tareas irrelevantes, que otros pueden hacer, al menos, tan bien como tú.
Hay otras tareas más estratégicas en tu negocio que solo tú puedes ejecutar y que no estás haciendo porque estás demasiado ocupado.
Mucha gente te explica que para conseguir más cosas lo que tienes que hacer es simplificar, reducir lo que estás haciendo.
Y es verdad: puedes conseguir una impacto mayor trabajando menos.
¿Cómo? Reubicándote hacia las tareas y actividades de mayor aportación de valor.
Si al final pasas más de 50% de tu tiempo haciendo tareas a 1.000 y 10.000 euros, obviamente, tu proyecto va a dar un salto de calidad muy importante.
Y te garantizo que, a nivel de tu estado anímico, vas a ponerle muchas ganas a las cosas. Te sentirás mucho mejor porque te está centrando en tu gran don y tu gran talento.
Te animo a hacer este ejercicio de la auditoría del tiempo, organizar las categorías y tratar de ver dónde se te escapa el tiempo cuando estás en familia y dónde se te escapa el tiempo cuando estás trabajando.
Busca una gestión eficaz del tiempo.
Todos tenemos 24 horas al día y siempre tenemos un amigo del que decimos: «¿pero cómo hace este para hacer tantas cosas en un día?».
Como te he explicado.
Toma conciencia de dónde se le va el tiempo, mide cada actividad que tiene en su calendario y si realmente aporta o no a la consecución de sus metas. Haz lo mismo.
En un proceso de tres a seis meses vas a ver cómo, trabajando menos, vas a producir un impacto mucho más grande.
No es mágico, se trata de tomar conciencia y de actuar de forma más inteligente.
Si quieres hacer una auditoría del tiempo conmigo, reservar una sesión estratégica.
