Si hay un aspecto que tienes que cuidar en tu negocio es el de la planificación y el control de todos los aspectos del mismo.
Tu negocio crecerá en la medida en que no pierdas de vista todo lo que en él sucede.
Para ello, tienes que desarrollar una doble capacidad.
- Por un lado, tener una visión global del estado de tu negocio y de todas las áreas que se ejecutan
- Ser lo suficientemente agudo como para controlar minuciosamente qué es lo que está sucediendo en cada momento, cómo va la marcha de cada proyecto y en qué punto está cada tarea.
Esto puede resultar complicado cuando se trabaja con un equipo detrás. Que tengas informes periódicos ayuda, pero también lleva tiempo: las personas de tu equipo necesitan tiempo para poder redactarlos y tú para leerlos.
Por lo tanto, a veces no es una metodología efectiva trabajar de esta manera.
Para ello, afortunadamente, contamos con herramientas tecnológicas que nos pueden ayudar. Hoy te voy a hablar de una de ellas.
Se trata de Trello, un gestor de tareas, que te ofrece recursos para que puedas hacer un seguimiento exhaustivo de todos los procesos que se están produciendo en tu negocio.
Comparto contigo el tutorial completo de Trello.
¿Qué es Trello y para qué sirve?
Trello es un organizados de tareas online.
Con Trello podrás crear proyectos y especificar tareas concretas para cada uno de ellos, además de generar avisos y otros recursos añadidos.
Sus amplias funcionalidades te permitirán gestionar proyectos complejos porque podrás estructurarlos en tareas concretas, que podrás ir controlando una a una y así cumpliendo objetivos.
Es una herramienta gratuita, sencilla e intuitiva, por lo que implementarla para trabajar en equipo no te resultará nada complicado.
A nivel funcional, Trello trabaja con lo que denomina tableros, que es la representación digital de los tableros físicos, en los que cuelgas notas con chinchetas.
Cómo funciona Trello
Para esa organización de tableros, Trello tiene una estructura que se organiza en:
- Columnas o listas, que puedes configurar u organizar según criterios de fechas o acciones.
- En las listas puedes crear subdivisiones por medio de tarjetas, que serán las unidades donde quedará recogido el contenido y tareas. En estas tarjetas, podrás añadir numerosos recursos: crear comentarios, adjuntar archivos, fijar fechas, marcar si las tareas están completadas, crear etiquetas…
Cómo crear una cuenta en Trello
El primer paso es crear la cuenta. Puedes hacerlo con tu cuenta de Google o Microsoft; o si lo prefieres de forma manual con un correo electrónico.
Crear un tablero en Trello
Los primeros pasos son realmente intuitivos y simplemente tendrás que dejarte guiar. La propia aplicación irá creando tu estructura.
Comenzarás creando tu primer tablero, simplemente dándole un nombre. Por ejemplo, “Blog”.
Crear la estructura del tablero paso a paso
A continuación establecerás la forma de operar, creando las listas que necesites.
Una lista es una recopilación de tarjetas, y puede consistir en un conjunto de ideas, un grupo de tareas o una fase de un proyecto.
La más sencilla es la que la herramienta te propone: “Cosas que hacer”, “Tareas en proceso” y “Hecho”.
Pero puedes nombrarlas como desees.
En tercer lugar, crearás y añadirás las tarjetas dentro de cada lista.
Las tarjetas son las tareas concretas que debes realizar en el proceso de ejecución de un proyecto.
Por ejemplo, en nuestro caso, crearemos varias tarjetas, relacionadas con el proceso de trabajo en un blog: “investigar tema”, “buscar palabras clave”, “redactar”, “diseñar imágenes”, “maquetar”, “revisar”, “publicar”…
Y seguidamente especificarás en cada una de las tarjetas el contenido concreto.
Puedes añadir prácticamente cualquier tipo de información a una tarjeta haciendo clic en ella: adjuntar archivos, comentarios, comprobación de ejecución…
Esas tareas podrás ir cambiándolas de lugar simplemente arrastrándolas y colocándolas en la lista que desees.
Ya habrás creado tu primer tablero y se verá así:
Tres formas de crear nuevos tableros en Trello
La forma de crear más tableros en Trello es sencilla y accesible por diferentes vías.
1. Desde el apartado de Tableros
Cuando estés dentro de un tablero concreto y pulses la opción “Tableros” en el menú superior, te aparecerá el listado de tableros que tienes accesibles en tu cuenta.
Sólo tendrás que elegir la opción de “Crear un tablero nuevo”.
Desde aquí es tan sencillo como darle un nombre y elegir sus características. Como color de fondo tienes la posibilidad de seleccionar un color o una imagen.
2. Desde un tablero
En la parte derecha superior de la pantalla te aparecen unas opciones.
Si pulsas en el símbolo + se te desplegarán tres opciones:
- Crear un tablero
- Crear un equipo
- Crear un equipo de negocios
3. Desde la página de inicio
Como te he explicado más arriba, si pinchas en la opción de inicio llegarás a la página de tu perfil, en la que aparecen todos los tableros que tienes.
Crear uno nuevo es tan sencillo como seleccionar la opción de «Crear un tablero nuevo«.
Añadir elementos en las tarjetas
Con el primer tablero creado, ya puedes especificar los contenidos y recursos necesarios en las diferentes tarjetas.
Al pinchar en una tarjeta, te aparecerán los diferentes recursos disponibles:
- Título: es el nombre con el que identificas la tarjeta.
- Descripción: útil para que todos los miembros del equipo estén informados.
- Actividad: un historial de los cambios que ha habido en la tarjeta.
Y en la parte derecha te aparecen una serie de opciones añadidas:
- Añadir miembros
- Etiquetas: puedes identificar los tipos de tareas y darles un color.
- Checklist
- Vencimiento: marcar fechas
- Adjunto: cargar los archivos necesarios
- Portada: cambiar la imagen
Y en la vista de tablero los iconos te indicarán que hay información adjunta.
Cuando estableces plazos, Trello se encarga de enviarte recordatorios, bien a través de la app o vía correo electrónico. Lo puedes configurar a tu gusto.
Eliminar o cerrar un tablero en Trello
Puede llegar un momento que, por la causa que sea, quieras dejar de usar un tablero.
Trello te ofrece dos soluciones para esto: eliminar o cerrar un tablero. Es una pequeña diferencia semántica, pero grande en cuanto a funcionalidad.
Veamos las diferencias.
Cerrar un tablero
Mientras un tablero esté cerrado, no lo tendrás a la vista, pero siempre podrás recuperarlo.
Para cerrar un tablero en Trello, accede al menú desplegable de la parte superior derecha de la pantalla y pulsa la opción “Mostrar menú”.
Dentro de las posibilidades que se despliegan hay una llamada “Cerrar tablero”.
Cuando quieras volver a abrir el tablero, haz clic en el menú Tableros en el encabezado, selecciona Ver tableros cerrados; busca el tablero y haz clic en “Volver a abrir”.
Eliminar un tablero
Si eliminas un tablero, se quitarán todas las listas, tarjetas y acciones y no podrás volver a abrir el tablero. No es posible deshacer esta operación.
Para eliminar un tablero deberás cerrarlo primero, siguiendo los pasos anteriormente indicados.
Una vez cerrado, puedes eliminarlo desde dos puntos:
Al cerrarlo te pregunta si deseas volver a abrirlo o eliminarlo de forma permanente.
También puedes repetir el paso de ir a tableros cerrados y en ese caso elegir la opción de Eliminar.
Opciones de menú en Trello
Ahora que ya tienes un primer tablero creado veamos las opciones que te aparecen en el menú.
En la primera línea:
- Inicio (icono de la casa): llegarás a tu cuenta, en la que podrás crear más tableros. Lo veremos más adelante.
- Tableros: si tienes más de un tablero, te aparecerá el listado.
- Buscador
En la segunda línea te aparecen los datos del tablero en el que estés posicionado en este momento:
- Nombre
- Favorito: cuando necesites tener acceso preferente a un tablero pinchas en esta opción y te lo mostrará en las primeras posiciones
- Si es personal o está compartido
- Si es privado o público
- Usuario
- Invitar a nuevos miembros
Utilizar las plantillas en Trello
Trello te ofrece un recurso muy útil cuando creas un nuevo tablero: el uso de plantillas.
Al seleccionar la opción de “Empiece con una plantilla” se te abrirá la página de Templates de Trello, con infinidad de posibilidades para que elijas la que necesites en cada caso. Están perfectamente organizadas y categorizadas.
Estas plantillas han sido creadas por el propio equipo de Trello y por desarrolladores externos que ofrecen su conocimiento y experiencia a la comunidad.
Por lo tanto, puedes ahorrarte mucho tiempo haciendo uso de una de estas plantillas ya configuradas.
Una vez escogida la plantilla, pinchas el botón de “Utilizar plantilla” y ésta se te cargará con toda la estructura de origen.
Puedes modificar, editar, añadir y suprimir elementos como quieras.
Integraciones con otras herramientas
Los denominados Power-ups de Trello son integraciones con aplicaciones externas, que te facilitarán el trabajo.
De forma similar a lo que explicamos en el artículo sobre el uso de Slack, en Trello también puedes enlazar con otros programas: calendarios, unidades de documentos, programas de gestión etc.
La cuenta gratuita te permite una sola integración. Para configurar más tienes que cambiar de plan.
Al igual que en el caso de las plantillas, los Power-ups también tienen su propio espacio en la aplicación y están categorizados.
Planes y precios de Trello
Trello ofrece tres planes:
- Gratuito
- Más que suficiente para empezar.
- Tienes opción a crear tableros personales, listas y tareas ilimitados. Y 10 tableros de equipo.
- Te ofrece 10MB por archivo adjunto.
- 1 power-up por tablero.
- Business Class: 9,99$ usuario/mes
- En esta opción los archivos adjuntos pueden ser de hasta 250MB.
- Te ofrece personalizaciones en checklists, fondos y pegatinas.
- La mayor ventaja se produce para el trabajo en equipos, porque permite crear tableros de equipos ilimitados.
- Y ofrece mayores y más completas opciones en lo respectivo a las integraciones con Power-ups.
- Enterprise: 20,83$ usuario/mes para 100 usuarios.
- Los recursos de la opción Business Class pero aplicados para grandes equipos.
Aplicaciones Trello en diferentes versiones
Trello es una desarrollo multiplataforma. Esto quiere decir que te permite trabajar con la aplicación desde cualquier dispositivo, todos ellos sincronizados para que puedas incluso compaginar el uso entre diferentes tipos:
Cómo usar Trello desde la web
Puedes operar desde Trello.com directamente. Es compatible con Chrome, Firefox, Safari y Edge. Por lo que puedes gestionar tareas de manera sincronizada con otros usuarios sin tener que descargar la aplicación al escritorio.
Descargar Trello para PC y Mac
Si prefieres trabajar en local, pero igualmente sincronizado, tienes aplicaciones de Trello para sistemas operativos Mac iOS y Microsoft Windows.
App del gestor de tareas para smartphone
Asimismo, Trello también cuenta con aplicaciones para smartphone, tanto para la versión de iOS, como Android.
Trello es el organizador de tareas para empresas
Trello puede convertirse en la herramienta que necesitas para conseguir tus objetivos en tu empresa.
¿Por qué? Porque gracias al uso de Trello podrás gestionar tus tareas del día a día; las tuyas y las de tu equipo. Junto con un contador de tiempo forma una dupla de productividad y organización fantástica.
Planificar será una labor mucho más sencilla. Y más aún, comprobar el grado de cumplimiento de lo planificado también. Desde la tarea más pequeña hasta los grandes proyectos.
Recuerda que tú tienes que trabajar para cumplir los objetivos que te has marcado en tu negocio, pero tienes que enfocarte en las áreas que de verdad sean estratégicas.
La clave está en rodearte de un buen equipo de colaboradores y tú tener siempre la visión global y transformarte en el líder de tu negocio.
Aprovecha este tutorial de Trello y todos los recursos tecnológicos que te pueden ayudar.
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