Gestionar tu negocio online requiere mucho trabajo, esfuerzo y toda tu atención. A veces te parecerá que eres el director de un circo con muchas pistas, en las que siempre están sucediendo cosas.
Para muchos de nosotros, una que no suele gustarnos nada es la de la contabilidad y los impuestos. Y la facturación trae de cabeza a más de uno.
Cuando estamos arrancando con nuestro negocio digital ilusiona tener que emitir las facturas. Pero cuando el negocio crece – sobretodo si se basa en servicios recurrentes -, el número de facturas a hacer cada mes crecerá exponencialmente.
Ante esto, a veces nos sentimos como Dr. Jekyll y Mr. Hyde.
Todos necesitamos facturar (cuanto más mejor) y da gusto hacer facturas porque simbolizan el trabajo realizado; pero, a su vez, nos enfrentamos a ello con hastío y mala gana.
La aplicación de la que te voy a hablar hoy te facilita enormemente este trabajo.
Se llama Quaderno y si todavía no la conoces hoy empezarás a facturar con ella. Ya lo verás.
Qué es Quaderno
Quaderno es una aplicación de facturación para autónomos, freelance y pequeñas empresas. Con una interfaz limpia y sencilla, resulta muy fácil de usar.
Ese es precisamente el poder de Quaderno: agilidad que te hace ahorrar tiempo y te permite que la gestión de tu negocio fluya.
Agiliza enormemente el trabajo de facturación y la gestión de impuestos porque permite crear facturas, organizarlas, llevar un registro de pagos emitidos y recibidos; y así conocer en todo momento qué facturas has emitido, cuántas has cobrado y cuáles están pendientes.
Funcionalidades de Quaderno
Sacarás todo el provecho a Quaderno incluso cuando tengas ya un volumen considerable de facturas que emitir porque cuenta con unas características que la convierten en esencial para un negocio:
- Facilidad y agilidad para crear las facturas: tardarás segundos, literal, en hacer una factura.
- Facturas personalizadas: podrás incluir tu logo y todos los elementos personalizados que desees para que las facturas respeten tu imagen corporativa. Incluso podrás utilizar tu propia plantilla.
- Agenda de clientes: editarás los datos de los clientes una sola vez; no será necesario que por cada factura vuelvas a introducirlos a mano.
- Envío automatizado de facturas: muy útil para los casos en los que factures mensualidades fijas a tus clientes con recurrencia. El programa se encargará de hacer los envíos de forma automática.
- Gestión efectiva de las facturas: Quaderno indica el número que corresponde para cada nueva factura y así evitarás errores.
- Pagos online: la app permite cobrar las facturas mediante el sistema de pagos seguros de PayPal. Así, tus clientes podrán pagarte online con dos clics.
- Control de ingresos y gastos: Quaderno genera informes mensuales, trimestrales y anuales; y también sobre el IVA e IRPF, por lo que tener el control sobre tus ingresos y los gastos te resultará fácil.
- Crear presupuestos y gestionarlos directamente: Quaderno permite crear y enviar presupuestos para enviar online. A su vez, el cliente podrá aceptarlo directamente. Y, cuando el trabajo se dé por terminado, te permitirá convertir dicho presupuesto en factura.
- La app es un servicio en la nube: esto quiere decir que podrás acceder a Quaderno en cualquier momento y desde cualquier lugar con conexión a Internet. Eso de copiar un archivo Excel en diferentes unidades y tener que actualizarlo continuamente pasó a la historia.
Como ves, Quaderno es una app cargada de ventajas que te hará ahorrar costes (tiempo, gestión, papel, tinta…) y también a ser más efectivo y productivo en tu trabajo.
Veamos cómo se crea una cuenta en Quaderno.
Crear una cuenta en Quaderno
Para crear tu cuenta solo tendrás que pasar por cuatro sencillos pasos:
1. Aportar tus datos para registro
Puedes crear tu cuenta en Quaderno de dos formas:
- Usando tu correo electrónico.
- Conectando alguna de las aplicaciones integradas, como Stripe, PayPal o Braintree.
2. Establecer tu modalidad de impuestos
Te preguntará las cuestiones básicas sobre tus impuestos, para que queden guardadas en tu cuenta y no tengas que editarlas por cada factura:
- País
- Tipo de producto: digital o físico
- Si estás registrado en el VAT MOSS: es básicamente una ventanilla única donde podrás liquidar trimestralmente el IVA digital que hayas recaudado en tus ventas a otros países de la UE. En España, dicha ventanilla está gestionada por la Agencia Tributaria (AEAT).
- Si tu negocio tiene sede en la UE y no superas los 10.000 € anuales de venta de productos digitales a otros países de la Unión, puedes aplicar tu IVA local en todas tus facturas y no estás obligado a registrarte en el VAT MOSS.
3. Conectar la aplicación que uses para vender tus productos
Elige entre las diferentes opciones (Shopify, WooCommerce, Amazon, SendOwl…) o ninguna de estas.
4. Seleccionar la pasarela de pago que utilices
Stripe, Paypal, Braintree… o, de nuevo, ninguna de ellas.
Con esto ya estará creada la cuenta.
Como ves, Quaderno te ofrece la posibilidad de configurar tu cuenta para hacerlo todo a mano, en caso de que tus necesidades sean de momento sencillas, o pasar a la más extensa integración con aplicaciones de diferente tipo.
Opciones en Quaderno
El menú de Quaderno te ofrece una estructura para que todos los recursos y datos queden bien organizados.
En el apartado de documentos podrás recoger todos los datos o archivos referentes a tus ventas y compras.
VENTAS
Facturas, recibos, abonos, presupuestos y cobros recurrentes.
Podrás importar documentos de tipo .csv o conectar tu pasarela de pago.
Y para la facturación recurrente, podrás crear el registro de los datos.
Se trata simplemente de completar los campos básicos con los datos del cliente, el concepto, importe, fecha y ya estará listo para crear.
Puedes configurar la herramienta para que envíe la factura de forma automática en la fecha indicada.
En el apartado de compras, lo mismo: registrar gastos y recurrentes.
Podrás crear registros de gastos habituales.
CONTACTOS
Crear fichas de tus contactos o importarlas desde un archivo externo te automatizará el trabajo posterior.
PRODUCTOS
De la misma forma, crearás productos en la aplicación con sólo completar los datos de los campos que Quaderno te ofrece.
INFORMES
Quaderno te ofrece todo su poder para cruzar datos recogidos y ofrecerte así informes.
CHECKOUT
Podrás crear tus enlaces para integrar tus cuentas de Stripe o Paypal.
Y también crear cupones.
DESARROLLADORES
Si lo tuyo es el código, Quaderno te ofrece algunos recursos más, como Webhooks e integración con otras aplicaciones.
CONFIGURACIÓN
En este apartado, completarás los diferentes campos con todos los datos relativos a tu negocio. Podrás ajustar exactamente todas las funcionalidades a tus características propias, tanto los datos propios del negocio, como los referentes a los impuestos.
Datos del negocio
- Direcciones
- Preferencias
- Integraciones
- Usuarios
- Dominios
- Apariencia
- Etiquetas
- Traducciones
- Apps autorizadas
- Impuestos
- Identificaciones fiscales
- Tipos impositivos
Hacer facturas online con Quaderno
Este es el apartado más funcional y atractivo de la aplicación y el que aúna el resto de funcionalidades, el de poder hacer facturas directamente.
Para hacer una factura con Quaderno accede al apartado Documentos y ahí a Facturas.
Pinchando en el botón verde de la derecha con el literal +Crear factura se te abrirá la ficha para crear la factura.
Completarás los campos relativos a la factura que vas a crear, como:
- Número
- Fecha
- Cliente
- Contacto
- Divisa
- Conceptos
- Detalles del pago
Cuando termines deberás pinchar en el botón de “Crear factura”.
La aplicación te mostrará el resultado.
Pinchando en “Vista previa” te ofrecerá el borrador de la factura que acabas de confeccionar, tal y como se verá si la envías o descargas.
Pero, además, tienes otras opciones:
- Enviar
- Registrar pago
- Convertir en abono
- Adjuntar documento
- Imprimir
- Modificar
- Duplicar
- Convertir en recurrente
- Exportar a factura
- Bloquear
- Anular
- Eliminar
Como ves, las opciones que ofrece son muchas y resuelven prácticamente todas las necesidades de facturación que puedes tener en tu negocio.
Las facturas creadas te figurarán en el apartado Facturas. Siempre podrás pinchar en un registro concreto para editar su estado o cambiar algo.
En esta misma pantalla, te mostrará también el número de transacciones realizadas, los pagos recibidos y el importe pendiente de cobro.
Plantillas de Quaderno para hacer facturas online
Quaderno ofrece una galería con algunos modelos de plantillas creados que puedes reutilizar adaptándolos a tu gusto.
Para acceder tienes que elegir la opción Configuración y ahí Apariencia.
Podrás cargar tu logo corporativo y editar levemente la apariencia, como darle tu color a algunos detalles.
La aplicación te irá mostrando el resultado. Cuando termines, pulsas la opción guardar y Quaderno almacenará esa plantilla como propia para ti.
Incluso si cambiaras de plantilla en la galería, Quaderno también cargará tu logo y preferencias de color en el nuevo modelo.
Planes y precios de Quaderno
Quaderno ofrece cinco planes diferentes. Todos los planes incluyen:
- Gestión mundial de impuestos
- Emisión automática de facturas
- Quaderno Checkout
- Integraciones ilimitadas
- Informes de impuestos multicanal
- Alertas de impuestos internacionales
- Usuarios ilimitados
- Asistencia de primer nivel
Respecto a los planes y precios de Quaderno:
- Enterprise: para negocios que realizan más de 2.500 transacciones al mes. Con este volumen, Quaderno ofrece un presupuesto a medida.
- Growth: para proyectos que realizan hasta 2.500 transacciones al mes. 149 €/mes
- Business: negocios que realizan hasta 1.000 transacciones al mes. 99 €/mes
- Startup: hasta 250 transacciones al mes. Ideal para negocios como el tuyo. 49 €/mes
- Hobby: este plan no aparece reflejado con los demás y hay que buscarlo en la letra pequeña. Está específicamente indicado para pequeños negocios que realizan menos de 25 transacciones al mes y tiene un precio de 29€/mes.
Quaderno es el mejor programa de facturación online
Quaderno es la aplicación que necesitas para completar todas las necesidades de facturación de tu negocio.
Aunque tengas un contable en el equipo, Quaderno merece la pena.
Si piensas en el tiempo invertido en hacer facturas y gestionarlas, te merecerá la pena el desembolso mensual por tener cuenta en esta aplicación.
El eslogan de Quaderno es “Cuesta menos que tener un problema con Hacienda”. Y tiene toda la razón.
Tienes que pensar en tu negocio a futuro y la forma de hacerlo es buscar los recursos y herramientas que te ayuden a realizar las tareas sistemáticas de forma más fácil y ágil. Y una de ellas es esta.
Con una herramienta así ya puedes pensar en el siguiente escalón de sistematización de tu negocio.
¿Lo tienes claro?
Si estás confuso, te invito a ver esta masterclass gratuita sobre cómo captar clientes premium cada mes.
De esta forma, tu facturación se disparará y la inversión en Quaderno tendrá un gran retorno en tu bolsillo y la harás gustosamente.
