Hay varias claves para que los negocios digitales triunfen: la productividad es una de ellas y focalizar es otra.
Por un lado, se trata de sacarle chispas a cada hora empleada en el trabajo para que resulte rentable. Por otro, no perder el tiempo en tareas que nos roban las horas del día y que no aportan realmente al negocio.
Seguro que te pasa a menudo esta situación: trabajas muchas horas al día y desarrollas cientos de tareas en ese tiempo.
Sin embargo, si las analizas, a menudo sientes que se te ha ido el día sin que hayas desarrollado alguna actividad clave para la mejora del negocio. Te has pasado el día apagando fuegos.
De la larga lista de cosas por hacer has resuelto unas pocas. Y así día tras día.
¿Cómo resolver este problema?
Una de las herramientas más efectivas para ello es la matriz de Eisenhower.
Te ayudará a ordenar la carga de trabajo y dar prioridad a lo que de verdad importa.
¿Qué es la matriz de Eisenhower?
La matriz Eisenhower es una herramienta para la gestión del tiempo que analiza las tareas a realizar y las clasifica según su importancia y urgencia.
Lleva ese nombre por Dwight D. Eisenhower, general del ejército de los Estados Unidos de América y número 34 en ocupar la presidencia del país.
Eisenhower era conocido por su alto nivel de productividad y se ha convertido en caso de estudio para los investigadores del sector.
Uno de ellos, Stephen Covey recopiló las ideas de Eisenhower en su obra “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” y plasmó su método de trabajo en esta herramienta de priorización de tareas, la matriz de Einsenhower.
«Tengo dos clases de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes»
Dwight D. Eisenhower
¿Para qué sirve la matriz Eisenhower?
La matriz de Einsenhower es denominada también la caja de Eisenhower, la matriz de administración de tiempo o la matriz urgente/importante.
Se trata de un sencillo marco de trabajo en el que se ordenan las tareas y se priorizan según su urgencia e importancia.
Clasificar de esa forma las tareas te va a ayudar a focalizar en tu negocio de una forma efectiva, a planificar, resolver, priorizar y delegar.
¿Qué significa todo esto en la práctica? Estos son algunos de sus beneficios:
- Ser capaz de identificar y resolver las tareas que son realmente urgentes e importantes, que son clave para el negocio.
- Identificar las tareas que se pueden delegar en otros miembros del equipo o a colaboradores externos.
- Planificar las cuestiones que son importantes para el negocio, para que pueda seguir funcionando y mejore cada día.
- Revisar las tareas que se desarrollan o que surgen y que no son clave para el negocio, ni producen beneficio, pero sí consumen energía, tiempo y recursos.
- Ayudar a tomar la decisión de eliminar esas tareas.
¿Cómo funciona la matriz de Eisenhower?
La matriz de Eisenhower es una estructura simple, con la que te puedes poner en acción en unos minutos.
Se trata, como ya te he dicho, de poner orden y así definir preferencias.
El objetivo es terminar con las tareas que solo llevan a una pérdida de tiempo y que consumen energía sin aportar nada al negocio. Y priorizar las que de verdad son clave para el mismo y que o bien no se pueden postergar y es necesario ejecutar lo antes posible; o bien son igual de importantes, pero se pueden desarrollar con más tiempo.
El procedimiento para poner en marcha la metodología de la matriz de Eisenhower es sumamente sencillo y apenas necesitas lápiz y papel para desarrollarla.
La idea es que todas las tareas se pueden organizar en cuatro cuadrantes, cuyos ejes corresponden a la importancia y la urgencia:
- En el eje horizontal se establece el criterio de la importancia, una línea para lo importante y otra para lo no importante.
- En el vertical, el criterio de urgencia: una columna para lo urgente y otra para lo no urgente.
Así, tenemos los cuatro cuadrantes: importante u urgente; importante y no urgente; no importante y urgente; y no importante y no urgente.
Cómo hacer tu matriz de Eisenhower
Ahora que ya sabes lo que puedes conseguir aplicando la matriz de Eisenhower en tu negocio, pasemos a ponerla en práctica.
1. Establece tus cuadrantes
Coge lápiz y papel o abre un documento digital y comienza por dibujar tus cuadrantes según las indicaciones.
Recuerda:
- Importancia en el eje horizontal: importante / no importante.
- Urgencia en el vertical: urgente / no urgente.
2. Clasifica tus tareas y ubícalas en los cuadrantes
Aquí radica la clave de este método. Se trata de que identifiques las tareas que realizas a diario y las clasifiques según los cuatro parámetros.
Atención a lo que debes tener en cuenta para ubicar cada una de ellas en su respectivo espacio:
- Primer cuadrante: importante y urgente
En este espacio ubica todo lo que debe hacerse lo antes posible y que no puede delegarse a otra persona.
- Segundo cuadrante: importante y no urgente
Tareas que deben realizarse y que son clave para la empresa, pero para las que puedes tomarte más tiempo. Aquí se recogen las que implican investigación, las de desarrollo de estrategias a futuro, etc.
- Tercer cuadrante: urgente e importante
Actividades rutinarias que es necesario resolver, pero que no es imprescindible que las ejecutes tú en persona. Aquí se engloban las tareas que puedes delegar en otros miembros del equipo e incluso en colaboradores.
- Cuarto cuadrante: urgente y no importante
Tareas que te consumen tiempo y esfuerzo y que en realidad no te están aportando nada. Estas son robatiempos y directamente deberías pasar a eliminarlas de tu lista.
3. Reflexiona las tareas que vas a delegar
Como has visto, uno de los beneficios del método de la matriz de Eisenhower es que se desarrolla una forma de gestionar las tareas y el tiempo.
Ya te he comentado que en uno de los cuadrantes se recogen las tareas que, aun siendo urgentes e importantes, no deberás acometer tú obligatoriamente.
Las puedes delegar a otro miembro del equipo o a un colaborador externo.
Y este es un aspecto muy importante a cuidar por los negocios digitales: por supuesto que se trata de salir adelante con el trabajo, cómo no. Pero es necesario mirar a futuro y pensar cómo hacer crecer el negocio, cómo escalarlo.
Pero si estás atado al día a día del negocio, resolviendo asuntos y tareas urgentes pero no importantes, no podrás destinar la energía, el tiempo y los recursos necesarios para abordarlo.
Aquí radica la importancia de aprender a delegar tareas.
Es un cambio de mentalidad necesario para poder permitirte seguir soñando con el futuro de tu negocio.
4. Implementar la matriz Eisenhower en el equipo
La matriz de Eisenhower se aplica a las tareas de cada persona, pero también es posible gestionar con este método el trabajo de todo el equipo.
Es una buena forma de facilitar la comunicación de todos los asuntos relacionados con las tareas a abordar por todo el equipo y también marcar prioridades.
5. Focaliza en lo realmente importante para tu negocio
Con la matriz de Eisenhower ya has podido identificar las tareas prioritarias. Así, te será sencillo ordenar lo que debes hacer a diario y que no puedes postergar.
Pero, más allá de eso, te permitirá planificar y poder destinar la energía y tiempo necesarios para abordar cómo quieres llevar tu negocio al futuro.
Recuerda:
- Lo urgente e importante es lo primero que debes abordar al comenzar cada jornada. Podrás enfocarte así en una tarea roca, la más importante del día. Y resolverla.
- Las tareas importantes, pero no urgentes son para planificar, a pensar a futuro. Estas engloban las tareas relacionadas con la investigación, colaboraciones, planes a futuro, nuevos lanzamientos, etc.
- Las tareas urgentes y no importantes son las rutinarias que puedes delegar. Son las que no es imprescindible que las desarrolles tú en persona.
- Y las tareas ni urgentes ni importantes son las que debes eliminar.
Ejemplo de una matriz de Eisenhower
Pongamos un ejemplo concreto; imaginemos que eres un coach para empresarios y que ofreces tus servicios a través de Internet.
Vamos a completar tu matriz de Eisenhower, con algunas de las tareas que tendrás que ubicar en cada cuadrante:
- Primer cuadrante: importante y urgente
- Sesiones con tus alumnos.
- Revisar los datos sobre el día a día del negocio: nuevos alumnos, planes de contenido, cumplimiento de los plazos y objetivos de cada proyecto…
- Firma de acuerdos con empresas o marcas.
- Segundo cuadrante: importante y no urgente
- Nuevos cursos.
- Acuerdos a futuro con marcas y empresas.
- Infoproductos a desarrollar.
- Tercer cuadrante: urgente e importante
- Redacción de los contenidos del blog.
- Publicidad online.
- Edición de vídeos.
- Redacción de contenidos de los cursos.
- Campañas de email marketing.
- Organización de la agenda diaria.
- Cuarto cuadrante: urgente y no importante
- Revisión del correo electrónico corporativo.
- Atención de llamadas telefónicas.
- Organización de los materiales de trabajo.
- Revisión de los mensajes de móvil, aplicaciones, etc.
Un sistema tan sencillo como este puede ayudarte a poner orden en la gestión de tus tareas y las de tu equipo.
Y verás de manera clara en qué debes emplear ese tiempo y qué acciones debes dejar de ejecutar.
Por el bien de tu negocio, apúntate aquí.
