Tu máxima prioridad debería ser aquello urgente e importante.
¿Por qué? Porque seguro que te ha pasado esto y es un problema para tu negocio.
Cuando arrancas el día estás súper motivado, pero en nada de tiempo (20 o 30 minutos), te han llegado tantas cosas por hacer, que pierdes el foco: ya no sabes a qué dedicarte.
Si te pasa esto, necesitas una herramienta para tomar mejores decisiones, para saber lo que tienes que hacer hoy y lo que puedes planificar para más tarde, así como lo que debías tratar de eliminar o automatizar.
Te presento la matriz de Eisenhower.
La matriz de Eisenhower
Eisenhower ha sido presidente de Estados Unidos. Fue un hombre que produjo un montón de cosas durante su prolífica existencia.
Más allá de ser presidente de Estados Unidos, creó e impulsó NASA y muchas otras cosas.
Una de sus más útiles creaciones es la llamada matriz de Eisenhower. Él utilizaba esta herramienta para poder priorizar sus actividades principales.
Es una matriz muy sencilla. Su poder no reside en el gráfico sino en ponerlo en práctica. Así sabrás gestionar tus ocupaciones y peticiones en el día a día.
La matriz está compuesta por cuatro bloques distintos.
Tenemos por un lado las tareas importantes o no importantes: tareas importantes arriba y tareas no importantes más abajo.
En el eje horizontal, tenemos las tareas que son urgentes y no urgentes.
Vamos a tratar de ver un poco qué tenemos que hacer en cada uno de estos bloques.
Urgente e importante
Si nos topamos con una actividad que es importante y urgente, ¿qué tenemos que hacer? Ejecutar estas tareas.
Nosotros tenemos un sistema de planificación que es muy sencillo: el día antes, cuando cerramos el ordenador, planificamos el día siguiente.
Esto se llama planificar hoy mañana. Te permite identificar para mañana cuál va a ser lo que llamamos la tarea roca: la tarea que tienes que hacer primero para realmente ser productivo.
Nada más llegar al trabajo por la mañana, empezamos con esta tarea.
No entramos en el buzón de correo, a dispersarnos con solicitudes variadas, sino que empezamos por la tarea roca.
Esta tarea roja siempre debe tener esta doble característica de importante y urgente.
No urgente e importante
En esta misma línea de las tareas importantes, tenemos las tareas que son importantes pero no urgentes.
En este caso, ¿qué tenemos que hacer?
Es muy fácil, tenemos que planificar la ejecución de esta tarea, ya que no es urgente. A lo mejor podemos esperar un par de días antes de ejecutarla, así que vamos a planificar estas tareas y vamos a reservar un bloque de tiempo.
Debes asociar esta tarea a una fecha tope y también debes reservar en tu calendario -o en el calendario de la persona que vaya a ejecutar esto-, una serie de horas para asegurarnos que la tarea estará lista en la fecha que hayas propuesto.
Ambas cosas, planificación con una fecha tope y reservar bloques de tiempo para asegurarte que vas a poder ejecutar esta tarea.
No importante y no urgente
Ahora que hemos visto qué tenemos que hacer con las tareas importantes, vamos a abordar las tareas no importantes.
Aquí tenemos dos casos distintos. Si es no importante y además no urgente, lo que tienes que hacer es eliminar: no prestar atención a estas tareas, dejar que se mueran de por sí solas.
Ya sabes que hay muchas peticiones que cuando dejas pasar tiempo pierden protagonismo. En este caso es mejor no actuar y eliminar la tarea.
Por ejemplo, el típico correo electrónico que recibes de una newsletter que no lees desde hace mucho tiempo. Pues date de baja, esto es eliminar.
De esta forma no volver a sufrir este problema en tu agenda.
No importante y urgente
Segundo nivel de tareas no importantes, son las no importantes pero urgentes.
Estas tareas son tareas de menudeo, que son necesarias para las buenas operaciones de tu negocio. Lo que debías hacer es tratar de delegar estas tareas.
Yo sé que muy a menudo va a ser complicado para muchos de nosotros externalizar una tarea, pero si no puedes externalizar lo que debías pensar es en automatizar.
Podemos automatizar montón de cosas, por ejemplo, los pagos. Puedes enviar directamente tu dinero a una cuenta de ahorros, puedes hacer un montón de cosas de forma automática.
La automatización es una de las armas secretas que tienen todas las personas productivas.
Si no puedes contratar a alguien por ejemplo, a venir a hacer la limpieza en tu casa, quizás puedes automatizar una parte de este proceso comprando un robot aspirador.
Delegar y automatizar son dos accionar interesantes cuando tenemos que abordar tareas urgentes que son necesarias para las operaciones del día a día (de nuestra vida o de nuestro negocio) pero que no son muy importantes y que otras personas pueden hacer.
Si no es una persona, pues que sea un robot el que haga estas cosas.
Diferencia entre urgente e importante
Cuando tienes clara la matriz de Eisenhower, ya ves el panorama completo.
Los acciones de cada cuadrante son las siguientes:
- Urgente e importante: actuar.
- Importante y no urgente: planificar.
- No importante y urgente: delegar o automatizar.
- No importante y no urgente: eliminar.
Este es tu algoritmo metal que te ayuda a tomar decisiones.
Para llevarlo a la práctica, te recomiendo reservar las primeras horas de la mañana para ejecutar estas tareas roca, las que tienes que hacer: importantes y urgentes.
Además, durante ese periodo, deberías tratar de evitar entrar en los grandes agujeros negros de tiempo, como el correo electrónico.
No tienes que entrar 200 veces al día a mirar qué pasa en tu buzón. Date dos momentos al día, una vez por la mañana, una vez por la tarde para entrar ahí dentro.
Lo mismo ocurre con las redes sociales.
Te animo a desactivar todas las notificaciones de escritorio, todos los ruiditos en tu móvil, desactivar las vibraciones, los sonidos y todas estas tonterías que lo único que hacen es pedirte atención y hacerte perder el foco.
Además, estás educando tu cerebro a responder a estas solicitudes. Por tanto, cada vez que miras una fotito en Instagram, recibes tu chute de dopamina y estás feliz. Estás completamente enganchado.
El secreto para ser productivo es muy sencillo: el control de tu atención.
De hecho, es el secreto para la vida: ser capaz de filtrar lo que es la paja del grano en lo que escuchas y a quién otorgas tu atención, qué lees y qué consumes.
Y a partir de ahí, cuando tienes control y disciplina sobre tu atención, vas a ver cómo de repente -sobre todo cuando trabajas con esta matriz de Eisenhower-, vas a ser mucho más productivo en tu día a día.
Con lo cual te animo a poner en práctica todo lo que hemos visto. Es súper sencillo y vas a ver beneficios a muy corto plazo.
Vas a tener un plus de foco y de productividad en tu día a día.
Si quieres tener la misma claridad en tu negocio, te invito a registrarte en esta masterclass gratuita.
