Cómo hacer el proceso de selección en una empresa

Desarrollar el proceso de selección de equipo para una empresa no es una tarea ni fácil, ni mucho menos rápida.

Son muchos los factores que hay que considerar y en los que confluyen las necesidades de la empresa, la oferta del puesto, el perfil que se busca, abarcar cada una de las fases del proceso y el seguimiento de las contrataciones.

Como imaginarás, contratar personal para que complete el equipo de una empresa es un proceso que lleva tiempo.

No es algo que se pueda hacer de hoy para mañana. No, si lo que de verdad se pretende, es formar un buen equipo, cohesionado, con una estructura lógica, complementado y atraer talento.

Por lo tanto, hacer un proceso de selección implica mirar hacia dentro, tener clara la cultura de empresa y cómo se transmite.

Así que lo mejor es contratar despacio, tomarse el tiempo necesario.

Tómate el proyecto de contratar en tu negocio como algo a medio plazo, a lo que deberás dedicar 2 o 3 meses como mínimo.

Te cuento paso a paso cómo hacer un proceso de selección, con el método que seguimos nosotros mismos en Lifestyle al Cuadrado y La Transformateca.

Antes de empezar el proceso de selección

Para que el proceso de selección funcione bien, primero necesitas atraer al tipo de candidatos que te interesa para el puesto.

Esto significa que, antes de comenzar, debes hacer dos tareas fundamentales: preparar un buen brief de la oferta de trabajo y publicar un anuncio de empleo.

#1 REDACTAR EL BRIEF DE LA OFERTA

Esta tarea es clave para que, internamente, tengas claridad sobre el perfil que buscas en tu empresa; y, externamente, acerques solo a los candidatos adecuados.

Lanzar una oferta de empleo puede traducirse en cuestión de pocas horas en cientos de currículums que revisar, así que cuanto más específico seas con lo que necesitas mucho mejor.

Te interesa alejar a todos los que no cumplan con las características del puesto.

¿Cómo se crea el brief de la oferta del puesto?

Esto es lo que debe contener el brief de la oferta:

• Título: no te compliques y usa el nombre del puesto que necesitas cubrir. Por ejemplo: SEO Manager para La Transformateca.

• Descripción del puesto: cuenta en un par de párrafos en qué consiste el empleo, cuándo comenzaría la incorporación y qué tipo de contrato ofreces (jornada completa, colaboración freelance, etc.)

• Responsabilidades y tareas que se desempeñan: enumera las actividades que desarrollará el responsable.

• Requisitos que debe cumplir el candidato: hazlo también de forma esquemática para que se aprecien en un vistazo.

• Beneficios: tú decides si publicas la banda salarial del puesto o no, pero en cualquier caso sí debes destacar las ventajas (económicas o sociales) que suponga trabajar en tu empresa: suplemento por objetivos, seguro médico incluido, etc.

• Ubicación y horarios: si el puesto es en remoto, indícalo también en la oferta. No todo el mundo está dispuesto a hacer teletrabajo y te interesa que los aspirantes estén de acuerdo con esta cultura desde el primer momento.

• Descripción de la empresa: explica a qué se dedica tu negocio y cuál es su filosofía.

• Instrucciones para solicitar el puesto: ¿Qué deben hacer los interesados? Señala una forma de contactar para entrar en el proceso de selección. También puedes explicar las diferentes fases que deberán superar los candidatos.

#2 DIFUNDIR EL ANUNCIO DE EMPLEO

Cuando ya tengas listo el brief, es momento de publicarlo para que llegue lejos y puedas empezar a recibir solicitudes.

No te olvides de tu audiencia. Anuncia el empleo a tu lista de seguidores, cuéntalo en tu blog y en las redes sociales. Seguro que tienes potenciales candidatos muy cerca de ti.

Además, conviene que lo publiques en LinkedIn, la mayor red social profesional.

Otra opción es utilizar alguna plataforma específica de rectruiting. En nuestro caso, usamos Breezy.

Criterios de selección de personal

Aquí entra en juego tu cultura de empresa, lo claro que tengas dónde quieres llegar y cómo quieres hacerlo.

Si esta parte no la tienes bien definida, difícilmente podrás especificar de qué personas te quieres rodear en el camino, quiénes quieres que te acompañen.

La importancia de elegir bien a la gente que te rodea es crucial para conseguir el éxito.

Un criterio es un requisito para lograr un objetivo.

Aquí entran en juego los relativos al trabajo a desempeñar y los que tienen que ver con las competencias.

Las competencias son las características demostrables de un trabajador que le permiten desempeñarse en su puesto de trabajo.

Por lo tanto, tú, como contratante, tendrás que especificar qué competencias solicitas a los candidatos para ocupar el puesto ofertado.

Esas competencias exigidas conformarán los criterios de selección del personal para el puesto.

Veamos algunas de las que hoy día más se tienen en cuenta.

Vocación de servicio 

Cuando alguien tiene el convencimiento y la pasión por ejercer una actividad profesional se dice que tiene vocación.

Por otra parte, la idea de servicio en un sentido general se refiere a la acción de servir, a mantener una actitud de empatía hacia los demás. 

Consecuentemente, el concepto de vocación de servicio se refiere a la inclinación profesional orientada a satisfacer las necesidades ajenas.

Orientación a resultados 

Se refiere a que el desempeño de las tareas vayan en consonancia con un determinado objetivo.

En este punto, es importante una amplia visión de conjunto y conocer al detalle los procesos que conducen hasta una determinada meta.

Las acciones y decisiones que se tomen en cada fase deberán ir encaminadas a la consecución de los objetivos marcados.

Aquí es determinante que en cada fase se hayan establecido previamente hitos e indicadores de control y se hayan realizado análisis y mediciones.

No puedes exigir unos objetivos a terceros si previamente no has establecido cuáles serán los puntos de control de nivel de cumplimiento de éstos y cómo se han ido cumpliendo antes.

La orientación a resultados también está relacionada con la capacidad que tienen los profesionales de mejora continua en su trabajo y la búsqueda de la excelencia.

No se trata de cumplir con los objetivos mínimos, sino que siempre se busca la mejora.

Trabajo en equipo

Este factor es importante, cuando las tareas se realizan por más de un perfil o profesional.

El trabajo de cada miembro del equipo es importante en sí mismo y también en la colaboración en conjunto para conseguir cumplir con los objetivos marcados.

El trabajo en equipo es una habilidad relacional de las denominadas soft skills, que se complementa con otras más específicas, como la empatía o la comunicación.

Compromiso ético

Trabajar en equipo significa desarrollar acciones entre diferentes personas que comparten un interés común.

Adquirir un compromiso ético en el trabajo supone velar por el bien común y no actuar con conductas que puedan significar una contraposición en los objetivos comunes, ni la búsqueda del bienestar personal por encima del resto.

Estas competencias transversales se complementan con otras más específicas:

Liderazgo 

Aunque en principio parezca que liderazgo y trabajo en equipo son conceptos antagónicos, en realidad son complementarios.

El verdadero líder es el que es capaz de transmitir la visión de la empresa y motivar a su equipo, impulsando y respetando los talentos de cada uno de los miembros, para conseguir que den lo mejor de sí mismos.

Visión estratégica

Sobre todo está enfocada a los puestos de responsabilidad dentro de la empresa.

La visión estratégica se traduce en la capacidad de mirar a largo plazo, tener en cuenta el contexto y adaptarse al entorno antes que nadie para conseguir sacar ventaja competitiva. 

Planificación y Organización

Desde hace unos años, afortunadamente, se está desterrando la idea de que los miembros de un equipo deben recibir las órdenes de trabajo específicas del líder o dueño de la empresa.

Hoy, y más en el entorno digital, en el que a menudo se trabaja en remoto y los miembros del equipo no comparten ni siquiera espacio físico, la capacidad de planificación y organización es básica. 

Desde la perspectiva del contratador, se valora positivamente que los trabajadores del equipo sean capaces de fijarse sus propios objetivos para conseguir cumplir con las tareas asignadas en plazos y también en presupuesto.

Mejora continua

Los buenos profesionales no solo trabajan para cumplir las tareas y cubrir el expediente.

Además de hacerlo a tiempo, se preocupan de mejorar de forma sistemática, para poder desarrollar sus talentos dentro del equipo y aportar valor. 

Se acabó la idea de los trabajadores que pretenden ser funcionarios y calentar la silla esperando que termine la jornada laboral.

Comunicación efectiva

Un equipo que se comunica entre sí de forma efectiva es el que lo hace de manera asertiva y colaboradora.

Se trata de ser empáticos y tener en cuenta el trabajo de las demás personas, sacar partido de los talentos  y capacidades de cada uno de los miembros y trabajar para que todo sume.

Todos los trabajadores son importantes, cada uno en su rol y con sus tareas.

Proactividad y autonomía

Hoy en día son criterios que también se valoran muy positivamente.

Que los trabajadores sean capaces de trabajar de forma autónoma cuando sea necesario, pero siempre teniendo en mente los objetivos como equipo y de la empresa. 

Y, a su vez, que también tengan un comportamiento proactivo, que se adelanten y propongan, que tengan previsión ante los cambios y reaccionen.

De todas ellas, tú tienes que establecer tus prioridades y las cuestiones que son determinantes para tu actividad, negocio y equipo.

Fases del proceso de selección en una empresa

Y ahora sí, vamos a definir paso a paso el como hacer el proceso de selección. Si apostamos por hacerlo largo, dividido en 6 fases es por dos razones principales:

• Ningún candidato que no esté verdaderamente interesado en el puesto se somete a un proceso tan complejo como este, así que haz una criba antes de empezar.
• Es fundamental ser minuciosos a la hora de valorar las aptitudes de alguien que va a pasar a formar parte de tu empresa.

«Leer el currículum, hacer simplemente una entrevista y esperar acertar con tu decisión es una lotería».

Eso sí, es fundamental que antes de lanzar la oferta hayas definido los plazos de cada fase para que no se eternice. Dicho esto. ¡Vamos allá!

#1 EL CUESTIONARIO INICIAL

Lo habitual es pedir el currículum para entrar en el proceso de selección, pero nosotros te recomendamos ir un paso más allá.

En lugar de recurrir al clásico CV, puedes pedir que rellenen un cuestionario personalizado que te permita conocer exactamente la información que te interesa.

Puedes incluir algunas preguntas abiertas (cuéntanos tu experiencia profesional) y otras cerradas (¿cuáles de estas herramientas conoces?).

Otra opción es pedir el currículum clásico y hacer un cuestionario complementario más breve, preguntando por aspectos que suelen quedar fuera de este documento y que pueden ser relevantes para el puesto.

Por ejemplo, si el trabajo que ofreces es en remoto podrías preguntar: “¿has teletrabajado alguna vez?”.

Este cuestionario lo puedes gestionar con herramientas tan sencillas como Typeform o Google Forms.

Date al menos dos semanas para recabar toda esta información, cerrar la recepción de candidaturas y seleccionar a los mejores currículums.

En esta fase 1 vas a tener un gran número de solicitudes para estudiar.

Cuando hayas decidido…

• Envía un e-mail a los seleccionados con las instrucciones de la fase 2 y el plazo que tienen para completarla.
• Envía también un e-mail a los descartados, dándoles las gracias por participar.

#2 EL VÍDEO DE PRESENTACIÓN

Seguimos avanzando en el proceso. En la segunda fase, pide a los candidatos seleccionados que envíen un breve vídeo de presentación (entre 1 y 2 minutos) contando quiénes son y por qué quieren trabajar contigo.

Estos vídeos te ayudarán a detectar posibles candidatos tóxicos y también a valorar algunas cualidades importantes en según qué puestos (capacidad de comunicación, originalidad, etc.).

Dales una semana de plazo aproximadamente para enviarlo y resérvate 3 o 4 días más de margen para comunicar la decisión.

Cuando la tengas, haz lo mismo que en caso anterior: avisa tanto a los que hayan pasado la prueba, como a los que no.

#3 EL CUESTIONARIO EN PROFUNDIDAD

El siguiente paso sería hacer un cuestionario en profundidad para evaluar las capacidades técnicas y conocer mejor personalmente a los aspirantes.

Pregunta por cuestiones relativas al puesto y plantea situaciones hipotéticas para saber cómo actuarían (¿qué harías si…?).

Además, incluye algunas preguntas relacionadas con la cultura de tu empresa. Así podrás saber si vuestros valores están alineados.

De nuevo, puedes dejar una semana de plazo aproximadamente para completar el cuestionario.

Una vez que lo evalúes informa a los seleccionados y a los que no lo hayan sido.

#4 LA ENTREVISTA PERSONAL

Esta es una de las fases más importantes y complejas de todo el proceso. De hecho, hemos decidido abordarla de forma específica en la edición 5 de Objetivo Knowmada, nuestra revista para emprendedores.

Te recomiendo que la descargues gratis aquí y la leas con calma.

En la fase anterior, deberías haberte quedado con 5 o 6 seleccionados a los que entrevistar, como mucho.

Tras las citas cara a cara con ellos, elige a 3 y descarta a los restantes.

#5 LAS REFERENCIAS EXTERNAS

En la penúltima fase, es momento de obtener validaciones y referencias externas.

Pide a los seleccionados que te pongan en contacto con dos personas que hayan trabajado con ellos y otras dos con las que tengan una relación personal.

Haz un breve cuestionario a las 4 preguntando por las mejores cualidades del candidato, los peores defectos y el por qué lo recomendarían para el puesto.

Sus respuestas te servirán para contrastar las impresiones que tuviste en la entrevista.

Normalmente, esta no es una fase para descartar a nadie, sino simplemente para reafirmar tus decisiones.

#6 EL TRIAL

Por último, los 3 candidatos que hayan pasado a la fase final (2 si decidieras eliminar a alguno tras las referencias externas), deberían hacer una prueba de trabajo real.

Contrátalos durante una semana (pagada) y propón determinadas actividades de su puesto, para comprobar qué son capaces de hacer y en cuánto tiempo.

Verlos en acción te dará la claridad y seguridad definitiva para elegir a un candidato final.

Ejemplo de selección de personal 

Como te he contado, en Lifestyle al Cuadrado y La Transformateca realizamos nuestros procesos de selección a través de la plataforma Breezy.

Te voy a mostrar con un ejemplo práctico cómo lo hacemos.

Entra en nuestro perfil en la plataforma para que puedas seguir lo que te cuento.

Como ves, nuestra misión, valores, información detallada sobre la empresa y cultura de empresa queda visible y clara haya o no una oferta de empleo activa.

Es una forma de asegurarnos que quien opta a trabajar con nosotros sabe lo que somos, lo que hacemos y puede comprobar si esto casa con su idea de plan laboral.

Por mostrarte un ejemplo de lo que puede ser una oferta laboral para ampliar equipo, aquí tienes una simulación que te puede servir de orientación.

Buscamos asistente virtual con perfil de gestión de proyectos.

• Descripción del puesto.

En TKMAX buscamos un asistente virtual con perfil de gestión de proyectos que nos ayude a gestionar los proyectos que tenemos en marcha y a crear nuevos.

La incorporación sería a comienzos del mes de octubre y el puesto ofrecido es a jornada completa, con un contrato fijo, tras un periodo de prueba de seis meses.

La jornada laboral se desarrollará en nuestras oficinas de Barcelona. 

• Responsabilidades y tareas

Como Asistente Virtual, serás la mano derecha de nuestro coordinador general. Trabajarás mano a mano con él y pasaréis mucho tiempo juntos, por lo que necesitamos comprobar que encajas en el trabajo diario con tu superior y el resto del equipo.

Tu principal tarea consistirá en hacer funcionar el negocio, como si el coordinador no estuviera.

Necesitamos tu ayuda para que éste se pueda centrar en tareas estratégicas, que tengan que ver con el crecimiento del negocio. Y mientras tú te encargarás de la parte táctica del día a día. Que el negocio siga funcionando y, por supuesto, que te adaptes a los cambios. 

En TKMAX probamos nuevas tácticas, ideas y herramientas a diario. Necesitamos que no te de miedo el cambio, que lo asumas.

Junto a todo esto, estas serán algunas de las tareas que desarrollarás en tu jornada laboral:

Gestiones administrativas y de facturación

• Hacer facturas
• Gestionar la cuenta de ingresos y gastos
• Hacer pagos 

Gestión de correo: mensajes, respuestas, incidencias…
Prestamos gran atención al cliente y a los usuarios al general, por lo que los mensajes deben ser respondidos en un plazo máximo de 24h.

• Correos de soporte
• Mensajes de seguidores
• Gestión de propuestas, peticiones, etc.

Gestión y relación entre los miembros del equipo y colaboradores
Ese aspecto también es básico para nosotros.
Contamos con equipo deslocalizado y muchos colaboradores fijos no acuden a trabajar a nuestra sede. Además, también trabajamos algunos días a la semana en remoto.

Tu trabajo consistirá en tener abiertas las vías de comunicación con todos ellos y atenderlos.

Para ello utilizamos diferentes herramientas digitales, como Slack, Trello, Kanban, etc.

Gestión de la agenda del coordinador general

Citas, viajes, reuniones, etc. También peticiones de asistencia a eventos, charlas, conferencias, etc.

Gestión y selección de proveedores

Buscar y seleccionar los mejores proveedores y mantener la relación diaria con ellos. 

Organización de eventos 

Gestionar y colaborar con el resto del equipo en la organización de eventos del sector. 

Reservas, asistentes, locales, producción del evento…

• Requisitos 

La persona que trabaje con nosotros tiene que cumplir una serie de requisitos imprescindibles:

• Organizada
• Apasionada por la tecnología
• Actitud proactiva y resolutiva
• Autónoma para el trabajo
• Habilidades para la comunicación oral y escrita
• Orientación a resultados
• Compromiso ético
• Manejo de WordPress, Facebook, Business Manager y Active Campaign nivel avanzado.

• Beneficios. 
  • Horario flexible. Tú te marcarás el horario de entrada y salida. Te pedimos estar en las oficinas en unas horas determinadas al día para poder reunirnos, entrevistas, etc.
  • Teletrabajo. Tres días por semana trabajamos en remoto, desde casa o desde donde queremos. Sin explicaciones.
    Dos días acudimos todo el equipo a las oficinas del centro de Barcelona para estar juntos, realizar reuniones, formaciones, entrevistas, etc.
  • Formación.
  • Sueldo competitivo. Sabemos que lo que pedimos no es fácil de encontrar, pero estamos dispuestos a pagar por el talento y adaptarnos a lo que el candidato ideal solicite.

• Ubicación. 

Como te hemos explicado, combinamos el trabajo presencial en nuestras oficinas de Barcelona y en remoto, desde donde quieras.

• Instrucciones para solicitar el puesto y desarrollo del proceso de selección. 

El proceso de selección se desarrollará en varias fases, en las que iremos seleccionando los candidatos que pasan a la siguiente.

Te mantendremos informado de todo el proceso hasta la fase en la que tu candidatura siga en el proceso.

1. Cuestionario inicial.

Si lo que has leído hasta aquí te interesa, pincha en el enlace para contestar las preguntas de este primer cuestionario.

Accede al cuestionario aquí. El plazo para completar el formulario termina el 26 de julio, a las 20:00h.

2. Vídeo y cuestionario en profundidad

Si pasas a la siguiente fase te pediremos dos cosas más:

• Enviarnos un breve vídeo en el que te presentes y nos cuentes por qué quieres trabajar con nosotros y qué aportarías a la empresa.
• Responder a un cuestionario más extenso con el que queremos conocerte mejor. 

3. Las entrevistas

Pasarán a esta fase 5 candidatos. Y si llegas aquí te propondremos realizar dos entrevistas, con diferentes miembros de nuestro equipo. Son personas con las que tendrás que trabajar mano a mano en caso de ser seleccionado.

4. Petición de referencias

Te pediremos que nos des la referencia de dos personas que hayan trabajado contigo, para que podamos contrastar ciertas cuestiones.

5. Prueba en situación real

Elegiremos a los dos últimos candidatos y contrataremos a esas dos personas por un periodo de un mes.

Si llegas a esta fase, durante estas cuatro semanas trabajarás en situación real y te enfrentarás a las cuestiones del día a día. Comprobaremos así si eres capaz de llevar a cabo las tareas y también a ti te servirá para saber si de verdad quieres trabajar con nosotros.

¿Te animas? ¡Estamos esperándote!

«Si quieres ir rápido camina solo, si quieres llegar lejos ve acompañado»

¿Preparado para construir tu equipo?

Quizá estés pensando en hacer un proceso de selección de personal para tu empresa pero no te decides a hacerlo porque hay demasiadas fluctuaciones en tu facturación.

Aquí te explico cómo atraer clientes de forma recurrente.