Dos de los principales recursos de una empresa son el tiempo y el dinero. Y la gestión del primero influye directamente en el segundo. Así que deberías usar un contador de tiempo para tus tareas.
¿No te convence? Respóndeme a unas preguntas:
- ¿Sabrías decirme cuánto tiempo te lleva un tipo de tarea que realizas todos los días?
- ¿Podrías especificar cuánto tiempo necesitas para una labor concreta?
- ¿Conoces exactamente en qué emplean las horas y cómo los colaboradores de tu equipo?
- ¿Controlas el tiempo exacto que dedicas a cada cliente al día y eres capaz de valorar si esa dedicación se ajusta a lo que vas a facturar?
Si la respuesta es sí, te felicito; vas bien.
Pero si has contestado que no, estás perdido: no tienes ni idea en qué se te van las horas.
¿Y así cómo pretendes conseguir tu libertad y conseguir escalar tu negocio al siguiente nivel? Esta no es la forma.
Para conseguir el éxito en tu negocio, escalar y así poder vivir libremente (salir de la rueda del hamster), necesitas tres cosas: crear un sistema, ser disciplinado y, como consecuencia, ser productivo.
La base para poder poner en marcha el engranaje que te haga triunfar se basa en aprovechar el tiempo. Tus horas – y las de tu equipo – valen oro y les tienes que sacar el máximo rendimiento.
Porque no te puedes permitir ni procastinar y perder un tiempo valioso, ni tampoco estar atado al trabajo durante todo el día porque no te da tiempo a terminar todas las tareas.
¿Cuál es la solución? La respuesta a todos estos problemas pasa por conocer exactamente a qué dedicas el tiempo. Así, podrás valorar mejor todos los aspectos, tomar medidas para evitar las fugas y enfrentarte a los ladrones de tiempo… y desterrarlos para siempre.
De esto te voy a hablar en este artículo. Te voy a mostrar la herramienta que te ayudará precisamente a controlar cada minuto de tu actividad.
Se trata de Toggl y en este tutorial te muestro cómo funciona.
Qué es Toggl
Imagina que al iniciar cada tarea pones en marcha un cronómetro, que paras al finalizarla y apuntas el tiempo invertido. Es una estupenda muy eficaz manera de controlarlo, ¿verdad? Pero no resulta práctica.
Esto mismo es lo que hace Toggl por tí: mide exactamente el tiempo invertido en cada tarea que le indiques. Así de sencillo y así de eficiente.
Toggl es un contador de tiempo.
Se trata, además, de una forma no sólo de controlar y monitorizar el tiempo empleado por tí, sino también por tus empleados o colaboradores. No se trata de hacer de policía; se trata de ser eficiente y conseguir ser cada vez más productivo.
Veamos cómo funciona en la práctica.
Instalar Toggl
Toggl te ofrece diferentes alternativas para su uso, todas muy fáciles e intuitivas en su manejo.
Tutorial de la versión de escritorio
Toggl es un servicio basado en la nube y por lo tanto sólo necesitas un navegador de Internet.
También cuenta con aplicaciones nativas, por si prefieres descargarlo a tu ordenador y trabajar en local. Cuenta con versiones diferentes:
Trabajes con Mac, Windows o Linux, sólo tendrás que descargarte el archivo ejecutable y pinchar en el archivo según tu sistema operativo.
Verás que inmediatamente te aparecerá la pantalla de inicio de sesión o creación de cuenta, a la que pasaremos en seguida.
Y ya está; la aplicación ya estará instalada.
Cómo usar la extensión para Chrome y Firefox
Toggl también ofrece una extensión de Google Chrome, si te resulta más fácil para trabajar.
Instalarás la extensión correspondiente y llegarás a la pantalla de inicio de sesión, como en el caso anterior.
Veremos enseguida cómo activar la cuenta y empezar a trabajar.
Aplicación para smartphone
Toggl cuenta con aplicaciones para iOS y Android.
Crear una cuenta Toggl
Un minuto es lo que te llevará crear una cuenta en Toggl; puestos a medir el tiempo, también el registro tiene que ser rápido.
Puedes crear la cuenta de dos formas:
- Con tu cuenta de Google o Apple
- De manera manual, con un correo electrónico y creando una contraseña
Y ya está; ya puedes empezar a medir.
Cómo funciona Toggl
Echemos un vistazo a las opciones que te ofrece el contador de tiempo Toggl.
En la parte izquierda tienes el menú de opciones, que se divide en dos grandes bloques: Analyze y Manage.
Analyze
Como el término indica, se refiere a los datos resultantes de las mediciones realizadas.
- Reports
Para ver los informes de datos recogidos, que puedes combinar con filtros.
- Insights
Específica para cuentas de empresa, ofrece datos de conversión de los proyectos y/o miembros del equipo.
- Configuración
Podrás dar acceso a miembros de tu equipo para que vean los resultados e incluso creen proyectos.
En este apartado también tienes accesibles tus datos de facturación.
Manage
Este es el corazón de la aplicación. Aquí puedes:
- Crear proyectos
- Clientes
- Equipo
- Etiquetas
Es una forma organizada de recoger los datos y después poder analizarlos para obtener conclusiones.
Todas las opciones se crean de la misma forma:
- Pulsas la opción en la parte superior derecha
- Asignas un nombre al proyecto o cliente
Y ya lo tienes listo para empezar a trackear el tiempo empleado en tus tareas.
Toggl es un contador de tiempo para tus tareas
Para empezar a medir el tiempo empleado en una tarea determinada solo le tienes que asignar un nombre en la parte superior de la pantalla, donde te pregunta What are you working on? (¿En qué estás trabajando ahora?).
Edita el nombre, por ejemplo “blogging”, y automáticamente te lanzará a la parte derecha superior de la pantalla, por si deseas editar las categorías de esa tarea.
El controlador de medición es el universal: icono verde de play para empezar a grabar e icono rojo de parada para suspender el trackeo.
Cada vez que crees un registro de medición podrás pinchar en el nombre y categorizarlo para asignarle a qué proyecto corresponde y etiquetarlo.
Como ves en el ejemplo, hemos creado la tarea de “blogging” y la hemos asignado al proyecto “La Transformateca”. En la parte derecha nos indica el tiempo empleado en dicha labor.
Una curiosidad: cuando tienes la aplicación activa en modo de trackeo, la ventana del navegador te muestra el tiempo en todo momento.
Medir el tiempo de varios proyectos en Toggl
Cuando tengas más de un proyecto creado en Toggl, lo único que tendrás que hacer será colocarte en la línea de dicho proyecto y, en la parte derecha, pulsar el icono de play verde para que empiece a registrar.
Gestionar el tiempo con los informes de Toggl
Paramos el cronómetro, ¿qué pasa entonces?
Se dejan de registrar los tiempos empleados en las acciones y podemos ver los datos recogidos.
Aún cuando utilices Toggl en la cuenta básica gratuita, los datos que te ofrece te servirán para conocer en qué has empleado el tiempo.
Precios y planes de Toggl
El contador de tiempo Toggl ofrece cuatro planes:
- Basic free: gratuito hasta cinco usuarios para mediciones simples.
- Starter: medición e informes simples. Pago por usuario de 9 USD/mes
- Premium: para necesidades de equipos. Pago por usuario de 18 USD/mes
- Enterprise: específico para grandes proyectos, con un presupuesto a medida.
¿Cómo puede ayudarte Toggl en tu negocio?
Como ya te he explicado al inicio, es básico saber en qué empleas cada minuto. Tuyo y de tus colaboradores.
Controlar este aspecto te ayudará a gestionar bien tu negocio online y elevar tu negocio al siguiente peldaño.
¿Por qué? Aquí algunas razones:
- Sabrás cuánto tiempo dedicas a cada tarea.
- Podrás monitorizar las diferentes tareas que realiza tu equipo y tomar decisiones sobre nuevas contrataciones, reasignación de tareas…
- Conocerás en qué tarea es más eficiente cada miembro de tu equipo.
- Sabrás identificar de manera clara qué proyectos y/o clientes son los más rentables.
- Podrás establecer plazos y deadlines para las tareas de manera más objetiva.
- Afinar con las tarifas para tus proyectos te resultará mucho más sencillo.
- Destinar tiempos, y saber cuántos, dedicarás al desarrollo de nuevos proyectos estará a golpe de ratón, con sólo revisar los informes.
Son unas cuantas razones como para decidir que te debes poner en marcha ya y no perder ni un minuto más.
¿Quieres llevar tu negocio al siguiente nivel? Empieza por una pequeña acción: mide el tiempo exacto que destinas a cada tarea.
Una vez que lo pruebes, te preguntarás por qué no lo has hecho antes.
