Cómo ser más productivo en el trabajo

Cómo ser más productivo
¡Puntúa este artículo!
(Votos: 4 Promedio: 5)

Muchos estamos ocupados, pero no terminamos de producir.

Me acuerdo de una conversación con una de mis colaboradoras en un meeting de Feedback, que organizamos de forma periódica.

“Nunca he tenido un jefe tan productivo” me dijo Nuria. Con una mezcla de admiración y de horror. “Flipo con lo que eres capaz de sacar en un día”.

Lo que había que interpretar entre estas palabras es: “No sé si estoy a la altura del reto que me has asignado”.

“No te preocupes”, le respondí, “si quieres, te voy a enseñar mi método”.

He decidido plasmar aquí lo que me hubiera gustado saber hace 25 años, cuando empecé a trabajar con muy buena actitud pero sin apenas competencias.

Diferencia entre eficacia, eficiencia y productividad

Necesitamos aclarar un par de conceptos antes de empezar:

¿Qué es la eficacia?

Es la capacidad para llegar a las metas propuestas o al resultado esperado. El coste para lograrlo no se contempla en la eficacia.

¿Qué es la eficiencia?

La eficiencia es el uso mínimo de recursos para llegar a una meta. La idea base es gastar menos, llegando al resultado esperado.

¿Qué es la productividad?

La productividad es la unidad de medida de una persona o un conjunto de personas (organización) hacia los objetivos marcados. Dicho de otro modo, es la ratio entre lo producido y los recursos disponibles.

¿Qué es la productividad personal?

Es la ratio entre lo que produce una persona y los recursos que usa (su tiempo, dinero). La medida se aplica a escala del individuo.

Hay que ser primero eficaz, para luego ser eficiente y así aumentar la productividad.

Estas definiciones son importantes, porque mucha gente suele confundir la productividad con la ocupación.

Puedes tener a una persona trabajando 10 horas al día en cosas casi irrelevantes para un negocio.

Esta persona no rinde, porque no es eficaz.

El extraño secreto de la gente altamente productiva

Estas personas han domado su energía vital.

Tienen mucha energía y se desgastan poco.

¿Cómo lo hacen?

Horarios & Vida fuera del trabajo

Tienen horarios de trabajo estrictos y una vida después de trabajar.

Se ha demostrado que trabajar menos tiempo aumenta la productividad. Porque rindes más con altos niveles de energía.

Después de 6 horas de trabajo, la productividad va cayendo en picado.

Deja de trabajar 60 horas a la semana.

No lleva a ninguna parte.

Tienes que cambiar tu modus operandi actual, porque, aunque seas eficaz hoy, no eres eficiente.

Comida sana

Es la gasolina de tu cuerpo.

Huye de la comida procesada y los azúcares.

Prepara tu comida. Cómela sin prisas. Disfrútala.

Come un poco de todo, nada en exceso.

La comida basura es un agujero negro de energía en el momento de la digestión.

Tu energía diaria es finita. O se va para tus neuronas o se va para tus intestinos.

¡Tú eliges!

Sueño

8 horas de sueño al día. No necesitas más, pero no puedes ir a tope con menos.

Debes sentirte descansado por la mañana, signo de una cantidad de sueño profundo suficiente.

El sueño es la recarga energética cotidiana… y seguramente una de las facetas peor cuidadas de tu vida.

Si duermes mal, empieza por arreglar tus noches.

Monitoriza tu energía

Somos humanos.

Hay días en los que te sentirás peor que otros.

Escúchate. Exígete menos.

Si enfermas, descansa.

Aprende a sacar el máximo que puedas de tus niveles de energía del día.

Intervalos cortos & Mini Descansos: la técnica Pomodoro

Es la técnica pomodoro.

Eficaz para los novatos muy dispersos.

Arranca una tarea, a los 25 minutos, levántate un par de minutos y desconecta.

Y vuelve a la tarea.

Cada 4 pomodoros, haz una pausa más larga

No solamente te hace más productivo, si no que también mejoras tu salud, porque deberías andar unos 10.000 pasos cotidianos y mover la piernas cada hora, más o menos.

Cómo ser más productivo en 9 pasos

He aquí mi método en 9 pasos para disparar tu productividad:

1. Tener Claridad

Es un tema especialmente importante, por ejemplo, para un emprendedor. Si no sabes lo que tienes que hacer, tienes un problema mayúsculo. Y emprender a menudo se trata de explorar territorios desconocidos.

Nadie cuestiona la actitud de un emprendedor, y en muchos casos, tampoco su esfuerzo, a menudo gigantesco.

Pero es clave conocer los pasos que llevan a uno hacia sus metas.

Sin claridad, hay dispersión y desgaste.

Lo primero que deberías aclarar antes de agitarte es el sistema que te va a llevar a tus metas, casi por inercia. Empieza por ahí, si no vas a asignar tu tiempo a proyectos que no impactan tu cuenta de resultados.

Es el caso del emprendedor digital que se transforma en un redactor web y escribe todos los días – y espera clientes, o se transforma en un técnico de WordPress, a coste del tiempo que podría dedicar a la captación de clientes.

2. Planificar

Todo arranca de una visión a 3 años anclada en el qué más que en el cómo. Una visión retadora y realista.

A partir de ahí, se empieza con el primer ejercicio.

Y el primer trimestre. El primer mes. La primera semana del mes.

Sin un ejercicio de planificación y de revisiones periódicas, sufrirás una deriva inconsciente y terminarás construyendo algo distinto a tu objetivo.

Las personas y las organizaciones productivas hacen del uso del tiempo, un recurso estratégico.

Sin planificación, ni irás a ninguna parte.

3. Eliminar distracciones

Son tantas las distracciones: Internet, el móvil, tus compañeros, tu familia, el correo electrónico, etc.

Mucha gente vive hoy esclavizada por su móvil e Internet.

Reaccionando a notificaciones que les distraen, cada minuto en los casos extremos.

  1. Apaga todas las notificaciones de tu móvil.
  2. Más de lo mismo con tu PC/Mac de escritorio.
  3. Avisa a la gente cuando no quieres que te molesten.
  4. Deniega la atención de terceros, mientras estás haciendo una tarea importante

Si no tomas consciencia de que tu atención es igual o peor que la de tu hijo de 5 años, difícilmente podrás mejorar tu productividad.

4. Huir de la multitarea

Haz una cosa tras otra.

Termina lo que haces antes de dar el siguiente paso.

El ser humano es incapaz de hacer varias cosas a la vez.

Intenta dar 2 pasos a la vez…

Al final tardas el triple para todo y, peor aún, la calidad de lo que has producido es pésima.

El secreto es ser capaz de identificar las tareas realmente importantes, el famoso 80/20 de Pareto.

Poner el foco en el 20% de tus tareas que producen 80% del resultado.

5. Premiarte

Importante este tema. Lo seres humanos somos animales. Si terminas algo a tiempo, deberías tener un pequeño ritual y regalarte un mini premio.

Los químicos de la recompensa en tu cerebro son adictivos.

Pronto te harás adicto a producir resultados, para tener el premio que conlleva la actividad completada.

En plan, tarea X completada antes de las 10:00 de la mañana, 10 minutos de desconexión en redes sociales.

6. Analizar tu día

Todos los grandes profesionales lo hacen.

Antes de irse a casa y disfrutar de los suyos, analizan cómo han funcionado durante el día.

Se felicitan en algunos casos, detectan patrones a corregir en otros. Identifican detalles que les permiten superarse un poco más cada día que pasa.

Tienes que tomar consciencia de lo que pasa en tu día a día y de dónde se te va el tiempo improductivo.

Es la razón por la qué debes realizar estos análisis a diario, como parte de tu rutina de trabajo, justo antes de terminar tu día de trabajo.

7. Planificar mañana hoy

Ya que estás, incorpora también esta rutina poderosa: planifica hoy tu día de mañana.

Así mañana no tendrás que pensar, sólo ejecutar el plan de trabajo que te habrás preparado el día anterior.

Es un disparador de productividad muy poderoso.

Usa y abusa de la técnica.

8. Empezar por la Tarea Roca

Si tan solo pudiese realizar una cosa híper productiva mañana, ¿cuál sería?

Esta cosa es la tarea roca.

Empieza con ella, pronto por la mañana. Yo te diría, primero de todo.

Una vez completada esta tarea roca, ningún día puede ser realmente malo.

9. Transformarse en una persona mañanera

Aunque creas que eres un búho nocturno, tendrás que transformarte en una persona de la mañana.

Por la mañana todo fluye mejor y más rápido.

Tu fuerza de voluntad está a tope. Se irá erosionando poco a poco a lo largo del día.

¿Qué pasaría en tu vida si antes de llegar al trabajo hubieses hecho lo más importante para ti? (cuidarte y formarte por ejemplo…)

¿Cómo disparar tu productividad trabajando menos?

Todo lo que hemos visto hasta ahora se basa en optimizar tu propio tiempo. Aquí vamos a tratar de expandir el tiempo del que dispones.

¿Cómo?

Apalancándote en la tecnología y el tiempo de terceros.

Crear sistemas

¿Qué es un sistema para empezar?

Un método que produce un resultado garantizado, con un nivel de calidad alineado con los estándares de la empresa.

Un sistema te permite producir sin consumir tu propio tiempo.

Todas las personas que impactan el mundo están rodeadas de sistemas.

Los sistemas liberan a las personas y las centran en su zona de excelencia.

Veamos cómo crearlos

Automatiza

Si tienes una empresa y no haces desarrollos informáticos, estás perdiendo mucho dinero.

Hoy en día, no hace falta programar mejorías, dispones de muchas herramientas online, fáciles de contratar, que te permiten automatizar cosas.

Zapier o Automate.io son unos ejemplos.

Si haces prospección digital manualmente en LinkedIn, ¿sabías que herramientas como Meet Alfred o Dux Soup te ayudan en este trabajo?

Si envías emails manualmente, ¿no sería mejor hacerlo de forma automática con los autoresponders de Active Campaign?

Si no trabajas con Facebook Ads o Google Ads, pierdes la oportunidad de conseguir Leads en 24*7, 365 días al año, mientras duermes y te vas de vacaciones también.

Construye tu equipo A

No te equivoques, muchos sistemas necesitan personas para operarlos.

Si estás solo a la cabeza de tu negocio, lo único garantizado es que tendrás que arreglar los problemas tú solo. Es agotador.

Construye un equipo A.

No hagas las cosas que haces mal o las que no te gustan.

Déjalas en mano de gente que las hace bien y les energizan.

Aprende cómo contratar colaboradores.

Inspira, Delega & Transfórmate en el coach de tus colaboradores

Transfórmate en un líder.

Delega tareas. No te pierdas en micro management.

Deja de ser el coach de tus clientes y pasa a ser el coach de tus colaboradores.

Son ellos los que ahora van a acompañar tus clientes en tu nombre.

Escala tus sueños con el tiempo y la energía de tus colaboradores.

Simplifica y escala

No se trata de hacer más, sino de hacer menos, pero con un impacto mucho más grande.

Se trata de simplificar lo que haces hoy. De esta forma, te quitas lastres.

Es el momento de pisar el acelerador.

Por fin vender más no es trabajar más ni sufrir más. Los sistemas están en marcha.

Vender más es disfrutar más… y gestionar mejor el aumento de complejidad que surge del aumento de los clientes.

Herramientas que te permiten mejorar tu productividad personal

A continuación, te voy a presentar una colección de técnicas – a veces tremendamente sencillas – y herramientas que yo uso en mi día a día para dar lo mejor de mi cada día del año.

Listas papel o digital

La lista de Todo sigue para mi siendo un recurso imprescindible.

Me gusta tenerlas en papel, y ver como voy tachando los “ítems” uno tras otro, como lo haría el mayor asesino en serie de la historia de la productividad personal.

Si te va el rollo digital, elige una App y completa los ítems del día, poco a poco.

Prioriza: Urgente / Importante: el arte de poner en espera

¿Conoces la Matriz de Eisenhower?

De nuevo un recurso muy básico, pero la gente normalmente trabaja en LIFO – Last In First Out. Es una señal de falta de claridad y dispersión máxima.

Puedes perfectamente recepcionar marrones y analizarlos, sin trabajar en ellos en el acto.

Mide la urgencia: Baja / Alta

La importancia: Baja / Alta

Trata de delegar lo urgente y dedícate a lo importante.

Posponer y/o no atender son 2 acciones tipo que se encuentran en las personas más productivas.

Toggl

Toggl te permite trackear tus horas de trabajo y las de tus colaboradores.

No es para hacer de policía, es para que cada persona de tu organización tome consciencia de dónde se le va el tiempo.

Muchas organizaciones tienen una monitorización de horas, nadie usa esta información.

Es clave si quieres centrar a cada persona en el puesto correcto, con la actitud correcta: “The Zone”, el sitio en el que tus resultados se disparan como los grandes campeones.

Trello

Trello es un tablero online sencillo muy visual para mover tus tareas en un proceso de realización.

Por ejemplo, puedes monitorizar la producción de contenidos:

  1. Idea
  2. Validada
  3. Borrador
  4. Revisado
  5. Planificado en WordPress
  6. Publicado
  7. Cerrado

O puedes usar un tablero de tipo Kanban para medir los avances de tus proyectos:

  1. Sin empezar: lo próximo en el orden del día
  2. En curso: work in progress, sin terminar
  3. Hecho: terminado

Puedes añadir unos estados si trabajas en un equipo más numeroso con roles más específicos

  1. Necesidades validadas
  2. Sin empezar: lo próximo en el orden del día
  3. En curso: sin terminar
    1. Progresando
    2. Bloqueado
    3. Listo para revisión
  4. Hecho: terminado, listo para revisión
  5. Puesto en producción: ya operativo

No deja de ser un método visual sencillo, para saber cómo van todos tus proyectos.

Notificación cero

Apaga el sonido y las vibraciones de tu móvil. Protege tu número de móvil y evita compartirlo a los 4 vientos. Si es necesario, ten un móvil Pro y otro personal, muy exclusivo.

Desactiva todas las notificaciones Push de tu móvil. Más de lo mismo en tu PC/Mac.

Desinstala todas las apps de correo & redes sociales de tu móvil.

Bloquéate el acceso a ciertas Apps o Webs, por encima de un uso que establezcas, como lo hace un padre con un control parental con sus hijos. Tu atención es un hijo más, puede ser muy disperso.

Tu puesto de trabajo siempre ordenado

Si tu puesto de trabajo está ordenado, tu vida también lo es.

Tienes claridad.

Limpia tu puesto de trabajo al terminar cada día.

Llévate esta misma idea para tu habitación, y haz la cama todas las mañanas.

Una casa ordenada, limpia, es una señal muy fuerte que envías a tu cerebro.

Inbox cero

La idea es que siempre tengas el buzón de correo a cero.

La mayoría de lo que recibes es bazofia (date de baja de todas estas newsletters sin valor).

El 10% que se queda, lo tienes que procesar de una forma u otra.

Date 2 bloques de 30 min al día para gestionar tu correo, uno a las 11:00 después de tu meeting interno y otro a las 17:30, cuando ya estás cansado y tus fuerzas escasean.

Desactiva las notificaciones de correo.

Lo ideal es que tengas a alguien que gestione por ti tus buzones de correo y sólo te presente lo relevante en un plan de acción cotidiano.

Somos una organización anti-email, porque lo que se envía a un buzón de correo se queda enterrado ahí. Si alguien enferma, todo se paraliza, y nadie tiene acceso a la información.

Slack nos permite comunicar en abierto sin usar el correo y organizar canales de discusión por grupos de colaboradores.

Dicho esto, las organizaciones productivas dominan la comunicación escrita y la comunicación cara a cara. Crear al golpe de emails no es muy productivo.

Las reuniones, bien organizadas, son necesarias en una organización moderna.

Decir No

El secreto de los más productivos.

Dicen no por defecto.

Entrar en su agenda es super complicado.

Pero si te hacen un hueco, verás como estarán 100% presentes en la cita contigo.

Eso sí, sólo durante el tiempo marcado en su agenda.

No aceptar un retraso

Si empiezas a no cumplir con tu cometido, envías a tu cerebro un mensaje nefasto: no pasa nada.

El secreto para triunfar es subir tus criterios de exigencia y de calidad.

No hay otra forma de ser el mejor en lo tuyo.

Aceptar retrasos sin más es una mala praxis.

Top 5 de libros sobre productividad personal

Son muchos los libros sobre productividad personal que he leído en las últimas 2 décadas.

Muchas de las ideas que has encontrado en este post están inspiradas en estos libros.

Las he condensado en mi propio método de productividad, lo que mejor funciona para mi.

  • Mañana Milagrosas: me encantan los SAVERS, la técnica de despertar y las afirmaciones poderosas.
  • Hábitos Atómicos: transformé cerca de 10 rutinas a la vez con las estrategias que comparte James en este libro. Nunca las dejé, siguen presentes en mi vida. Un “Game changer” para todos los que desean ofrecer la mejor versión de si al universo.
  • The One Thing: claridad y mono tasking. El poder del uno. Directo a lo esencial. Fantástico libro.
  • Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva: similar a las mañanas milagrosas. De hecho, es un complemento perfecto. Must Read.
  • Getting Things Done: David Allen es el padre de la productividad personal. Uno de estos libros que nunca mueren, en los que vas a encontrar muchas cositas que mejorar en tu día a día.

El único acelerador del emprendimiento productivo

Cómo has podido ver, la productividad personal es un universo complejo en el que intervienen muchos factores.

Es un sistema en sí, con una entrada (Las tareas) y una salida (Los resultados).

En general, si quieres mejorar los resultados de un sistema, deberías poner el foco en mejorar las entradas del sistema.

Así que te voy a recomendar el único acelerador que conozco…

Contrata a un mentor

Cuando buscas conseguir algo en la vida, pregúntate quién disfruta ya de lo que quieres construir y elígele como mentor.

No voy a mentirte, a los mentores hay que pagarlos, y en general muy caro.

Pero te pueden ahorrar años de prueba-error y resultados inconsistentes.

Además, es más divertido tener a alguien a quien preguntar cosas que sufrir en solitario, con un montón de dudas sin respuestas.

Te dejo las claves para elegir un mentor.

Implementa su sistema

Cuando hayas contratado a tu mentor, implementa su sistema, sin cuestionar ni personalizar el sistema. No es el momento, no dominas el sistema.

Con el paso del tiempo, operando el sistema, tendrás la posibilidad de innovar y de hacer ajustes tuyos, no te preocupes.

Pero si lo haces al principio, básicamente, te cargas un método probado… por ser soberbio.

No lo hagas.

A veces, vas a conseguir resultados rápidos.

Otras veces no.

Porque el trabajo interno que necesitas realizar es más importante.

En ambos casos, la responsabilidad de tus resultados es tuya, y solo tuya.

Así que agradece siempre a tus mentores por sus enseñanzas y por el tiempo y el cariño que te han entregado.

Y tú, sigue trabajando en superar tus obstáculos.

Solo es cuestión de tiempo que logres tus metas.

Implementa sus rutinas

Junto con el sistema, deberías inspirarte en cómo tus mentores viven la vida, su forma de pensar, su forma de actuar.

Yep, copia también sus rutinas.

Si adecuas tus rutinas al sistema que te ha enseñado tu mentor, vas a liberar al gigante que llevas dentro y acelerar de forma exponencial tus resultados.

¿Y ahora qué?

Si quieres descubrir mi sistema y ver cómo implementarlo en tu negocio, te invito a ver este training online gratuito y, al final del mismo, coger una cita online conmigo.

Te explicaré en 1 a 1 cómo llevarte al siguiente nivel.

>>> HAZ CLIC AQUÍ PARA VER EL TRAINING  <<<

¡Claridad garantizada!

Acerca del autor de esta entrada,

Franck Scipion

Acerca del autor de esta entrada,

Franck Scipion

Haz mucho más
con menos

Descubre cómo automatizar tu negocio para vender más mientras trabajas menos, reduciendo tu estrés a un nivel homeopático. Usa el poder del 1…

Haz mucho más
con menos

Descubre cómo automatizar tu negocio para vender más mientras trabajas menos, reduciendo tu estrés a un nivel homeopático. Usa el poder del 1…

¿ERES COACH O CONSULTOR Y TIENES PROBLEMAS PARA CAPTAR CLIENTES?

Descubre el sistema premium de Clientes Bajo Demanda:

Convierte tus conocimientos en un negocio de 6 cifras

Genera un flujo de clientes previsible mes a mes

Empieza a elegir a tus clientes

Deja de vendes horas y haz escalar tu negocio