¿Qué es un cuadro de mando integral?
¿Cómo puede ayudarte esta herramienta de gestión empresarial a transformarte en un mejor líder, tomar mejores decisiones y alinear todas las fuerzas de tu proyecto hacia los mismos objetivos?
Descubre la herramienta que hará escalar tu negocio.
¿Qué es un cuadro de mando integral?
Cuando hablamos de cuadro de mando pues hablamos de métricas y hablamos de la necesidad que hay de medir lo que estamos haciendo para poder mejorar
Este tipo de cosas es más necesario para negocios que ya llevan algo de tiempo en el mercado y que saben cuáles son sus canales de ventas.
Entran en un proceso en el que están operando un sistema y buscan mejorías incrementales que les permitan escalar ingresos.
Estos negocios con algo de estructura son los que más se van a beneficiar del uso de los cuadros de mando.
Al igual que un piloto tiene delante de sí en la cabina toda una serie de indicadores que le permiten controlar la calidad del vuelo, el cuadro de mando integral o Balanced Scorecard es la herramienta de los fundadores de un negocio para monitorizar en cada momento la actividad del negocio.
Tipos de cuadros de mando
Existen varios tipos de cuadros de mando.
Hay varios tipos de cuadros de mando que puedes utilizar. Se trata de tener una vista resumida, con una serie de indicadores, que se llaman en inglés KPIs, que te permiten saber en cuestión de segundos si las cosas van bien o mal.
A veces eso cuadros vienen con avisos de colores para decir si las cosas están bien o mal, y cuando se detecta una alarma pues hay la posibilidad de obtener más información sobre esta métrica para tratar de ver un poco el por qué de esta variación.
Cuando nos enfrentamos al reto de implementar un cuadro de mando en una organización, tenemos frente a nosotros varias dificultades.
Primero, métricas hay muchas, datos hay muchos, estamos viviendo en un mundo cada vez más digital en el que realmente hay profusión de datos pero entre los datos y el conocimiento, y entre la información y la buena toma de decisiones hay dos mundos.
Lo interesante es identificar las métricas correctas que realmente nos permiten prever lo que serían las ventas o anticipar problemas.
El cuadro de mando integral es una herramienta que nos da una imagen global del estado de nuestro negocio y la capacidad de poder contrarrestar el efecto de ciertos números y corregir el rumbo.
En una empresa podríamos tener tantos cuadros de mando como departamentos: contabilidad, tráfico web, redes sociales, recursos humanos, trainings, ventas, etc.
Lo más recomendable es tener uno global y luego uno dedicado a cada área.
¿Cómo hacer un cuadro de mando integral?
Un cuadro de mando integral consta de 5 pasos:
1. Determinar la perspectiva
En una empresa existen 4 perspectivas:
- Clientes
- Financiera
- Procesos internos
- Crecimiento
De estas 4, deberías centrarte en las 2 primeras, que son las que miden los resultados.
Las otras dos tienen que ver con el funcionamiento y la capacitación de los miembros de la empresa.
Recuerda que es importante optimizar y documentar procesos, así como formar a los empleados e innovar.
Nosotros nos centramos en la adquisición y entrega de de nuestra solución a los clientes, así como en la rentabilidad financiera y el cash flow de la empresa.
2. Elegir bien las métricas
Es fundamental que elijas bien tus métricas en tu cuadro de mando, porque si no vas a tener falsos positivos, vas a poner el foco en las visitas, pero esto no va a tener ningún impacto en la consecución de resultados.
Pueden ser de mirar indicadores económicos, financieros, puedes tener indicadores más bien relacionados con las operaciones del negocio, pueden ser indicadores también que tienen que ver con las relaciones que puedes tener con tus proveedores.
Primera conclusión: cuadros de mandos universales enlatados para todos no existen.
Dos negocios que operan en el mismo sector, pero que tienen un modelo de negocio distinto, no van a tener las mismas métricas.
Para implementar un cuadro de mando vas a tener que hacer un proyecto de consultoría.
Puede ser un proyecto de consultoría interna, y en ella puedes reflexionar con las distintas personas que trabajan contigo, los distintos departamentos (atracción, operaciones, backoffice), para saber cuáles son realmente las métricas relevantes para decirte si en estos momentos el negocio va bien o va mal.
En este caso, miramos datos como
3. Crear una plantilla en Excel o Google Sheets
Luego vas a tener que plantarte cómo estás midiendo la evolución del negocio, sea en un mes, en un periodo de un trimestre o en un periodo más largo de un año.
Y nosotros utilizamos unos gráficos interesantes que son gráficos donde lo planificado es una línea azul lineal.
Estamos midiendo días tras días o meses tras meses, la desviación que hay con esta referencia:
- si vemos que la curva roja está por debajo de la línea azul es que estamos por encima de los objetivos.
- si en cambio la línea roja se está desviando poco a poco de la línea azul es que no vamos a llegar a los objetivos.
Cuando cruzamos el eje horizontal es cuando realmente hemos llegado al objetivo antes de tiempo.
4. Rellenar el cuadro de mando con frecuencia
De nada sirve tener un cuadro de mando integral si no lo rellenas o lo haces una vez al mes.
Lo ideal es rellenarlo diariamente para conocer la actualidad de tu negocio y poder tomar decisiones a tiempo.
Los cuadros de mando por áreas o departamentos pueden actualizarse semanalmente.
5. Hacer un seguimiento
Y no solo vale con rellenarlo, sino que hay que hacer un seguimiento.
El cuadro de mango integral de la empresa deberías mirarlo con tu equipo en los Daily Stand Up.
No es necesario que lo analicéis minuciosamente, pero sí que os fijéis en lo que destaca, tanto para bien como para mal.
Idealmente, como CEO de tu empresa, deberías reunirte con cada responsable de departamento una vez a la semana para analizar las métricas de su área.
Todos los pasos anteriores concluyen con un buen seguimiento y la necesaria toma de decisiones.
Ejemplos de cuadro de mando
Entonces vamos a entrar en un ejemplo concreto para que entiendas un poco qué es una buena métrica versus una métrica no tan buena.
1. Web con Google Adsense
Vamos a imaginar una página web cuyo modelo de negocio es la publicidad online: trabajan con Google AdSense. El fundador decide poner el foco en un indicador, que son las visitas.
A más visitas, seguramente habrá más páginas vistas, y a más páginas vista son más anuncios que tienen impresiones. Y seguramente si las visitas están debidamente cualificadas vamos a ver los clics incrementar. Y a más clics , más ingresos.
Este indicador de las visitas sería un buen indicador para prever lo que es la generación de ingresos, porque el modelo de negocio es este.
2. Consultor con llamadas 1 a 1
Vamos a cambiar un poco el modelo de negocio, y ahora vamos a trabajar con un consultor cualquier tema que vende su prestación de servicio, así lo llevarás uno a uno con unos clientes.
En este caso, si pone en foco en las visitas, se dará cuenta que hay una descorrelación casi completa entre las visitas y lo que es la generación de ingresos.
Esta métrica que sí era válida para otro negocio, para este negocio que un negocio de ventas de prestaciones de un servicio estamos demasiado lejos del punto de impacto de los ingresos.
No podemos anticipar los ingresos con las visitas, porque estos dos elementos no están bien correlacionados.
¿Qué tenemos que hacer para corregir esto?
Tienes que entender tu proceso de venta. En este caso, si la conversión a los clientes se hace con la llamada de venta, podríamos tratar de ir un paso atrás.
Para conseguir un cliente debemos saber cuántas llamadas hemos realizado o cuál es la tasa de conversión de estas llamadas.
Luego podríamos dar otro paso atrás. Antes de la llamada, seguramente había un proceso de cualificación, gente que pide una cita con nosotros.
Y podemos medir también cuántos cuestionarios cualificados necesitamos recibir para poder asegurarnos de la relación de ingresos.
Y así vas construyendo, los pasos de tu proceso de ventas y puedes afinar mucho mejor tus necesidades.
Beneficios de un cuadro de mando integral
Existen una serie de herramientas que te ayudan a tomar mejores decisiones en tu negocio.
Los grandes beneficios de estar trabajando con esta herramienta son:
- tomar mejores decisiones
- alinear todas las fuerzas vivas del equipo hacia unos objetivos, que son los objetivos más importantes para la organización
- fluidificar la comunicación interna entre un departamento y otro. Así cada persona entiende mejor la contribución del compañero, y cómo se pueden ayudar en mejorar los resultados globales de la empresa
Estas herramientas nos permiten anticipar y corregir puntos de inflexiones que pueden aparecer en algún momento puntual en la vida de un negocio, y también de ir incrementando los ingresos.
Gracias al cuadro de mando integral, puedes conocer bien las métricas que impactan la cuenta de resultados.
Si introduces los cambios uno tras otro, vas a poder medir de forma concreta con tu cuadro de mando el impacto de estos cambios.
Según sea el resultado, los mantendrás o darás un paso atrás si ves que la reacción no es la deseada.
Cuando eres emprendedor, te va a faltar algo de estructura para diseñar un cuadro de mando integral pero, en cualquier caso, quédate con la frase de Peter Ducker: “lo que no se mide, no mejora”.
Desde el principio deberías estar trabajando con informes parciales, centrados en las ventas primero y luego en los gastos, porque las startups tienen problemas de tesorería, de flujos de caja.
Haciendo esta monitorización básica estás viendo que las operaciones de tu negocio están fluyendo.
El cuadro de mando integral ha marcado un antes y un después en mi forma de trabajar.
En todos nuestro trainings enseñamos a los alumnos a dejar de trabajar en base a su intuición para que trabajen en base a los números.
Operamos funnels de ventas que tienen cuadros de mandos específicos y les pedimos los datos en el último periodo.
En seguida tenemos todos los números, que los hemos aprendido a leer estos números y detectar dónde está el punto más débil en el funnel de venta de este cliente.
De esta forma, le permitimos poner el foco en este punto, corregirlo y ver luego cómo una vez que se mejora este eslabón más débil, los demás van entonces a ir respondiendo.
La dificultad que hay cuando trabajas en el mundo digital es que los sistemas no son lineales, no es haces una cosa y obtienes un resultado lineal, sino que son sistemas interconectados.
Esto complica mucho la interpretación de los números. Además, en el mundo digital trabajamos con sistemas multipuntos, es decir, que un cliente antes de tomar su decisión de compra ha pasado por varios canales ( YouTube, anuncios en Facebook, búsqueda en Google, newsletter, etc.).
Es difícil hacer un tracking comprensible de todos estos puntos y determinar cuál ha sido la fuente de origen de este cliente, pero en cualquier caso tenemos que trabajar con lo que nos ofrece la tecnología actual.
El mundo del big data está explotando y no me cabe la más mínima duda que en los próximos años, los pequeños empresarios vamos a poder trabajar con una tecnología muy muy buena que nos va a permitir entender mejor cuál es la experiencia de compra.
Más que recomendable, es completamente imprescindible en el mundo digital trabajar con cuadros de mandos y tomar decisiones en base a números y no a sensaciones.
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