Qué es un cuadro de mando integral y cómo hacer uno

Qué es un cuadro de mando integral

¿Qué es un cuadro de mando integral?

¿Cómo puede ayudarte esta herramienta de gestión empresarial a transformarte en un mejor líder, tomar mejores decisiones y alinear todas las fuerzas de tu proyecto hacia los mismos objetivos?

Descubre la herramienta que hará escalar tu negocio.

¿Qué es un cuadro de mando integral?

Cuando hablamos de cuadro de mando pues hablamos de métricas y hablamos de la necesidad que hay de medir lo que estamos haciendo para poder mejorar

Este tipo de cosas es más necesario para negocios que ya llevan algo de tiempo en el mercado y que saben cuáles son sus canales de ventas.

Entran en un proceso en el que están operando un sistema y buscan mejorías incrementales que les permitan escalar ingresos.

Estos negocios con algo de estructura son los que más se van a beneficiar del uso de los cuadros de mando.

Al igual que un piloto tiene delante de sí en la cabina toda una serie de indicadores que le permiten controlar la calidad del vuelo, el cuadro de mando integral es la herramienta de los fundadores de un negocio para monitorizar en cada momento la actividad del negocio.

Tipos de cuadros de mando

Existen varios tipos de cuadros de mando.

, la idea puede ser de mirar indicadores económicos, financieros, puedes tener indicadores más bien relacionados con las operaciones del negocio, pueden ser indicadores también que tienen que ver con las relaciones que puedes tener con tus proveedores

Hay varios tipos de cuadros de mando que puedes utilizar. Se trata de tener una vista resumida, con una serie de indicadores, que se llaman en inglés KPIs, que te permiten saber en cuestión de segundos si las cosas van bien o mal.

A veces eso cuadros vienen con avisos de colores para decir si las cosas están bien o mal, y cuando se detecta una alarma pues hay la posibilidad de obtener más información sobre esta métrica para tratar de ver un poco el por qué de esta variación.

Cuando nos enfrentamos al reto de implementar un cuadro de mando en una organización, tenemos frente a nosotros varias dificultades.

Primero, métricas hay muchas, datos hay muchos, estamos viviendo en un mundo cada vez más digital en el que realmente hay profusión de datos pero entre los datos y el conocimiento, y entre la información y la buena toma de decisiones hay dos mundos.

Aquí obviamente lo interesante no es aglutinar una colección de métricas que no significan nada, sino de identificar las métricas correctas que realmente nos permiten prever lo que serían las ventas o anticipar problemas.

Eso sería realmente interesante para tener una herramienta que sea una herramienta que no sea únicamente una herramienta que hace una foto una vez que ya tengamos un resultado pero demasiado tarde, donde no tengamos ninguna capacidad de poder contrarrestar el efecto de ciertos números, y de corregir lo que es la desviación que estamos viviendo en estos momentos.

Parte del trabajo de estos cuadros de mando es también comparar lo que es la ejecución del plan con lo que se ha planificado, y también podemos ver desviaciones y tener algo más de sobre lo que es importante.

Ejemplos de cuadro de mando

Entonces vamos a entrar en un ejemplo concreto para que entiendas un poco qué es una buena métrica versus una métrica no tan buena.

1. Web con Google Adsense

Vamos a imaginar una página web cuyo modelo de negocio es la publicidad online: trabajan con Google AdSense. El fundador decide poner el foco en un indicador, que son las visitas.

A más visitas, seguramente habrá más páginas vistas, y a más páginas vista son más anuncios que tienen impresiones. Y seguramente si las visitas están debidamente cualificadas vamos a ver los clics incrementar. Y a más clics , más ingresos.

Este indicador de las visitas sería un buen indicador para prever lo que es la generación de ingresos, porque el modelo de negocio es este.

2. Consultor con llamadas 1 a 1

Vamos a cambiar un poco el modelo de negocio, y ahora vamos a trabajar con un consultor cualquier tema que vende su prestación de servicio, así lo llevarás uno a uno con unos clientes.

En este caso, si pone en foco en las visitas, se dará cuenta que hay una descorrelación casi completa entre las visitas y lo que es la generación de ingresos.

Esta métrica que sí era válida para otro negocio, para este negocio que un negocio de ventas de prestaciones de un servicio estamos demasiado lejos del punto de impacto de los ingresos.

No podemos anticipar los ingresos con las visitas, porque estos dos elementos no están bien correlacionados.

¿Qué tenemos que hacer para corregir esto?

Tienes que entender tu proceso de venta. En este caso, si la conversión a los clientes se hace con la llamada de venta, podríamos tratar de ir un paso atrás.

Para conseguir un cliente debemos saber cuántas llamadas hemos realizado o cuál es la tasa de conversión de estas llamadas.

Luego podríamos dar otro paso atrás. Antes de la llamada, seguramente había un proceso de cualificación, gente que pide una cita con nosotros.

Y podemos medir también cuántos cuestionarios cualificados necesitamos recibir para poder asegurarnos de la relación de ingresos.

Y así vas construyendo, los pasos de tu proceso de ventas y puedes afinar mucho mejor tus necesidades.

Elige bien tus métricas

Es fundamental que elijas bien tus métricas en tu cuadro de mando, porque si no vas a tener falsos positivos, vas a poner el foco en las visitas, pero esto no va a tener ningún impacto en la consecución de resultados.

Entonces primera conclusión, cuadros de mandos universales enlatados para todos no existen, como puedes ver.

Dos negocios que operan en el mismo sector, pero que tienen un modelo de negocio distinto, no van a tener las mismas métricas.

Para implementar un cuadro de mando vas a tener que hacer un proyecto de consultoría.

Puede ser un proyecto de consultoría interna, y en ella puedes reflexionar con las distintas personas que trabajan contigo, los distintos departamentos (atracción, operaciones, backoffice), para saber cuáles son realmente las métricas relevantes para decirte si en estos momentos el negocio va bien o va mal.

Luego vas a tener que plantarte cómo estás midiendo la evolución del negocio, sea en un mes, en un periodo de un trimestre o en un periodo más largo de un año.

Y nosotros utilizamos unos gráficos interesantes que son gráficos donde lo planificado es una línea azul lineal.

Cuadro de mando integral - Ejemplo

Estamos midiendo días tras días o meses tras meses, la desviación que hay con esta referencia:

  • si vemos que la curva roja está por debajo de la línea azul es que estamos por encima de los objetivos.
  • si en cambio la línea roja se está desviando poco a poco de la línea azul es que no vamos a llegar a los objetivos.

Cuando cruzamos el eje horizontal es cuando realmente hemos llegado al objetivo antes de tiempo.

Beneficios de un cuadro de mando integral

Existen una serie de herramientas que te ayudan a tomar mejores decisiones en tu negocio.

Los grandes beneficios de estar trabajando con esta herramienta son:

  • tomar mejores decisiones
  • alinear todas las fuerzas vivas del equipo hacia unos objetivos, que son los objetivos más importantes para la organización
  • fluidificar la comunicación entre un departamento y otro. Así cada persona entiende mejor la contribución del compañero, y cómo se pueden ayudar en mejorar los resultados globales de la empresa

Estas herramientas nos permiten anticipar y corregir puntos de inflexiones que pueden aparecer en algún momento puntual en la vida de un negocio, y también de ir incrementando los ingresos.

Gracias al cuadro de mando integral, puedes conocer bien las métricas que impactan la cuenta de resultados.

Si introduces los cambios uno tras otro, vas a poder medir de forma concreta con tu cuadro de mando el impacto de estos cambios.

Según sea el resultado, los mantendrás o darás un paso atrás si ves que la reacción no es la deseada.

Cuando eres emprendedor, te va a faltar algo de estructura para diseñar un cuadro de mando integral pero, en cualquier caso, quédate con la frase de Peter Ducker: “lo que no se mide, no mejora”.

Desde el principio deberías estar trabajando con informes parciales, centrados en las ventas primero y luego en los gastos, porque las startups tienen problemas de tesorería, de flujos de caja.

Haciendo esta monitorización básica estás viendo que las operaciones de tu negocio están fluyendo.

El cuadro de mando integral ha marcado un antes y un después en mi forma de trabajar.

En todos nuestro trainings enseñamos a los alumnos a dejar de trabajar en base a su intuición para que trabajen en base a los números.

Operamos funnels de ventas que tienen cuadros de mandos específicos y les pedimos los datos en el último periodo.

En seguida tenemos todos los números, que los hemos aprendido a leer estos números y detectar dónde está el punto más débil en el funnel de venta de este cliente.

De esta forma, le permitimos poner el foco en este punto, corregirlo y ver luego cómo una vez que se mejora este eslabón más débil, los demás van entonces a ir respondiendo.

La dificultad que hay cuando trabajas en el mundo digital es que los sistemas no son lineales, no es haces una cosa y obtienes un resultado lineal, sino que son sistemas interconectados.

Esto complica mucho la interpretación de los números. Además, en el mundo digital trabajamos con sistemas multipuntos, es decir, que un cliente antes de tomar su decisión de compra ha pasado por varios canales ( YouTube, anuncios en Facebook, búsqueda en Google, newsletter, etc.).

Es difícil hacer un tracking comprensible de todos estos puntos y determinar cuál ha sido la fuente de origen de este cliente, pero en cualquier caso tenemos que trabajar con lo que nos ofrece la tecnología actual.

El mundo del big data está explotando y no me cabe la más mínima duda que en los próximos años, los pequeños empresarios vamos a poder trabajar con una tecnología muy muy buena que nos va a permitir entender mejor cuál es la experiencia de compra.

Más que recomendable, es completamente imprescindible en el mundo digital trabajar con cuadros de mandos y tomar decisiones en base a números y no a sensaciones.

Si quieres crear un negocio escalable y medible, apúntate a esta masterclass.

Acerca del autor de esta entrada,

Franck Scipion

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Franck Scipion

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