Cómo digitalizar la formación EN tu empresa en 7 pasos

Digitalizar la formación en tu empresa
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A estas alturas ya nadie duda de que la transformación digital de las empresas genera grandes beneficios y ventajas en diferentes ámbitos.

La coyuntura que vivimos en esta época ha obligado a muchas empresas a abrazar la transformación digital a la fuerza.

Digitalizar una empresa supone migrar los procesos y operaciones del soporte físico y presencial al digital. Para ello, se implementa el uso de herramientas digitales y de tecnología y exige replantear la forma de trabajar.

La transformación digital también genera una transformación en la cultura empresarial, ya que la actualización constante de conocimiento y la adquisición de nuevas habilidades y competencias se convierten en una constante.

Por eso, digitalizar la formación también se convierte en un proceso indispensable y ofrece numerosas ventajas, eliminando las barreras de tiempo y espacio.

Analizamos en las siguientes líneas que supone digitalizar la formación en tu empresa y cómo puedes llevar a cabo ese proceso.

¿Qué significa digitalizar la formación en tu empresa?

Digitalizar la formación en tu empresa supone avanzar en el proceso de transformación digital, porque ofrece soluciones para que el intercambio de conocimiento, la capacitación en nuevas tecnologías, habilidades y competencias se pueda desarrollar.

Además, las características de las empresas hoy día, con equipos de trabajo deslocalizados e incluso en modo de teletrabajo, la flexibilidad de horarios y jornadas de trabajo, hacen que la formación online se convierta en la mejor de las soluciones para poder seguir siendo eficientes en este ámbito.

¿Por qué digitalizar la formación de tu empresa?

Son muchas las razones que avalan la decisión de digitalizar la formación de tu empresa.

En un mundo en el que la tecnología ofrece nuevos recursos y formas de hacer las cosas y que ha provocado que incluso nuestros hábitos de consumo hayan cambiado, es necesario también que se adapten a estos cambios los procesos y metodologías de todos los ámbitos dentro de las empresas.

Digitalizar la formación de tu empresa genera muchos beneficios:

  • Ahorro de costes: menor coste que el formato de formación presencial.
  • No existen barreras de espacio y tiempo: se puede consumir en cualquier momento y lugar porque el acceso está siempre abierto.
  • Deslocalización: permite la integración de equipos que puedan estar dispersos geográficamente y deslocalizados.
  • Adaptabilidad del formato: la formación digital puede aprovechar todos los recursos del entorno digital.
  • Fomenta el aprendizaje colaborativo: se refuerza el intercambio y traspaso de conocimiento. 
  • Premia el autoaprendizaje: fomenta que los miembros del equipo adquieran el compromiso y hábito de la formación contínua.
  • Adaptable a las circunstancias de cada persona: permite que cada miembro del equipo acceda a la formación cuando mejor se adapte a sus circunstancias laborales y personales.
  • Posibilidad de actualización de los contenidos: cambiar, editar y añadir contenidos es un proceso sencillo, que no exige rehacer todo el plan de formación o proyecto específico.
  • Uniformidad de las formaciones: la materia y contenidos son los mismos, independientemente del momento y circunstancias en los que se proponga el curso.
  • Garantía de calidad: la digitalización mejora la calidad de los cursos, porque se pueden establecer más filtros y sistemas de validación.
  • Monitorización y obtención de datos: las herramientas digitales nos permiten recoger datos. Y los datos nos ofrecen información objetiva para conseguir mejorar y ser más eficientes.
  • Apuesta por la formación digital: mejora la experiencia de aprendizaje, en cuanto a calidad y se adapta a las necesidades de cada persona.

Herramientas para digitalizar tu empresa

Existen miles de herramientas en el mercado con las que es posible digitalizar una empresa. Además, las herramientas también son específicas para los diferentes ámbitos y áreas de la empresa.

Por ayudarte a dilucidar este tema, estas son una batería de áreas y herramientas que debes considerar al digitalizar tu empresa.

Software de recursos humanos

Herramientas que te permiten gestionar las diferentes necesidades de este departamento, como el control de asistencia y horario, la gestión de las nóminas y la planificación de vacaciones y permisos.

Gestión documental

El abanico es muy amplio en este aspecto.

Existen herramientas que te facilitan la recogida y guarda de documentación, la creación de documentos de forma colaborativa, la creación de informes y la guarda de copias en diferentes soportes y recursos.

Herramientas como Google Drive o DropBox son solo algunas de ellas.

Herramientas para la comunicación interna

Trabajar en todas las áreas con el correo electrónico puede convertirse en una tarea complicada.

Pero existen otras herramientas, como Slack o HelpScout que facilitan la comunicación eficaz de los miembros del equipo.

Comercio electrónico

La venta directa al consumidor es posible gracias a una gran cantidad de plataformas específicas, que además pueden ser propias, como Shopify; hasta market places, como Amazon.

Redes sociales

Te permite el contacto directo y la comunicación con los usuarios finales. Herramientas con las que puedes transmitir información, tus valores y desarrollar acciones de comunicación y marketing.

Herramientas de formación

Digitalizar la formación en la empresa también es posible gracias a las herramientas de formación online, denominadas LMS (Learning Management System) y son sistemas de gestión del aprendizaje.

Estas plataformas virtuales ofrecen los contenidos y recursos necesarios para la formación online y cuentan con dos modos de uso:

  • La parte gestionada por los administradores o editores de la plataforma, en la que se crean o publican los cursos y sus contenidos.
  • La parte de los usuarios, empleados en el caso de las empresas, que accederán a la plataforma para ver y completar los cursos a los que tengan acceso.

Cómo digitalizar la formación de tu empresa

Centrémonos a continuación en la parte enfocada a digitalizar la formación de tu empresa.

Veamos cómo puedes abordar este proceso.

1. Buscar la herramienta de formación online adecuada para tu empresa

En este aspecto la elección deberá hacerse en base a criterios de cumplimiento de necesidades, recursos necesarios y el presupuesto con el que cuentes para abordarlo.

Las empresas tienen dos alternativas para poder poner en marcha la formación online digital en su empresa con un LMS:

  • Desarrollarlo ad hoc para ellas, encargando un diseño adaptado a las necesidades y funcionalidades específicas necesarias.
  • Buscar en el mercado una herramienta de LMS ya desarrollada y que cubra las necesidades. Algunas herramientas incluso tienen margen para la personalización y adaptación a medida.

Ambas opciones son loables y ambas tienen ventajas y desventajas. Pero seguramente la mayoría de las empresas podrían adaptar el uso de un LMS ya creado.

2. Fijar cómo vamos a medir si se cumplen los objetivos marcados

Se trata de establecer unos indicadores que nos sirvan para medir si se cumplen los objetivos que hayamos marcado para la formación online. Para conocer si la formación online es eficaz y llega a los mismos parámetros que la presencial.

Cada empresa debe establecer cuáles son esos indicadores concretos, pero pueden medirse cuestiones como:

  • El ahorro que supone frente a la organización de formación presencial.
  • La satisfacción de los empleados en lo relativo a la metodología.
  • El tiempo empleado en cada proyecto formativo.
  • El nivel de conocimiento adquirido.

3. Poner en marcha el sistema con una prueba piloto

Digitalizar la formación de tu empresa es un gran cambio y, como tal, es necesario abordarlo con cautela y en un entorno controlado. No se trata de hacer el proceso y pasar de un modelo a otro de golpe.

Es preferible seleccionar un grupo de personas del equipo y un proyecto de formación y que arranquen ellos con una prueba piloto.

En esa prueba se deberá involucrar el equipo en cuestión y también los profesionales de mayor rango en la escala. 

4. Crear el proyecto de formación con el que se hará la prueba piloto

Decidir cuál será el curso con el que se hará la prueba piloto. 

Puedes optar por preparar un nuevo curso desde el inicio o aprovechar algún proyecto de formación que ya haya estado en marcha en formato presencial y adaptarlo ahora para el entorno digital. 

En este punto el aspecto más importante es adaptar el contenido a los recursos que ofrece el entorno digital y exprimir su potencial. El formato digital nos permite hacer uso de videojuegos, poder incluir la gamificación mediante pequeños juegos interactivos, preguntas y tests, etc.

Es importante que se plantee al equipo que los procesos de formación se harán dentro del horario laboral, para que lo abracen con una actitud positiva.

5. Comunica y transmite el cambio y sus ventajas

Este punto es clave. El resultado obtenido dependerá en gran medida de cómo comuniques el cambio a nivel interno y de la capacidad para transmitir las ventajas y beneficios de la digitalización de la formación.

Es necesario tener en cuenta las diferentes sensibilidades que puede haber dentro del equipo humano. 

Cuanto más se haya trabajado la cultura de empresa, más fácil será el proceso del cambio y la actitud del equipo será más favorable. Porque las personas que lo forman se sentirán implicadas y conectadas con el proceso.

En cambio, en las empresas que nunca se haya trabajado la cultura de empresa, una transformación de este tipo podría generar fricciones y desconfianza.

La mejor manera de que el equipo integre el cambio como algo positivo es teniendo en cuenta dos claves: 

  • Por un lado, comunicar las ventajas y beneficios del cambio: describir cómo les beneficiará y destacar los valores positivos: ahorro de tiempo, deslocalización, metodología amena y hasta divertida, ahorro…
  • Por otro, dar ejemplo: que sean los miembros de alto rango en la escala los que participen también en la prueba piloto.

6. Resultados de la prueba piloto y feedback

Hacer la prueba a pequeña escala permite evaluar a conciencia la experiencia y recibir feedback de todas las personas implicadas.

Una buena forma de hacerlo es pasar el mismo cuestionario sobre la experiencia a todas esas personas.

Las conclusiones de esta prueba piloto serán determinantes, porque se podrán detectar fallos, mejoras, necesidades de recursos, la eficacia del proyecto en sí y si cumple con los objetivos marcados.

Una vez recogido y analizado ese feedback se deberán hacer los cambios o correcciones necesarios para pulir la metodología, la herramienta y demás.

De esta forma se asegura que el lanzamiento para toda la empresa se hará con más garantías y además se conocerá cómo comunicar dicho cambio a todos los empleados.

7. Instaurar la formación digital para toda la empresa

Es el momento de lanzarlo a toda la empresa y de activar todos los proyectos de formación previstos.

Como ves, aunque a priori pueda parecer que digitalizar la formación en tu empresa sea un proyecto titánico, todo se basa en valorar las necesidades, elegir el recurso adecuado a ellas y poner en marcha la planificación para hacer la transformación.

El periodo de adaptación se desarrollará sin mayores problemas y las ventajas resultantes para tu empresa y equipo son muchas.

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Acerca del autor de esta entrada,

Franck Scipion

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