Te voy a presentar una serie de herramientas que utilizamos en mi equipo para trabajar en remoto.
Llevo más de 10 años trabajando en remoto, con lo cual aquí hay herramientas muy prácticas que te voy a presentar ahora.
Son herramientas tanto de gestión de proyectos, de comunicación interna como herramientas para poder documentar procesos.
Los retos específicos al trabajo en remoto
Antes de presentarte esta colección de herramientas, quiero explicarte de forma breve el contexto propio que tienen los negocios que trabajan en remoto.
Los negocios en remoto no tienen oficinas, con lo cual la gestión del equipo de trabajo es distinta. Las personas casi nunca están juntas en una misma habitación para trabajar.
¿Cuáles son los grandes retos que hay en este trabajo en remoto?
El trabajo en remoto nos obliga a todos a comunicar mejor de forma escrita.
Nos obliga también a tener una comunicación asíncrona, porque cuando estás en una misma habitación e interactúas con alguien, obtienes respuestas bidireccionales en tiempo real.
En este caso, con la comunicación en remoto es completamente normal plantear una duda y dejar pasar cierto tiempo antes de tener respuesta.
Este método de trabajo asíncrono es algo propio a los negocios que trabajan en remoto.
Ciertamente, hay un déficit de vida social, y esto puede impactar en lo que es la motivación del equipo, entonces son aspectos que hay que cuidar.
En estos negocios que trabajan en remoto, existe la necesidad de tener reuniones virtuales justamente para reiterar este déficit de vida social que tiene que ver con el modelo de trabajo del trabajo a distancia.
De forma general, es mucho más complicado crear a distancia que crear estando varias personas juntas en una habitación y, por ejemplo, hacer una tormenta de ideas y poder organizar estas ideas con post-its.
Todo esto se hace muchísimo mejor cuando estás en presencial que en remoto.
Los procesos de creación son procesos especialmente complicados en casos de negocios remotos.
¿Cómo hacemos y cómo trabajamos de forma práctica?
Utilizando una una serie de herramientas para poder mitigar estos problemas que te acabo de presentar de los negocios en remoto.
Los 4 tipos de herramientas para trabajar en remoto
Te voy a presentar cuatro series de herramientas distintas. Empezaremos con las herramientas transversales.
Para todos los que queréis trabajar en el mundo digital, estas son las herramientas base que tienes que tener para poder trabajar de forma correcta sea cual sea tu actividad digital.
Luego iremos viendo herramientas que tienen que ver con la gestión de proyectos, herramientas que tiene que ver con la comunicación interna, y finalizaremos con herramientas para documentar la actividad de la empresa.
Herramientas transversales para trabajar en equipo
Empezamos por las herramientas transversales, aquellas que debes utilizar sí o sí en tu proyecto.
Google Suite
Es el servicio de Google que te permite tener un correo electrónico, acceso a todo el software en la nube a través de Google Drive, Google Docs (Procesador de textos, Hojas de Cálculo, Presentaciones), Google Calendar, etc.
Todo esto es lo que es Google Suite: una cuenta en Google, un buzón de correo electrónico, así como acceso a servicios como son los Hangouts o Meet, que son servicios de valor añadido.
Para todo esto necesitas contratar este servicio de Google Suite. Es mejor hacerlo si tienes un dominio propio para tu actividad, ya que puedes crear correos corporativos para todos los puesto de trabajo de tus colaboradores.
Es súper práctico que ahora este servicio es relativamente barato (menos de 5€ al mes). Esta herramienta de trabajo colaborativo nos encanta.
Es la base de todo el trabajo que realizamos en digital.
LastPass
Tenemos una segunda herramienta absolutamente clave que es un sector de contraseñas compartidas, tenemos muchas herramientas.
Nosotros trabajamos con la herramienta LastPass que nos permite compartir las contraseñas de forma segura. Permite encriptar estas contraseñas y podemos definir quién tiene acceso a qué herramienta a través de esta plataforma.
Toggl
Tenemos una tercera herramienta transversal importante para nosotros: es un gestor de tiempo que te ayuda a organizarte mejor. Usamos Toggl, que es un servicio online.
Toggl nos permite hacer un tracking del tiempo invertido en cada tarea.
No se trata de controlar a los empleados o colaboradores, sino de tener un registro del tiempo empleado en cada tarea para poder priorizar y recortar o añadir donde haga falta.
Hacemos tareas de forma periódica, semanalmente y mensualmente para estar seguro que realmente estamos gastando nuestro tiempo en cada momento en función de los objetivos estratégicos de la empresa.
Hasta aquí este bloque de herramientas transversales. Ahora vamos a entrar en las herramientas específicas para la gestión de proyectos.
Herramientas para gestionar proyectos
La gestión de proyectos siempre es importante, más aún, cuando el equipo está repartido por varios puntos de la geografía española y parte del extranjero.
Trello
Es un gestor de To Do, usamos Trello. Es un tablero en el que podemos crear lista de tareas por hacer, mover las tareas de un estado a otro, y así hacer un seguimiento del proyecto en el que trabajamos varias personas.
De esta forma estamos haciendo, por ejemplo, el seguimiento de la producción de contenidos que tenemos que producir cada semana, o cada mes.
En el proyecto hacemos también un trabajo similar en la gestión de los proyectos que podemos tener: proyectos puntuales como el rediseño de una web, la creación de una campaña de Facebook Ads o similares.
Entonces, todo esto se hace con Trello. Es una herramienta muy sencilla de usar y, para la mayoría de negocios pequeños, es un buen gestor de proyectos.
ClickUp
Si estás trabajando de forma mucho más seria el tema de gestión de proyectos, deberías dar el salto y usar una herramienta más potente tipo Asana.
Hay una alternativa en el mercado que a nosotros nos gusta mucho que se llama ClickUp.
Te recomiendo echarle un ojo si no la conoces, porque es algo más flexible que Asana, que es la referencia en gestión de proyectos.
Ahí tendrás la posibilidad de hacer un seguimiento mucho más preciso del camino, hacer diagramas de Gantt y un montón de cosas mucho más potentes que en Trello no puedes hacer, salvo que utilices una extensión tipo Planyway.
Estas son las principales herramientas de software que utilizamos para hacer la gestión del proyecto.
Junto con estas herramientas, tenemos implementado un proceso de planificación anual, previsiones trimestrales, cierres mensuales y actividad semanal basada en la tarea tarea roca.
Es un sistema en el que en cada momento estamos trabajando en cortes pequeños de los objetivos grandes. Nos enfocamos cada día de la semana en hacer primero las tareas que impactan el objetivo marcado.
No basta con tener herramientas de software o servicios que contratas en la nube. Necesitas implementar un sistema de gestión de proyectos en tu propia organización para que seas capaz de hacer el seguimiento de tus proyectos.
Herramientas de comunicación interna para el trabajo colaborativo
Atacamos ahora el bloque de las herramientas de comunicación interna, y hay una regla base en temas de comunicación interna cuando trabajas en remoto y es: “No al correo electrónico”.
La información que se comparte en correo electrónico es privada, cerrada y no se comparte.
La regla de la estrategia que hemos implementado en nuestra organización en remoto es compartir toda la información de forma pública.
Para esto necesitamos plataformas que nos permitan organizar estas conversaciones y así segregar quién participa en estas conversaciones o no. No tenemos que compartir absolutamente todo para todos.
Para hacer estas cosas usamos una herramienta muy buena que se llama Slack.
Slack
Slack es una especie de chat organizado que puedes diseñar de tal forma que tus conversaciones cobren más sentido.
Además, permite compartir también documentos, hacer videoconferencias o llamadas en la versión de pago de Slack. También puedes hacer búsquedas, tienes chinchetas en tus canales para destacar mensajes, etc.
Para nosotros Slack es la herramienta de comunicación de referencia, con la que estamos compartiendo nuestro día a día.
Zoom
Junto con estas herramientas estamos trabajando con Zoom, que es el sistema que usamos para hacer nuestras reuniones virtuales.
Allí podemos plantear mítines uno a uno o mítines grupales.
Zoom se integra con Slack de forma automática, podemos también recuperar los archivos de estas reuniones y compartirlos a través de Zapier en Google Drive.
Zoom permite también compartir pantalla y realmente es una herramienta francamente buena para poder trabajar en remoto varias personas.
Cuando se tratan de reuniones con grupos pequeños funciona especialmente bien; cuando el grupo es un poco más grande es más complejo, y no tanto por difícil de funcionar la herramienta, sino porque hay más personas y es más difícil gestionar la atención de todo el mundo.
Loom
Es la tercera herramienta que usamos para la comunicación interna.
Loom es una herramienta para Chrome y Firefox que te permite grabar capturas de vídeo.
Es especialmente útil cuando estás trabajando en comunicación de empleados a empleados, y tienes que explicar algo a tu compañero, ya que te permite ir mucho más rápido que redactar un correo escrito.
También lo usamos de vez en cuando, para responder a preguntas técnicas que nos pueden plantear nuestros clientes, cuando vemos que es más rápido grabar un vídeo.
Estos mini vídeos pueden estar guardados en la nube, y puedes conectar esta extensión muy bien con Slack y con Google Drive para almacenar tus respuestas.
Además, es una herramienta que también encontramos en el bloque de herramientas que nos ayudan a documentar nuestros procesos.
HelpScout
Es un buzón de correo compartido que nos permite tener un solo buzón que gestionan varios operadores.
HelpScout una herramienta de atención al cliente y nos permite distribuir el trabajo entre varias personas.
También nos permite recibir feedback sobre la calidad de las respuestas, los tiempos medios de respuestas y así detectar los mejores operarios que podemos tener o los problemas recurrentes que están saliendo una y otra vez.
Herramientas para documentar procesos
Pasamos ahora en lo que son las herramientas de documentación de procesos y ahí de nuevo te voy a presentar tres herramientas.
PowerPoint o Keynote
Una ya la conoces, es PowerPoint o Keynote (iOS). Te permite dibujar procesos con gráficos, cajas y esquemas. Es algo que ayuda a la comprensión del proceso.
Está bien tener procedimientos escritos paso a paso que pero también está bien tener una visión gráfica de quién hace qué, cuál es el punto de entrada, el punto de salida y quién es el responsable de cada actividad.
Todo esto ayuda a hacer este trabajo de plasmar estos documentos.
Notion
También trabajamos con una herramienta que se llama Notion.
Es una especie de wiki interno en el que podemos fácilmente crear páginas y ahí documentamos organizado con una arquitectura interna absolutamente todos los procesos como:
- El onboarding de un nuevo empleado
- El proceso para pedir vacaciones
- Los procesos operativos en las fases de atracción y de venta
- La fase de entrega de los productos
Todo está documentado, compartido en Internet y, antes de hacer una pregunta a un compañero, lo primero que tiene que hacer un colaborador es tratar de ver si no hay algo documentado en esta biblia del proyecto que es para nosotros Notion.
Loom
La tercera es una que ya te he presentado en el bloque anterior: Loom.
Esta herramienta es especialmente útil en el caso de explicar cuáles son los procedimientos técnicos concretos.
Esto es a nivel más básico. Si dibujamos tres niveles de operaciones distintos, la trinchera nivel uno, el nivel dos es la coordinación de estos equipos, el nivel tres es el backstage, Loom es especialmente interesante para describir los proceso operativos básicos de los operarios.
Con estas herramientas puedes crear una comunicación interna y gestionar tus recursos perfectamente en remoto.
Obviamente tienes que considerar un presupuesto. Nosotros nos gastamos entre 250€ y 500€ al mes.
Es un coste realmente residual para el valor que aportan estas herramientas para alinear todos a todo el equipo hacia el mismo objetivo.
Espero que esta caja de herramientas que te he compartido para realizar mejor tu trabajo con tu equipo remoto te haya sido útil.
Quizá el problema es que no tienes liquidez suficiente para invertir en ellas.
Si quieres conseguir clientes de forma recurrente, apúntate a esta masterclass.
