Las fechas de entrega o deadlines pueden suponer un dolor de cabeza si no los gestionas correctamente.
Lo que parecía estar bajo control, puede volverse en tu contra con una facilidad que asusta. Y es que en el mundo empresarial surgen imprevistos.
A esto súmale que la mayoría de las personas somos muy optimistas al planificar el tiempo que nos va a llevar una tarea.
Este problema se acentúa a la hora de realizar un lanzamiento.
Aquí no solo es importante ejecutar las tareas a tiempo, sino también en el orden correcto.
Para trabajar de forma inteligente, ordenada y cumplir con todos los plazos, la mejor estrategia es el retroplanning.
¿Qué es retroplanning?
El retroplanning es una técnica de planificación que consiste en calendarizar las tareas a realizar en un proyecto de forma inversa, es decir, partiendo de la última tarea hacia atrás.
Por ejemplo, si vas a lanzar un producto al mercado, partes de la fecha de lanzamiento y vas retrocediendo en el calendario hasta la primera acción de análisis de la competencia.
En medio estarían tareas como un webinar, un guest post o crear una campaña en Facebook Ads, pasando por la definición del producto, su creación y la configuración de la pasarela de pagos.
Por tanto, siguiendo este ejemplo, el retroplanning empezaría con la apertura del carrito, el webinar de lanzamiento, pasarela de pago, anuncios de Facebook Ads, creación del producto, definición del producto y análisis de la competencia.
Si la fecha de lanzamiento fuera el 30 de septiembre, iríamos concretando las fechas límites hacia atrás de cada una de las tareas.
Ventajas del retroplanning
El retroplanning te ayuda a lograr tus metas de la siguiente manera:
- favorece la definición de metas realistas
- aporta una claridad total en el desarrollo del proyecto
- facilita la distribución de la carga de trabajo en el equipo
- incrementa la capacidad de adaptación ante imprevistos
- aumenta el foco de cada empleado
Como ves, el retroplanning supone una innumerable retahíla de ventajas que harán tu empresa mucho más productiva.
Además, tener todo bien planificado supondrá mejor calidad del producto, menos estrés y mayor satisfacción laboral para ti y tus empleados.
Cómo hacer un retroplanning
Para hacer un retroplanning debes seguir estos pasos:
1. Recopila la información del proyecto
¿De qué va el proyecto? ¿Qué vas a lanzar? ¿Un negocio? ¿Un producto? ¿Un servicio? Quizá un curso online…
Detalla cuáles son los objetivos a alcanzar, los materiales a elaborar y las personas o empresas a contactar.
De este modo, tendrás toda la información lista para pasar al siguiente paso.
2. Lista las tareas a realizar
Ahora que tienes toda la información, es el momento de hacer una lista de todas las tareas a realizar. Para ello, te recomiendo que dividas las tareas en bloques según su tipología.
Por ejemplo:
- Bloque 1: estrategia
- Bloque 2: creación del producto
- Bloque 3: promoción
- Bloque 4: venta
- Bloque 5: entrega
Estos bloques los puedes personalizar a tu gusto y en función del proyecto.
Una vez definidos, pasa a detallar las tareas que integran cada bloque.
3. Define la duración de cada tarea
Es un paso clave, ya que de la precisión con que definas la duración depende que llegues a tiempo sin trabajar 12 horas al día.
Como somos optimistas a la hora de calcular el tiempo y no queremos pillarnos los dedos, establece un plazo un 50% superior a lo que estimas necesario.
Por ejemplo, si crees que una tarea lleva 10 horas, reserva 15.
De esta forma, tendrás un margen de error más que aceptable y podrás hacer frente a posibles imprevistos.
4. Calendariza todas las tareas
Todo comienza por la última tarea, la entrega del producto.
Para llegar hasta ahí, necesitas vender el producto, ya que si no no tendrás nadie a quién entregarlo.
Sigue así hasta llegar a la primera tarea.
Pon fecha a la entrega del producto (o la tarea que sea en tu caso), y ve haciendo lo mismo en orden cronológicamente inverso.
Es muy importante que tengas en cuenta el orden de realización de las tareas, ya que algunas tareas (anuncios en Facebook Ads) dependerán de la ejecución de otras (elaboración del copy o definición del producto).
Ahora tendrás tu primer borrador de retroplanning.
5. Optimiza tu retroplanning
En el mundo de los negocios, (casi) nada sale bien a la primera, así que toca revisarlo y optimizarlo.
Repasa las tareas, los plazos y haz el orden cronológico de atrás hacia adelante. Podrás comprobar si hay algún error o si el orden no es el correcto.
Consulta con tu equipo y haz que lo revisen con lupa.
Una vez verificado, asigna un responsable para cada tarea. De esta forma, todos los miembros de tu empresa se implicarán mucho más.
Tú solo tendrás que supervisar su trabajo.
Plantilla de retroplanning
El retroplanning se representa en una línea de tiempo.
De esta forma, podrás visualizar tu proyecto lo que te facilitará su ejecución.
Según el tipo de proyecto que desarrolles, construirás tu retroplanning de una u otra manera.
Estas son dos de las mejores opciones.
Retroplanning en una hoja de cálculo
Una hoja de cálculo es una herramienta muy versátil. Nació para gestionar números, presupuestos y facturas. Ahora permite hacer tablas, gráficas y hasta aplicaciones.
En proyectos sencillos es más que suficiente hacer la planificación de las tareas.
Microsoft Excel y Google Sheets son los programas más recomendables.
Estas herramientas te permiten añadir la información relevante de cada tarea, como la fecha, el responsable y el presupuesto asignado.
Retroplanning con el Diagrama de Gantt
El Diagrama de Gantt es la mejor herramienta para planificar proyectos, ya que te proporciona una visión panorámica de las tareas a realizar.
Es ideal para proyectos complejos, en los que hay varias personas trabajando en tareas interdependientes.
Existen numerosas herramientas de gestión de proyectos, desde la sencilla Trello hasta la completa ClickUp.
Con cualquiera de ellas podrás planificar las tareas y subtareas de forma efectiva y colaborativa, aunque en Trello necesitarás utilizar alguna extensión como Planyway.
Las herramientas basadas en el Diagrama de Gantt incluyen plantillas personalizables que resultarán muy útiles para ver las tareas en la línea de tiempo.
De esta forma, podrás desarrollar tu trabajo con mayor claridad y eficiencia.
El retroplanning es una técnica sumamente útil para planificar las tareas de un proyecto.
Si lo hacer bien, las probabilidades de éxito se dispararán.
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